Процесс работы с клиентами (договор, счет, акт)

[Евгений Юдин]

Договор планируется заключать на услуги с юр. лицами (хотя не думаю что есть большая разница)

Интересна схема работы и как ее можно упростить. В моем представлении она выглядит примерно так:

Возьму пока самую простую схему - заказчик и клиент в одном городе.

1. Первая встреча
- Подписываем договор
- Даю ему счет на аванс на руки (роспись, печать ставить?)

2. Выполняю заказ

3. Вторая встреча
- Выдаю клиенту счет
- Подписываем акт о выполненной работе (его подписывать после получения всех денег или до?)

счет и акт - все должно быть в 2х экземплярах? (клиенту и мне по экземпляру). Не думаю, что мне нужен счет, но все же.

-------------
если заказ крупный, то схема может работать. А если мелкий? Желательно его сократить до одной встречи или вообще все удаленно.

[ZZZhanna]

1. Вы - ИП? Подпись - обязательно, печать по желанию, у ИП её вообще может не быть.
3. Акт о выполненной работе свидетельствует о выполненной работе. Порядок и сроки оплаты оговариваются в договоре.
Все документы обычно выписываются в количестве экземпляров по одному для каждой стороны. Если договор отдельно не заключается, то счет - это тоже элемент договора, поэтому нужен. А Акт Вам нужен как подтверждение факта выполнения услуг.

При мелких заказах, если клиент согласен. можно сначала обмениваться документами в электронном виде, а после оказания услуг - уже оригиналами. А еще существует почта.

[Andyko]

Акт о выполненной работе свидетельствует о выполненной работе

угу, а акт о выполненной услуге - о выполненной услуге

[ZZZhanna]

Вы знаете, как бы не смешно это звучало, но да. Я уже не первый раз замечаю, что для многих свежеиспеченных ИП эти словосочетания звучат как некое идиоматическое выражение, лишенное смысла. Поэтому и расшифровала

[Andyko]

ZZZhanna, да я это, собственно, не Вам
Это к тому, что договор оказания услуг предполагает в итоге оказание услуг, а не выполнение работ

[Евгений Юдин]

Спасибо за ответы. Да, я ИП.

По стандартной схеме, почти все понятно. Любая сделка - минимум 2 встречи с клиентом (с учетом того, что услуга делается ни за 5 минут)

на нескольких сайтах веб-студий, предлагающих почти тоже что и я, написано:

После получения заполненной формы наш менеджер отправит вам по электронной почте анкету для заполнения и счет на оплату услуг (в случае предоплаты).

Как я понял, они работают без договора и акта. Так возможно? Акт ведь и мне нужен, чтобы доказать, в случае чего, что работу я выполнил.

Как посылать счет по электронной почте?
- без подписи и без печати обычным pdf файлом
- распечатать, поставить подпись и печать, сделать скан и выслать картинку
- сервисы типо Эльбы предлагают загрузить заранее скан печати и подписи, а они автоматом их вставляют в документы. Где-то читал, что это приравнивается к подделке документов. Так ли это?

А если я отсылаю документы почтой. Распечатываю 2 договора (счета или акта), подписываю, иду на почту. Клиент получает, подписывает и отправляет мне 1 экземпляр. Все верно?

Очень плохо понимаю весь процесс документооборота и возможные подводные камни, поэтому столько глупых вопросов.
Вопросы выделил жирным, чтобы легче было их видеть.

[ZZZhanna]

- распечатать, поставить подпись и печать, сделать скан и выслать картинку

Лучше так.

- без подписи

-это не документ, а просто бумажка. Многие организации откажутся оплачивать просто бумажку.

скан печати и подписи

Вы уверены, что вашей отсканированной подписью потом кто-нибудь не воспользуется в личных корыстных, а то и уголовных целях?

я отсылаю документы почтой. Распечатываю 2 договора (счета или акта), подписываю, иду на почту. Клиент получает, подписывает и отправляет мне 1 экземпляр. Все верно?

да.