нумерация протоколов ОСУ и книга протоколов

[Аноним]

Поделитесь опытом как правильно вести книгу протоколов - это просто журнал учета (как в секритариате, например, входящей документации) с нумерацией, а протоколы подшиваются в отдельную какую-то папку? Нумерация очередных и внеочередных протоколов единая или кто-то ее различает; с нового года ведете отдельно? Просто в нашей организации с протоколами бардак. Хочу все упорядочить, подскажите как.
Спасибо.

[Leila]

Поделитесь опытом как правильно вести книгу протоколов - это просто журнал учета (как в секритариате, например, входящей документации) с нумерацией, а протоколы подшиваются в отдельную какую-то папку?

Можете и так.

Нумерация очередных и внеочередных протоколов единая или кто-то ее различает;

Удобнее, единая. А некоторые, вообще не нумеруют.

с нового года ведете отдельно?

Как кому удобнее.

Хочу все упорядочить, подскажите как.

Исключительно, как вам будет лучше и удобнее. Или как установлено во внутреннем документе о делопроизводстве.

[Аноним]

Спасибо, Leila.
В протоколах прошлых лет шла нумерация единая, но очень часть номера задваивались, т.е номер уже такой был, но дата другая. Очередные собрания, что должны проводиться раз в год - по распределению прибыли - не проводились вообще. Нужно ли исправлять старые задвоенные номера, например, добавлять какую-нибудь букву, а задним числом подписать протоколы очередного собрания или оставить все как есть?
Внутреннего документа о делопроизводстве нет.

[Leila]

Нужно ли исправлять старые задвоенные номера, например, добавлять какую-нибудь букву, а задним числом подписать протоколы очередного собрания или оставить все как есть?

Ничего не исправляйте, оставьте как есть. Возможно на номера и даты протоколов есть ссылки в других документах либо их оригиналы и копии кому-либо предоставлялись. Будете исправлять, запутаете все еще больше.
Если хотите привести все в порядок, разложите по датам и сделайте реестр. А в дальнейшем, установите свою нумерацию. Если боитесь, одинаковых номеров за разные годы, начиная с текущих протоколов можете номера ставить с привязкой к году (например, 1/12, 2/12 и т.д.).