Авансовый отчет.

[twix]

Хотела уточнить. Подотчетное лицо берет деньги на хоз.нужды (бензин, зап.части к машине и т.д.), в том числе и на товар. Взял, к примеру, 1 марта 10000 рублей и в течение 2-х недель расходовал их. При получении товара от поставщиков сдавал в бухгалтерию приходные накладные, счет-фактуры и чеки. 10 марта он сдает остаток денег и авансовый отчет по всем израсходованным средствам. Вопрос такой: Запись в книге покупок я должна сделать 10 марта, вроде; а приходные накладные я каким числом должна провести у себя? в те дни когда он их привозил или датой авансового отчета?

[Andyko]

10 марта он сдает остаток денег и авансовый отчет по всем израсходованным средствам.

что прикладывается к АВО, если

При получении товара от поставщиков сдавал в бухгалтерию приходные накладные, счет-фактуры и чеки

накладные я каким числом должна провести у себя? в те дни когда он их привозил

и точка.

[twix]

Спасибо. А те документы, которые он привозил ранее, я потом их подкалываю в его авансовый отчет.

[zas77]

Не знаю, может быть всё поменялось, но я всегда делал так.
Составил 10 марта аванс.отчёт, приложил все первички, принял бухгалтер, утвердили руководители. Только после этого делаются все проводки датой утверждения АВО и производится окончательный расчёт с подотчётным лицом.

[Vlad12]

При получении товара от поставщиков сдавал в бухгалтерию приходные накладные, счет-фактуры и чеки.

А вот чеки сдавать не надо - они к АО идут, да и копию накладной или счфактуры подложить неплохо.
Приход товара проводится по накладным-счфактуре по их датам, оплата товара по АО.
Все ИМХО. Возможны варианты в зависимости от местных особенностей.

[Дилетанточка]

Подскажите, плиз! У меня сотрудник купил материалы на свои деньги (3500 р.). Пришёл ко мне просить денег))) Авансовый отчёт заполнили 30.09.2003, а деньги выдали 07.12.2003 г. - 250 р, 28.12.2003 г. - 3250р.
Должна ли я потом дописать в Аван. отчёте, что перерасход выдан в сумме 250 р. по кассовому расход. ордеру №... от 07.12.2003, а потом ещё ниже туже строчку, только сумма 3250 и рко №... от 28.12.2003?

[zas77]

1. 30.09.03 - 3500р. - "Перерасход подотчётной суммы" (запись в АВО)
Одновременно с проводкой по поступлению товара проводка: Д71 / К76 = 3500= Образована задолженность перед подотчётным лицом.
2. Погашение задолженности перед кредитором (а именно подотчётным лицом):
Д76 / К50 = 250 (от 07.12.03),
Д76 / К50 = 3250 (от 28.12.03).

[Дилетанточка]

Владимир, я спрашивала не по поводу проводок... А заполнять мне или не заполнять место в АВО, перед линией отреза... Ведь в день заполнения АВО я этого сделать не могу, поскольку не знаю, когда деньги будут выданы и какие расход. кас. ордера это потвердят... Выходит, я должна дописать потом... Возможно ли это? И там место только для одной записи, а у меня их две... Могу ли я сделать так, как я описала выше?

[Timritari]

Подскажите, плиз! У меня сотрудник купил материалы на свои деньги (3500 р.). Пришёл ко мне просить денег)))

Такая ситуация в хоз.деятельности вообще не должна возникать. Сотрудник сначала должен получить деньги в кассе, а уж затем идти их тратить. Иначе он подотчетным лицом не является, а соответственно заполнять авансовый отчет 30.09 невозможно. Он так и называется "авансовый!!!!".
Я на двери в бухгалтерию для особенно непонятливых повесила объявление: "Расходы, понесенные без предварительной выдачи денежных средств под отчет, НЕ ВОЗМЕЩАЮТСЯ". Подействовало сразу, больше таких ситуаций не возникало.

[Vlad12]

И там место только для одной записи, а у меня их две... Могу ли я сделать так, как я описала выше?

На мой взгляд, да. Мы так делали.

[Helper-2005]

Дилетанточка,
когда фирма бедная, я иногда и по 5 таких записей делаю! А подпись кассира и дату ставлю, когда фирма сотруднику уже ничего по этому отчету не должна!

[Людик]

Ситуации бывают разные, но старайтесь выдавать деньги под отчет ДО, а не ПОСЛЕ представления авансового отчета. Налоговики часто расценивают это как приобретение ТМЦ у физического лица (вашего сотрудника) со всеми вытекающими последствиями. Надо выдать хотя бы рубль. А если уж случилось - пусть сотрудник пишет заявление о взмещении затрат на имя директора и тот ставит резолюцию "Бухгалтерии - оплатить"

[zas77]

Могу ли я сделать так, как я описала выше?

Сам так никогда не делал. Мало того, АВО и компенсация расходов относятся к разным квартала (отчётным периодам). Поэтому, приходится закрывать 3 квартал кредиторской задолженностью, а рассчёт производить в 4 кв. через сч.76, как я уже отмечал. Проводки я привёл для краткости и конкретности, а не потому, что Вы о них спрашивали.
И ещё. Часто в такую ситуацию поподает кто-то из учредителей мелкой компании, когда денег в кассе нет, а нужную вещь или товар упускать нельзя. От налоговиков в данном случае, я считаю, лучше подстраховаться служебным поручением данному работнику с подписью директора (и гарантией последующей оплаты).

[Людик]

От налоговиков в данном случае, я считаю, лучше подстраховаться служебным поручением данному работнику с подписью директора (и гарантией последующей оплаты

Да, так даже лучше.

[BorisG]

Такая ситуация в хоз.деятельности вообще не должна возникать. ... Я на двери в бухгалтерию для особенно непонятливых повесила объявление: "Расходы, понесенные без предварительной выдачи денежных средств под отчет, НЕ ВОЗМЕЩАЮТСЯ".

Да ну?
У нас бухгалтера уже стали командовать бизнесом?

[Helper-2005]

BorisG, бухгалтерЫ

[Vlad12]

У нас бухгалтера уже стали командовать бизнесом?

Не командовать, а принимать активное участие в принятии управленческих решений с принятием на себя части ответственности за принятые бизнес-решения. Ещё дедушка Ленин говорил - "Каждая бухгалтер должна управлять бизнесом".

[Smic]

Такая ситуация в хоз.деятельности вообще не должна возникать.

"Этого не может быть, потому что этого не может быть никогда!"...

Сотрудник сначала должен получить деньги в кассе, а уж затем идти их тратить. Иначе он подотчетным лицом не является, а соответственно заполнять авансовый отчет 30.09 невозможно. Он так и называется "авансовый!!!!".

Интересно, а как Вы трактуете слова "Перерасход" и "Перерасход выдан" на бланке А/О? Заметьте, что этот перерасход вполне может превышать выданный аванс. Но почему-то в этом случае заполнить А/О возможно. И каков должен быть минимальный размер аванса, ниже которого заполнение А/О невозможно? 1 копейка?

Я на двери в бухгалтерию для особенно непонятливых повесила объявление: "Расходы, понесенные без предварительной выдачи денежных средств под отчет, НЕ ВОЗМЕЩАЮТСЯ".

Типичное самодурство....

Подействовало сразу, больше таких ситуаций не возникало.

Может возникнуть другая ситуация: для того, что бы производство не остановилось, потребуется в пятницу вечером купить запчасть. Но у работника, который должен это будет сделать нет на руках выданного из кассы аванса и он, следуя Вашему тексту Вашего объявления, купит эту запчасть не в пятниу вечером, а в понедельник утром. Производство простоит 2 дня, сорвется план отгрузки и т.д. Я бы на месте гендира уволил главбуха, издавшего такой приказ....

[Vlad12]

Я бы на месте гендира уволил главбуха, издавшего такой приказ....

И это правильно.
Гибчее надо быть.

[Людик]

"Каждая бухгалтер должна управлять бизнесом".

Гибчее надо быть.

Это в равной мере относится и к директорам-командирам

[Демидова Татьяна]

Я на двери в бухгалтерию для особенно непонятливых повесила объявление: "Расходы, понесенные без предварительной выдачи денежных средств под отчет, НЕ ВОЗМЕЩАЮТСЯ".

Я бы на месте гендира уволил главбуха, издавшего такой приказ....

И это правильно.
Гибчее надо быть

какие мы резкие! Приказы издают директоры, если вам это известно. А объявления вешают бухгалтеры И в моей фирме есть аналогичный приказ с фамилиями кому разрешено расходовать собственные средства и в каком объеме они возмещаются и в какие сроки отчитаться. Подписанные генеральным директором.

Я бы на месте гендира....

Вот потому вы и не на месте гендира, а на своем месте.

[stas®]

Подписанные генеральным директором.

А вот это - совсем другое дело.

Гендиректор вправе решать, кто и какие действия вправе совершать в интересах предприятия. А задача главбуха - помочь это организовать, а не рассказывать страшилки про то, что покупка без выдачи под отчет превращается в покупку у работника.

[Smic]

А задача главбуха - помочь это организовать, а не рассказывать страшилки про то, что покупка без выдачи под отчет превращается в покупку у работника.

Во, во....

[BorisG]

Не командовать, а принимать активное участие в принятии управленческих решений с принятием на себя части ответственности за принятые бизнес-решения.

Верно. Только вот приведенная в ветке позиция - это вовсе не участие в принятии решений, а противодействие ему. А уж об ответственности вообще стОит умолчать, ибо эту ситуацию даже налоговики уже забыли, в силу ее бесперспективности. Ну разве что увидят в предприятии лоха. Уж извините за грубость.

Ещё дедушка Ленин говорил - "Каждая бухгалтер должна управлять бизнесом".

Ну да. Можно еще вспомнить фразу из справочника бухгалтера 60-х годов, в то время иногда даже включаемую в должностную инструкцию... "Бухгалтер - государственный контроллер". Было время, когда главный бухгалтер не мог быть уволен директором, был номенклатурой вышестояшей организации...
Но сейчас время совсем другое, и задача главного бухгалтера - быть первым помощником в бизнесе, а вовсе не палки в колеса вставлять.
Однако... вовсе не редко приходится наблюдать у клиентов совсем другое. Особенно, если бух прошел "советскую школу".

[Людик]

А задача главбуха - помочь это организовать, а не рассказывать страшилки про то, что покупка без выдачи под отчет превращается в покупку у работника

Это не страшилки, а суровая правда жизни. Согласна, отбиться от претензий налоговиков в этой части можно. Но почему просто нельзя организвать нормальную работу?
"Советскую школу" главбухов пройти не довелось. Но за 13 лет работы главбухом знаю, что если директор будет видеть в главбухе только человека, вставляющего палки в колеса его бизнеса, то процветать такой бизнес вряд ли будет. Директор кроме любви к командованию должен еще быть мудрым. Todo. Тема авансового отчета исчерпана уже давно. Все остальное - из серии кто главнее, это не в тему.

[Smic]

Это не страшилки, а суровая правда жизни. Согласна, отбиться от претензий налоговиков в этой части можно. Но почему просто нельзя организвать нормальную работу?

Буквальное исполнение всех идиотских требований налоргов нормальной работой не является.

[Timritari]

Типичное самодурство....
Может возникнуть другая ситуация: для того, что бы производство не остановилось, потребуется в пятницу вечером купить запчасть. Но у работника, который должен это будет сделать нет на руках выданного из кассы аванса и он, следуя Вашему тексту Вашего объявления, купит эту запчасть не в пятниу вечером, а в понедельник утром. Производство простоит 2 дня, сорвется план отгрузки и т.д. Я бы на месте гендира уволил главбуха, издавшего такой приказ....

Ну закритиковали совсем! Нельзя же все буквально понимать! Просто срочные покупки стали согласовывать, если нет возможности получить деньги. Снабженцам звонят на мобильный: купи то-то и то-то срочно, он звонит в бухгалтерию и предупреждает: надо потратить столько-то, мы ему резервируем, а оформляем потом. И производство не страдает и у нас все нормально.
Кстати, насчет перерасхода: хоть рубль да всегда в кассе найдется, вот его и надо выдать в качестве аванса, а остальное провести как перерасход.

[Timritari]

Гендиректор вправе решать, кто и какие действия вправе совершать в интересах предприятия. А задача главбуха - помочь это организовать, а не рассказывать страшилки про то, что покупка без выдачи под отчет превращается в покупку у работника.

Гендиректор и решает, и приказ подписывает, где все подробненько расписано. Однако, человек в начале года расписался, что ознакомлен, а к середине забыл, что вообще такое в его жизни было. А главбуху надо исполнять приказы независимо от... Объявление, о котором написано, это напоминание доступным языком, а не приказ главбуха.

[Аноним]

Я взял деньги на бензин. При расчете мне пересчитали все подъотчетные деньги с августа месяца (хотя я расчитываюсь в феврале) потому что якобы не вовремя были отчитанфы деньги и теперь хотят наложить штраф

[zas77]

Я взял деньги на бензин.

А ваша бухгалтерия не отслеживает своевременность отчётов по по выданным авансам? Этот порядок должен быть указан во внутренних правилах организации. Если этого пункта о наложении взыскания нет в этих Правилах, то наказывать Вас не должны. Другого варианта я не вижу.