Возврат наших экземпляров накладных

[Не аноним Елена]

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, что сделать чтобы наш экземпляр накладной иногородние покупатели возвращали?
Мы продаем оборудование по России, пакет отгрузочных документов отправляем с грузом через транспортные компании, возврат подписанных покупателем накладных ТОРГ-12 примерно 80 процентов. Раньше обзванивала бухгалтерии покупателей сама, потом поручила это менеджерам, высылали и почтой и электронкой очередные экземпляры для подписи, но дойти до почты отправить обратно некоторым просто лень что ли? Отгрузок становится больше, невозвращенных накладных, к сожалению, тоже.
Подскажите, пожалуйста,-у меня накопились вопросы?
1. должны ли быть именно ОРИГИНАЛЫ отгр.накладных с подписями/печатью покупателя о получении товара?
2. или может быть сканкопия накладной? Например, до получения оригинала.
3. Есть ли срок какой-то на получение этого оригинала? или спустя два года тоже можно показать сканкопию и сказать проверяющему, что ещё не вернулась накладная с подписями?
4. КАК МНЕ ПРАВИЛЬНО все сделать, чтобы факт отгрузки товаров был подтвержденным?

От транспортных компаний накладные о приеме грузов в перевозку есть, о выдаче груза нет и не предоставят (узнавала у них). Хотя в их базах сведения об отгрузке, конечно, есть...
Спасибо

[Анжелика Ник]

1 договор с покупателем. там прописано и про копии и про возврат и про транспортную организацию
2 в документах транспортной организации могут быть указаны ваши сопроводительные документы

[Не аноним Елена]

Спасибо.
Договор подписывается не со всеми покупателями, большинство операций осуществляется на основании счета, предоплатили - соответственно согласны - пошел в работу.

[Не аноним Елена]

Транспортники (ПЭК, Деловые линии, Желдорэкспедиция и др.) не вписывают в свои поручения-экспедитору никакой информации о грузе, ни документы, ни стоимость, уже были споры с ними, не помогало

[Анжелика Ник]

Не аноним Елена, вы пробовали обращаться к руководителю в письменном виде? в поручении экспедитору есть поля в которые можно вводить данную информацию..

Договор подписывается не со всеми покупателями, большинство операций осуществляется на основании счета, предоплатили - соответственно согласны - пошел в работу.

на каком основании тогда вы отправляете транспортной компанией? может они хотят самовывозом..

[Не аноним Елена]

Не аноним Елена, вы пробовали обращаться к руководителю в письменном виде? в поручении экспедитору есть поля в которые можно вводить данную информацию..

Я точно не знаю, что тут без меня пробовали, надо уточнять у логиста, но когда у меня возник такой вопрос, было сказано, что с транспортниками препирались и ничего не добились... Посоветую письменно к руководителю... спасибо

на каком основании тогда вы отправляете транспортной компанией? может они хотят самовывозом..

Договоренности о доставке идут на уровне коммерческого предложения, когда выставляется счет, в него уже вписываются условия по доставке

[Не аноним Елена]

... бывает и самовывоз

[OlgaK]

звоним, узнаем почтовый адрес, отправляем 2 экз документов, просим вернуть на наш почтовый адрес. спасибо. ждем.
в крайнем случае помогает телефонный звонок - у нас с вами встречная налоговая проверка, просят документы, а у нас не хватает, подпишите, пришлите срочно...

[Анжелика Ник]

деловые линии пишут документы, если для них еще один экз. вашей накладной печатаете. ПЭК нам недавно начал вписывать сопроводительные документы. после отправки пару раз с нашей стороны им просительно-ругательного письма на имя руководителя по электронке.

[Анжелика Ник]

Желдор доки не пишут. но объявленную стоимость фиксируют..

[Анжелика Ник]

Договоренности о доставке идут на уровне коммерческого предложения, когда выставляется счет, в него уже вписываются условия по доставке

я считаю. что если есть договоренность с покупателем об отправке транспортной компанией. то будет достаточно экспедиторской расписки с указанными вашими сопроводительными документами в подтверждении отгрузки..

[Не аноним Елена]

звоним, узнаем почтовый адрес, отправляем 2 экз документов, просим вернуть на наш почтовый адрес. спасибо. ждем.
в крайнем случае помогает телефонный звонок - у нас с вами встречная налоговая проверка, просят документы, а у нас не хватает, подпишите, пришлите срочно...

видимо, у нас остается Ваш крайний случай, думаю, действенная идея ))
"отправляем, спасибо, ждем" тоже действует, но остаются совсем не пробиваемые, или ленивые, или уже не знаю как охаректиризовать...

[Не аноним Елена]

я считаю. что если есть договоренность с покупателем об отправке транспортной компанией. то будет достаточно экспедиторской расписки с указанными вашими сопроводительными документами в подтверждении отгрузки..

Спасибо, будем пробивать письмами транспортников (чаще всего ПЭКом возим), третью накладную всегда печатаем и при сдаче груза отдаем