ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ

[Аноним]

ПОДСКАЖИТЕ КАК ОФОРМИТЬ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ.
ЧТО НУЖНО ПИСАТЬ

[ГалСтеп]

Нормативы и перечень лиц, ответственных за использование средств, должен утвердить руководитель фирмы своим приказом.
Приказ, например, может быть оформлен так.

-----------------------------------------------------------------¬
¦ ЗАО "Актив"¦
¦ Приказ ¦
¦ ¦
¦от 3 января 2005 г. N 6/ПР¦
¦ ¦
¦ О представительских расходах ¦
¦ ¦
¦Приказываю: ¦
¦1. Установить на 2005 г. следующие нормы расходования средств на¦
¦представительские расходы. ¦
¦ ¦
+-------------------------------------T--------------------------+
¦ Вид представительских расходов ¦Расходы на одного человека¦
+-------------------------------------+--------------------------+
¦Затраты, связанные с проведением ¦до 300 руб. в день ¦
¦официального приема (завтрака, обеда ¦ ¦
¦или другого аналогичного мероприятия)¦ ¦
+-------------------------------------+--------------------------+
¦Транспортное обеспечение участников ¦до 600 руб. в день ¦
¦официального приема ¦ ¦
+-------------------------------------+--------------------------+
¦Буфетное обслуживание во время ¦до 200 руб. в день ¦
¦переговоров ¦ ¦
+-------------------------------------+--------------------------+
¦Оплата услуг переводчиков, не ¦ ¦
¦состоящих в штате организации: ¦ ¦
¦- для руководителя делегации ¦до 500 руб. в день ¦
+-------------------------------------+--------------------------+
¦- для членов делегации из расчета ¦до 350 руб. в день ¦
¦1 переводчик на 5 человек ¦ ¦
+-------------------------------------+--------------------------+
¦ ¦
¦2. Назначить ответственным за расходование средств на¦
¦представительские расходы, правильное и своевременное оформление¦
¦связанных с ними документов исполнительного директора¦
¦Петрова С.С. ¦
¦3. Представлять отчет о приеме каждой делегации в течение трех¦
¦рабочих дней после окончания приема. ¦
¦ ¦
¦Генеральный директор ЗАО "Актив" Иванов /Иванов А.Н./¦
L-----------------------------------------------------------------

После каждого приема делегации лицу, ответственному за оформление представительских расходов, следует составить отчет. В отчете указывают: дату и место проведения приема, его программу, приглашенных лиц, представителей организаций, участвовавших в приеме, сумму представительских расходов. Этот отчет можно оформить так.

-----------------------------------------------------------------¬
¦ Утверждаю¦
¦ генеральный директор ЗАО "Актив"¦
¦ Иванов /Иванов А.Н./¦
¦ ¦
¦22 ноября 2004 г. ¦
¦ ¦
¦ Отчет ¦
¦ о приеме делегации ООО "Пассив", ¦
¦ проведенном с 18 по 19 ноября 2004 г. ¦
¦ ¦
+----------------------------------------------------------------+
¦ Участники приема: ¦
+--------------------------T-------------------------------------+
¦ от ЗАО "Актив": ¦ от ООО "Пассив": ¦
+--------------------------+-------------------------------------+
¦Иванов А.Н. ¦Смирнов Ф.М. ¦
¦Кузнецов Б.Н. ¦Зайцев О.А. ¦
¦Петров С.И. ¦Баранова Т.В. ¦
+--------------------------+-------------------------------------+
¦Тема переговоров: ¦
¦Организация совместного производства и реализации ¦
¦деревообрабатывающих станков ¦
+----------------------------------------------------------------+
¦ Программа приема: ¦
+--------------------------T-------------------------------------+
¦18 ноября 2004 г. ¦ ¦
¦9.00 - 12.00 ¦Переговоры ¦
+--------------------------+-------------------------------------+
¦12.00 - 13.00 ¦Обед ¦
+--------------------------+-------------------------------------+
¦13.00 - 17.00 ¦Ознакомление делегации с процессом ¦
¦ ¦производства станков ¦
+--------------------------+-------------------------------------+
¦19 ноября 2004 г. ¦ ¦
¦10.00 - 14.00 ¦Переговоры ¦
+--------------------------+-------------------------------------+
¦14.00 - 15.30 ¦Обед и заключительный прием по поводу¦
¦ ¦состоявшихся деловых переговоров ¦
+--------------------------+-------------------------------------+
¦ ¦
¦Исполнительный директор ЗАО "Актив" Петров /Петров С.С./¦
L-----------------------------------------------------------------

По окончании приема работник, ответственный за расходование средств на представительские расходы, должен составить авансовый отчет по форме N АО-1. К авансовому отчету нужно приложить все первичные документы, подтверждающие расходы по приему делегации (чеки ККМ, товарные чеки, закупочные акты, счета-фактуры и т.д.).