Расходы, не уменьшающие налогооблагаемую базу по налогу на прибыль

[Жанна Бельская]

Здравствуйте, уважаемые бухгалтеры!
Обращаюсь к вам за помощью... вкратце ситуация такая:
пришла работать в фирму по оптовой торговле в качестве главного бухгалтера, учет был сильно запущенный, лопатить пришлось всё... одной парой рук... дела принимать было не от кого... опыт работы на разных участках, в том числе и в банковской системе - имеется, но не главным бухгалтером. Годовой отчет сдавала впервые, а на фоне необходимости восстановления учета - было трудновато... И вот! Видимо не на все хватило знаний... Да и обратной связи от руководства особо не наблюдалось. В общем, не дошли руки до следующего момента:
фирма приобретала бензин для автомобилей сотрудников, использовавших топливо на служебные поездки. Однако не были оформлены договоры аренды автомобилей, не оформлялись путевые листы, часть приказов о приеме на работу проведена задним числом.... Поэтому бензин и НДС по счетам-фактурам, выставленным при его закупке - списаны мной на затраты, не уменьшающие базу по налогу на прибыль. Вероятно, имеет место быть операция безвозмездной передачи топлива? Но НДФЛ мной не был начислен, НДС по безвозмездной передаче - тоже. Бухгалтерская отчетность, декларация по налогу на прибыль за 2011 г. - уже сданы. Справки 2-НДФЛ за 2011 сданы... Декларация по НДС за IV квартал 2011 - тоже... Подскажите, пожалуйста, как с наименьшими потерями теперь решить проблему и какие риски получились в результате (про 2011 год)? Прошу строго не судить)))
Да эта ситуация продолжается и поныне - бензин закупается и тратится, а нормы списания не установлены, договоры не заключены, путевых листов никто не ведет...

Как мне это оформить теперь все с наименьшим риском?

[Январь]

Заключите договоры, нарисуйте путевые, том числе и по прошлому году.

[Livi]

и нормы расхода приказом руководителя утвердить не забудьте...

[KiraKruze]

ГСМ списывается по НОРМАМ и по путевому листу, нормы смотрите в нормативных документах:
1 марта 2008

Распоряжение Минтранса РФ от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте»
Справка

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июля 2004 г. N 395 «Об утверждении Положения о Министерстве транспорта Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 32, ст. 3342) и в целях реализации приказа Министерства транспорта от 24.06.2003 г. N 153 «Об утверждении Инструкции по учету доходов и расходов по обычным видам деятельности на автомобильном транспорте» (зарегистрирован Минюстом России 24 июля 2003 г., регистрационный N 4916):

Ввести в действие методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте».

Заместитель Министра А.С. Мишарин

Приложение
к распоряжению Минтранса РФ
от 14 марта 2008 г. N АМ-23-р

В документе перечислены все марки автомобилей, норма расхода топлива на 100 км, не забывайте посмотреть - какие повышающие коэффициенты есть при работе транспорта в зимнее время, от какой даты до какой даты считается зимнее время. В летнее время этот повышающий коэффициент не применяется. Есть Коэффициент повышающий расход ГСМ, если Вы используете автотранспорт в городе, например, в городе есть светофоры, постоянные остановки и возобновление движения увеличивают расход ГСМ.
Проработайте внимательно Распоряжение Минтранса РФ, которое указано в начале моего ответа.
Я делала таблицу в Excel, на месяц по каждой автомашине, пробег, повышающие коэффициенты, норма ГСМ, Итоговый расход ГСМ за день.