Допустимо ли использование личных денег в операционной кассе?

[Toooryyy]

Здравствуйте! Для размена в операционной кассе мы держим сумму 5000 руб. Т.е. если начнут проверять кассу, то окажется, что они лишние. Я читала, что перед проверкой составляется акт, где кассир пишет, сколько в кассе личных его денег, а потом проводится проверка. Под отчет я не могу эти деньги выдавать, ведь назначение подотчетных денег - "на хозяйственно-операционные расходы". И плюс кассир и так берет деньги под отчет...будет смешение...Поэтому для размена личные деньги директора, которые не принадлежат фирме. Есть ли нарушение в этом?

[ИрикД]

Здравствуйте!
А почему бы Вам не выдавать кассиру-операционисту по приходному ордеру эти 5000 именно на пополнение операционной кассы для размена?
Пропишите приказом, что 1 раз в неделю (или как Вам удобнее) кассиру-операционисту выдается по приходному ордеру разменный фонд в сумме 5000.
Копию приказа передайте в операционную кассу (можно держать ее в журнале кассира-операциониста, чтобы на момент проверки был всегда под рукой).
Не забудьте, что лимит остатка общей кассы предприятия включает сумму размена в операционной кассе.
Удачи!

[Соул]

Никаких личных денег в операционной кассе быть не может. Сейчас даже кассовые аппараты поддерживают возможность учета денег, предназначенных для размена и сдачи. Утром из главной кассы предприятия выдаются деньги кассиру операционисту и делается операция "внесение". Эти деньги не попадают в выручку, но в z-отчете отразятся как денежные средства в кассе. В течение дня может возникнуть необходимость изъять деньги из операционной кассы, например, для инкассации. Проводите по кассе операцию "изъятие", и все будет в порядке. В z-отчете отразятся и внесение, и изъятие и остаток с учетом выручки.
Если касса не поддерживает данные операции, издают приказ об учете разменной монеты в кассе и заводят тетрадь, которую нумеруют, шнуруют и ежедневно вписывают туда внесения и изъятия за подписями кассира-операциониста и администратора.

[Toooryyy]

А вот, я уже нашла. Спасибо за ответы!
"Упрощенка", 2011, N 6

РАЗМЕННЫЙ ФОНД КАССИРА-ОПЕРАЦИОНИСТА:
КАК ПРАВИЛЬНО ОФОРМИТЬ

Из этой статьи вы узнаете:
1. Каким документом сопровождается выдача кассиру денежных средств для размена.
2. Что грозит организации, которая не оформляет данную операцию.
3. Как отражаются в бухгалтерском учете выдача и возврат разменного фонда.

Для того чтобы выдавать покупателю сдачу, кассиру-операционисту нужны мелкие деньги. А где может взять их кассир, например, в первые часы работы, когда выручки еще нет или есть, но немного? Правильно, наличные для разменного фонда он должен получить из центральной кассы организации или предпринимателя. Поговорим о том, как все правильно оформить, чтобы не иметь проблем с налоговыми органами.

Обсудим существующий порядок

Наличные расчеты с покупателями "упрощенцы" (за некоторым исключением) ведут с применением кассовой техники. Поэтому руководствоваться при выдаче разменного фонда необходимо Типовыми правилами эксплуатации ККМ при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденными Минфином России от 30.08.1993 N 104 (далее - Правила). В п. п. 3.8 и 3.8.1 Правил сказано, что перед началом работы кассир должен получить у должностного лица организации все необходимое для работы, в частности разменную монету и купюры в количестве, нужном для расчетов.
Согласно п. 3.8 Правил разменный фонд кассиру необходимо получать под роспись. Но это не означает, что он будет писать какую-либо расписку, так как выдача наличных денег из кассы организации регулируется Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40. Так что при выдаче кассиру разменного фонда оформлять нужно расходный кассовый ордер. В конце рабочего дня кассир должен составить справку-отчет кассира-операциониста (форма N КМ-6) и сдать полученную выручку в основную кассу организации. А вместе с выручкой он сдает и сумму полученного утром разменного фонда. При сдаче денежных средств составляется приходный кассовый ордер.
На основании указанных документов делаются записи в кассовой книге. Заметим: на сдачу выручки и разменного фонда лучше составлять отдельные приходные кассовые ордера. Это подтвердит, что сданная сумма не является выручкой от реализации, и тем самым оградит от ненужных вопросов. Рекомендуем также издать приказ, в котором руководитель установит сумму разменного фонда, выдаваемого кассиру-операционисту <1>.
--------------------------------
<1> О заполнении формы N КМ-6 читайте на с. 74.

Совет редакции. Сдачу выручки и разменного фонда оформляйте разными ПКО, тогда вам не придется объяснять налоговому инспектору, почему часть сданной суммы не включена в налоговую базу.

Обсудим некоторые нюансы. При торговле с использованием ККТ кассир обязан вести книгу кассира-операциониста по форме N КМ-4. И в ней нужно записывать только выручку, разменные суммы в этой книге не отражаются (собственно, в унифицированной форме для них не предусмотрено специальной графы). Есть и еще один документ, который придется вести, но только в случае, когда в организации несколько кассиров-операционистов. Речь идет о книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5). В ней отражается выдача денег для размена старшим кассиром другим кассирам.

Памятка. Унифицированные формы кассовых документов (N КО-...) утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88, документов для работы с ККТ (N КМ-...) - Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132.

Есть нюансы. Книгу учета принятых и выданных денежных средств ведут только в случае, когда кассиров-операционистов несколько.

За неправильно оформленный разменный фонд могут оштрафовать

Спрашиваете, зачем нужно заполнять дополнительные расходные и приходные кассовые ордера, ведь деньги для разменного фонда передаются лишь временно и возвращаются в той же сумме? К чему лишние документы и записи в кассовой книге?
И документы, и соответствующие записи нужны, и вот почему. Дело в том, что в операционной кассе в течение дня можно хранить денежные средства в сумме выручки, полученной с использованием ККТ. Остальное налоговые органы при проверке могут посчитать неоприходованной наличностью. В этом случае организации грозят штрафы в размере от 40 000 до 50 000 руб., а должностным лицам - от 4000 до 5000 руб.

О штрафах. Размеры штрафов указаны в ст. 15.1 КоАП РФ. Индивидуальные предприниматели в рамках КоАП РФ несут такую же административную ответственность, как и должностные лица организаций, то есть им грозит штраф в размере от 4000 до 5000 руб. (ст. 2.4 КоАП РФ).

А чтобы разменный фонд не посчитали неоприходованной наличностью, его следует оформить так, как рассказывалось ранее. Теперь рассмотрим некоторые ситуации, встречающиеся на практике.

Торговая точка начинает работать раньше бухгалтерии

Довольно часто встречающаяся ситуация. Бухгалтерия работает с 9.00 или 10.00, а магазин - с 8.00. А бывают и круглосуточные торговые точки. Как тогда оформлять выдачу разменного фонда?
В данном случае ничего не остается, как выдавать нужные суммы кассирам накануне вечером, выписывая расходные кассовые ордера следующим днем. Сдачу же выручки и разменного фонда проводят по основной кассе утром следующего дня задним числом. Конечно, это также нарушение, однако зафиксировать его проверяющие не смогут, следовательно, никаких наказаний не будет.

Важное обстоятельство. Как правило, часы работы налоговиков те же, что и у бухгалтерии.

Торговых точек несколько

Бывает, что у фирмы две или более торговые точки. В этом случае каждый кассир получает разменный фонд в основной кассе организации, расписываясь в расходном кассовом ордере. Возможен и другой вариант. Разменный фонд на всех получает старший кассир, потом выдает деньги подчиненным, при этом делаются записи в книге по форме N КО-5.

Выдача размена на длительный срок

Многие интересуются, можно ли выдавать кассирам разменный фонд не ежедневно, а делать это раз в неделю, месяц или даже год? Четкого ответа на этот вопрос нормативные документы не содержат.
Некоторые специалисты рекомендуют выдавать денежные средства кассирам под отчет, соответственно оформляя авансовые отчеты с указанием назначения аванса - "разменный фонд". При этом издается приказ руководителя, в котором устанавливается срок возврата денежных средств, выданных в качестве аванса. Надо сказать, что такой подход возможен, однако имеет отдельные недостатки. Ведь денежные средства выдаются под отчет лично кассиру, следовательно, хранить их он должен у себя (например, в кармане или кошельке), а не в операционной кассе. Однако за данное нарушение штрафов не предусмотрено.

Ситуация. Московские налоговики уходят от ответа
В Письме УФНС России по г. Москве от 18.06.2008 N 22-12/057947 налогоплательщики задали как раз интересующий нас вопрос: допускается ли выдача кассирам магазинов разменного фонда один раз в год по расходному ордеру?
Однако ответа на поставленный вопрос указанное Письмо не содержит. Налоговики напоминают правила работы на ККМ, согласно которым кассиры должны обеспечиваться всем необходимым перед началом работы. Но ни запрета, ни разрешения на выдачу разменного фонда один раз в год в Письме нет.

Кроме того, суды, как правило, встают на сторону налогоплательщиков, которых оштрафовали за неполное оприходование денежной наличности из-за нарушения порядка оформления разменного фонда. По мнению судей, несвоевременная сдача в центральную кассу разменного фонда не является административным нарушением, указанным в ст. 15.1 КоАП РФ.

Подборка документов. Есть положительные для налогоплательщиков примеры арбитражной практики. См., например, Постановления ФАС Северо-Западного округа от 02.03.2010 по делу N А56-24004/2009 и от 28.06.2010 по делу N А56-58858/2009, а также Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 10.01.2008 N Ф04-61/2008(443-А70-43).

Отражение операций с разменным фондом в бухгалтерском учете

Уделим внимание организациям, которые даже при УСН ведут бухучет в полном объеме. Расскажем, как отражается выдача разменного фонда в бухучете.
Для каждой операционной кассы на счете 50 "Касса" открывается отдельный субсчет "Операционная касса 1", "Операционная касса 2" и т.д. При выдаче разменного фонда делается проводка:
Дебет 50, субсчет "Операционная касса", Кредит 50, субсчет "Касса организации".
При возврате разменных денег проводка будет обратной:
Дебет 50, субсчет "Касса организации", Кредит 50, субсчет "Операционная касса".

Пример. ООО "Горизонт" применяет УСН и ведет бухгалтерский учет в полном объеме. 2 июня 2011 г. кассиру магазина был выдан разменный фонд в размере 3800 руб., в тот же день вечером кассир сдал в кассу организации полученную выручку в сумме 374 500 руб. и вернул сумму разменного фонда. Отразим операции в бухгалтерском учете при условии, что для операционной кассы на счете 50 открыт субсчет 2, для центральной кассы организации - субсчет 1 (см. таблицу).

Таблица

Бухгалтерские проводки ООО "Горизонт"

---------------------------------------------------------------------------
N Содержание операции Дата Дебет Кредит Сумма, Документ
п/п руб.
---------------------------------------------------------------------------
1 2 3 4 5 6 7
---------------------------------------------------------------------------
1 Выданы разменные 02.06.2011 50-2 50-1 3 800 Расходный
деньги в операционную кассовый
кассу ордер
---------------------------------------------------------------------------
2 Отражена торговая 02.06.2011 50-2 90-1 374 500 Z-отчет
выручка
---------------------------------------------------------------------------
3 Отражена сдача 02.06.2011 50-1 50-2 374 500 Приходный
выручки в центральную кассовый
кассу ордер
---------------------------------------------------------------------------
4 Возвращены разменные 02.06.2011 50-1 50-2 3 800 Приходный
деньги в центральную кассовый
кассу ордер
---------------------------------------------------------------------------

Если же при выдаче кассиру денежных средств для разменного фонда оформляется авансовый отчет, то делается проводка:
Дебет 71 Кредит 50.
Возврат отражается следующим образом:
Дебет 50 Кредит 71.

Нюансы, требующие особого внимания. При выдаче разменного фонда оформляется расходный кассовый ордер, в противном случае налоговики могут зафиксировать неоприходование денежной наличности, что грозит административным штрафом.
Правила работы с ККМ предполагают ежедневную выдачу и возврат разменного фонда, однако за их нарушение штрафов не предусмотрено.
Если торговая точка начинает работать раньше бухгалтерии, то деньги для размена придется выдавать заранее, а оформлять их получение утром следующего дня.

П.А.Лисицына
Налоговый консультант
Подписано в печать
19.05.2011

[ИрикД]

Здравствуйте!
А почему бы Вам не выдавать кассиру-операционисту по РАСХОДНОМУ ордеру эти 5000 именно на пополнение операционной кассы для размена?
Пропишите приказом, что 1 раз в неделю (или как Вам удобнее) кассиру-операционисту выдается по РАСХОДНОМУ ордеру разменный фонд в сумме 5000.
Копию приказа передайте в операционную кассу (можно держать ее в журнале кассира-операциониста, чтобы на момент проверки был всегда под рукой).
Не забудьте, что лимит остатка общей кассы предприятия включает сумму размена в операционной кассе.
Удачи!

Извините, пожалуйста, торопилась...

[Toooryyy]

Скажите пожалуйста! А если мы отказались применять ККТ поскольку мы на ЕНВД, то все равно должны вести журнал КО-5?

[Andyko]

оформление кассовых документов не зависит от налогообложения