Варианты хранения документов в строит орг-ии - хронологически иои пообъектно?

[Гердочка]

Здравствуйте, понимаю, что на вопрос определенно правильного ответа быть не может, но хотелось бы услышать мнения, возможно кто-то проходил проверку и столкнулся с необходимостью быстро извлекать документы из архива, кто-то просто на своем опыте пришел к удобному варианту.
Я храню все документы в хронологическом порядке в отдельных для каждого вида документов папках: договоры отдельно, накладные от поставщиков отдельно, акты заказчикам тоже отдельно. Но мне порой не хватает системности и кажется что в строительной организации удобнее заводить на каждый объект папку, в которой будут все документы начиная от договора с заказчиком и заканчивая отчетом подрядчика об использованных давальческих материалах. Таким образом открыв папку можно установить необходимую хронологию. Но менять систему хранения после 5,5 лет работы как-то боязно, вдруг чего-то не учла? Понятно, что счета-фактуры все равно нужно откладывать в отдельную папку - но это и не проблема. Какие еще подводные камни могут быть у разных вариантов хранения?

[Гердочка]

да, кстати, параллельно я веду учет в экселе, где в таблицы заношу все движения документов пообъектно, т.е. на каждом листе один объект. И в этой таблице я всегда вижу наличие/отсутствие договоров, накладных, оплату счетов как заказчиками так и поставщикам/подрядчикам

[Svetishe]

Я тоже по видам документов, только акты к договорам подкладываю, чтобы отношения с заказчиком от и до в одном месте были. Когда-то пыталась хранить по объектам, тогда их было 2-3, не пошло у меня так.

[Гердочка]

а почему не пошло?

[Svetishe]

В однотипных документах с реестром, который автоматически формируется программой, гораздо легче что-то найти. А объекты они все разные, у нас есть и на три дня работы и на три года.

[Гердочка]

понятно, спасибо. "+" в пользу хронологического учета

[Аноним]

Простите а можете мне скинуть как вы в экселе ведете пообъектно?

[Гердочка]

ну прям скинуть не могу, для каждого договора порой разная система учета получается. Но в общем так: один лист для одного объекта (переименовываю номером договора), лист разбиваю на 3-4 вертикальные зоны: 1) №, дата договора, заказчик, сумма договора 2) движения денег с заказчиком: выставлен счет, оплачен счет, 3) учет выполненных работ - отражаю № и даты КСок, делаю пометку о списании давальческих материалов, 4) Закупки/подряд - столбцы: контрагент, счет/договор, сумма, дата оплаты, дата накладной, сумма накладной. При этом движения также отмечаю цветами: красный - документ должен быть, но его по какой-то причине нет, желтый - документ на подписи, зеленый - документ в наличии. По такой табличке я сразу вижу, например, каких подрядных или закупочных документов у меня нет, а меня при этом просят закрыть договор с заказчиком. Вот как-то так....

[Аноним]

ну прям скинуть не могу, для каждого договора порой разная система учета получается. Но в общем так: один лист для одного объекта (переименовываю номером договора), лист разбиваю на 3-4 вертикальные зоны: 1) №, дата договора, заказчик, сумма договора 2) движения денег с заказчиком: выставлен счет, оплачен счет, 3) учет выполненных работ - отражаю № и даты КСок, делаю пометку о списании давальческих материалов, 4) Закупки/подряд - столбцы: контрагент, счет/договор, сумма, дата оплаты, дата накладной, сумма накладной. При этом движения также отмечаю цветами: красный - документ должен быть, но его по какой-то причине нет, желтый - документ на подписи, зеленый - документ в наличии. По такой табличке я сразу вижу, например, каких подрядных или закупочных документов у меня нет, а меня при этом просят закрыть договор с заказчиком. Вот как-то так....

спасибо вам большое!!! А не подскажите что можно почитать по услугам по ремонту?

[Svetishe]

Ремонт это не услуги, это работы.