Заявление на выдачу денег - надо ли?

[Алмазная Королева]

Всем здравствуйте!
Необходимость заявления при выдаче в подотчет понятна, т.к. по 373-П РКО составляется на основании заявления подотчетного лица.

Вопрос в следующем - если работником уже потрачены личные денежные средства, т.е. факт уже свершился, а мы просто возмещаем его затраты - как быть в этом случае?
Глав.бухгалтер считает, что эти работники писать заявления НЕ должны, т.к в нем указывается срок, на кот.выдается аванс и прочие несостыковки, опять же с визой руководителя...
Я думаю, что по сути заявления они писать все-таки должны, тогда как быть с указанием сроков?
Должны писать или не должны - вот в чем вопрос)

[BTG]

Вопрос в следующем - если работником уже потрачены личные денежные средства, т.е. факт уже свершился, а мы просто возмещаем его затраты - как быть в этом случае?
Глав.бухгалтер считает, что эти работники писать заявления НЕ должны, т.к в нем указывается срок, на кот.выдается аванс и прочие несостыковки, опять же с визой руководителя...
Я думаю, что по сути заявления они писать все-таки должны, тогда как быть с указанием сроков?
Должны писать или не должны - вот в чем вопрос)

Если ранее по заявлению был выдан аванс под отчет, а истрачена большая сумма, то заявление не обязательно. Это будет как выдача перерасхода.

А если Ваши подотчетники сами решают, что-то приобрести, я бы заставила написать заявление с просьбой выдать им деньги за приобретенные товары (услуги). А там пусть решает руководитель.

[Miramia]

если работником уже потрачены личные денежные средства, т.е. факт уже свершился, а мы просто возмещаем его затраты - как быть в этом случае?

У нас часто сотрудники ездят в командировки. Условия финансирования такие, что оплатить им сразу (до поездки) мы не можем. Только по факту. В таком случае, наш сотрудник все равно пишет заявление на оплату потраченных средств и прилагает его сразу же, по приезду, с авансовым отчетом. Причем делает отметку, например, о том, чтобы деньги были отправлены ему на карточку.

[tat9718204]

Miramia. если сотрудник едет в командировку, то в любом случаи соблюдаться должны требования издания приказа, составления служебного задания и т.п.

[Алмазная Королева]

BTG, Miramia, спасибо!
У нас тоже командировки, и почтовые расходы еще, поэтому предложу так же делать.

[Miramia]

tat9718204, ну да, это само собой.
В прошлом году мы принимали авансовые отчеты на покупку каких-либо товаров. И даже в это случае, уже по факту покупки, сотрудники писали заявление на выдачу денежных средств. С этого же года, мы не принимаем никакие авансовые, кроме как после командирования.

[tat9718204]

Miramia, то о чем вы пишите имеет место быть не у вас одних.Но лично я считаю сначала заявление потом под отчет.

[Miramia]

tat9718204, полностью согласна. Сначала заявление. потом отчет. Верно. Иначе, потом могут напокупать на стотыщмильенов, принести авансовый отчет с подписью руководителя, а ты потом выкручивайся как хочешь. Да.
Просто в моем случае, учреждение небольшое. В прошлом году могли, скажем так, "сделать устное соглашение" о том, что например завхоз купит что-либо, примерно рублей на Х, и потом по факту отчитается. Но и это не совсем правильно. Я просто рассказываю о практике в моем учреждении. Проверки были и не раз, в этом направлении замечаний не было.
А правильно именно так, как и говорите вы: заявление, выдача денег под отчет, авансовый отчет, прием остатка и т.д.
И у нас еще финансирование такое, что выдать что-то в подотчет никак не получается.


И далее, вопрос в теме стоял о том, писать или не писать заявление. И думаю, что мы все сошлись в одном: однозначно писать

[BorisG]

... Иначе, потом могут напокупать на стотыщмильенов, принести авансовый отчет с подписью руководителя, а ты потом выкручивайся как хочешь.

Бред не пишите, и, в конце концов, не ставьте себя выше руководителя.
Уймитесь хотя бы на форуме.
Если руководитель подписал авансовый отчет, никакого больше документа Вы требовать не вправе.
Достаточно ОДНОЙ распорядительной подписи.
По крайней мере любой вменяемый руководитель за подобный бред вправе наказать. И будет прав.

[Алмазная Королева]

таак, я начинаю путаться)

BorisG, Вы считаете, что в данном случае заявления не нужно?

[Miramia]

РКО составляется на основании заявления подотчетного лица.

А когда оплачиваете по факту на основании чего вы выдаете деньги? На основании АО?

[Miramia]

Бред не пишите, и, в конце концов, не ставьте себя выше руководителя.
Уймитесь хотя бы на форуме.
Если руководитель подписал авансовый отчет, никакого больше документа Вы требовать не вправе.
Достаточно ОДНОЙ распорядительной подписи.

А что, в таком случае вы приложите к РКО?

[Алмазная Королева]

А когда оплачиваете по факту на основании чего вы выдаете деньги? На основании АО?

Да, и именно так и выдавать дальше, считает мой гл.бухгалтер. А я считаю, заявление необходимо к РКО в этом случае.
Поэтому и задаю вопрос - кто как делает в данном случае и самое главное, что будет ПРАВИЛЬНЫМ.

[okst]

А с чего Вы решили, что к РКО нужно что-то приложить?
Это же не под отчет, а возмещение расходов работнику.

[Алмазная Королева]

А с чего Вы решили, что к РКО нужно что-то приложить?
Это же не под отчет, а возмещение расходов работнику.

Отчитываюсь: решили НЕ брать заявления с работников "по факту" (т.к.считаем это возмещением расходов, это п.4.6 Положения - другие выплаты), при выдаче под отчет - прикладываем заявление к РКО.
Спасибо всем за помощь!

[Plesen~]

никакого больше документа Вы требовать не вправе.

а я не требую, но прошу ) и причина для этого проста.. я выдаю не из кассы, а перечисляю на счет в банке и просто стражду получить волеизъявление сотрудника куда ему эти деньги перечислить, не всегда это бывает "зарплатная" карта, и не требую подписи руководителя на этом заявлении конечно же -только подпись работника ..

[BTG]

а я не требую, но прошу ) и причина для этого проста.. я выдаю не из кассы, а перечисляю на счет в банке и просто стражду получить волеизъявление сотрудника куда ему эти деньги перечислить, не всегда это бывает "зарплатная" карта, и не требую подписи руководителя на этом заявлении конечно же -только подпись работника ..

И что тогда получается. Подотчетник может приобрести всё, что ему вздумается, не согласовывая с руководством? А организация должна возместить без всяких оговорок, только попросить указать счет на который ему возместить?

[BorisG]

И что тогда получается. Подотчетник может приобрести всё, что ему вздумается, не согласовывая с руководством?

Не передергивайте, и не выдергивайте цитаты из контекста. Я отвечал на конкретную ситуацию, госпожа Plesen~ соответственно комментировала мой пост.
А из этого Вашего вывода никак не получается.
Подотчетник действует от имени и по поручению организации, за счет организации, если ему выдали деньги, или за свой счет, если не выдали.
Посему все, что вздумается, он приобрести не может по определению.
Но при этом надо понимать, что если он превысил свои полномочия, или неправильно истолковал поручение, это не повод отказывать ему в принятии отчета, если он на этом настаивает, а не как это повально бывает у бюджетников, оказ в возмещении якобы по факту нецелевого использования средств. ТК такого основания не знает. При этом у организации есть право на возмещение причиненного ущерба. Но в рамках только в рамках ТК.

[topalov]

ТК такого основания не знает

Какая громкая фраза. А что говорит Трудовой кодекс вообще про выдачу подотчетных сумм? Найдете - процитируйте для приличия, а то только трындите и поучаете остальных участников форума.
Довожу до Вашего сведения, что подотчетное лицо - это работник организации, которому разрешена выдача денежных средств в подотчет на какие-либо нужды. В порядочных организациях, для выдачи аванса на хозяйственные расходы и т.п. (кроме командировок конечно же),перечень таких лиц оформляется приказом руководителя. Цели выдачи аванса естественно указываются работником при его получении.
Авансовый отчет составляется в израсходовании ранее полученного аванса. Нет аванса - нет авансового отчета.
Не согласны - докажите обратное.

[Plesen~]

И что тогда получается. Подотчетник может приобрести всё, что ему вздумается, не согласовывая с руководством?

Борис Вам в общем то ответил, речь шла именно об утвержденных руководителем авансовых отчетах,

А вообще наличку на хоз.расходы мы выдаем крайне редко, а точнее -если уезжают "в поля" - на практику или в экспедицию геологи,биологи,археологи и т.д.,
когда везут спортсменов на соревнования или едут на фестиваль, т.е. когда у них есть необходимость платить за аренду лодок,домиков, транспорта,покупать продуты или медикаменты вне нахождения орагнизации и мы не можем эти расходы оплатить заблаговременно безналом, ну и второй случай -когда мне нужно срочно заверить нотариально документы..
это,пожалуй, все... во всех остальных случаях- только безнал

[Plesen~]

что же касается подписей руководителя, то если у меня есть договор на поставку,подписанный руководителем, то счета мы у него на оплату не подписываем, вообще стараемся повторов с подписями избегать

[BTG]

речь шла именно об утвержденных руководителем авансовых отчетах

Я поняла.

Мы по безналу с подотчетниками не работаем. Стараюсь меньше выдавать наличные под отчет на хоз.нужды, но всё же есть ежемесячные АО по приобретению разных хоз., канц. товаров, бывают и ОС, и подарки.

Да и сейчас АО оформляется в программе, подотчетник сдаёт в бухгалтерию перечень документов, с приложением самих документов. И чтобы руководитель утвердил этот АО надо сначала в программу все занести, т.е. принять к учету, чтобы сформировался АО. И получается, что руководитель утверждает АО, в котором уже надо указать и выдачу перерасхода - создать РКО, т.е. как писал Борис: "...не ставьте себя выше руководителя.", а на самом деле так и получается - подотчетник приобрел, то что посчитал нужным, бухгалтерия приняла к учету, а руководителю остаётся только утвердить АО - нравится ему это или нет.

Нет, я за то, если МЗ приобретены за свои кровные, то также - заявление на возмещение, с обоснованием срочной необходимости приоретения.

[tat9718204]

topalov,

перечень таких лиц оформляется приказом руководителя.

перечитайте 373-П от 12.10.2011.Какие новшества введены с 01.01.2012г.

[topalov]

tat9718204, не вырывайте фразу из текста.
А уж если ссылаетесь на

373-П от 12.10.2011

то поясните на что конкретно. Ясновидящих здесь нет.
А на

новшества

мне фиолетово, т.к. с наличкой в подотчет не работаем - авансы работникам (в установленных случаях) перечисляем на банк. карты.
Упс.

[topalov]

Да и сейчас АО оформляется в программе, подотчетник сдаёт в бухгалтерию перечень документов, с приложением самих документов. И чтобы руководитель утвердил этот АО надо сначала в программу все занести, т.е. принять к учету, чтобы сформировался АО. И получается, что руководитель утверждает АО, в котором уже надо указать и выдачу перерасхода - создать РКО, т.е. как писал Борис: "...не ставьте себя выше руководителя."

А ведь приказом 173н 2010 г. в пояснениях к форме авансового отчета сказано:
"Подотчетные лица приводят сведения о себе на лицевой стороне Авансового отчета (ф. 05040490 и заполняют графы 1-6 на оборотной стороне о фактически израсходованных ими суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к Авансовому отчету (ф. 0504049), нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
В бухгалтерии учреждения Авансовый отчет (ф. 0504049) проверяется на предмет правильности оформления и наличия документов, подтверждающих произведенные расходы, обоснованности расходования средств. На оборотной стороне авансового отчета заполняются графы 7 - 10, содержащие сведения о расходах, принимаемых учреждением к бухгалтерскому учету. Проверенные Авансовые отчеты (ф. 0504049) утверждаются руководителем учреждения.

[tat9718204]

topalov, приказ с 01.01.2012 не требуется

[BTG]

А ведь приказом 173н 2010 г. в пояснениях к форме авансового отчета сказано:
"Подотчетные лица приводят сведения о себе на лицевой стороне Авансового отчета (ф. 05040490 и заполняют графы 1-6 на оборотной стороне о фактически израсходованных ими суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к Авансовому отчету (ф. 0504049), нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
В бухгалтерии учреждения Авансовый отчет (ф. 0504049) проверяется на предмет правильности оформления и наличия документов, подтверждающих произведенные расходы, обоснованности расходования средств. На оборотной стороне авансового отчета заполняются графы 7 - 10, содержащие сведения о расходах, принимаемых учреждением к бухгалтерскому учету. Проверенные Авансовые отчеты (ф. 0504049) утверждаются руководителем учреждения.

Это понятно, но сейчас-то работаем в программах и к чему заставлять подотчетника вручную заполнять АО, а потом это же делать в программе. У нас подотчетник составляет реестр документов, которые сдает в бухгалтерию, на основании его и приложенных документов в программе и заполняем АО, который подотчетник потом подписывает.

[topalov]

topalov, приказ с 01.01.2012 не требуется

Ну и что? Он не запрещен? Полагаю, что не обязательно, но лишним не будет указать список таких лиц в учетной политике.

[topalov]

Это понятно, но сейчас-то работаем в программах и к чему заставлять подотчетника вручную заполнять АО, а потом это же делать в программе.

Да не проблема, это уже особенности организации учетного процесса.
Но, почему бы при отчете лица за какие-либо "нематериальные" (т.е. не приобретение товаров) расходы (например за проезд и т.п.) использовать его

реестр документов

для расчета и оплате транспортных расходов по расчетно-платежной ведомости? Оговорите это в учетной политике, и вперед!
А вдруг нет лимитов, финансирования, еще чего-нибудь , а Вы примете АО к учету. И у Вас будет отрицательное сальдо по счету 208. А это недопустимо.

[Надежда ПЭС]

Скажите, как я понимаю, в обязательном порядке нужно оформлять заявление подотчетного лица на выдачу денег или все же нет? Налоговая при проверке это заявление будет проверять или нет?