Акты сверки.Подскажите, пжл, как у вас налажен этот участок?

[Кофейная Кантата]

Добрый день,

Хочется пообщаться на тему :"Оптимизация механизма сверок с покупателями"
Требуется проводить сверки с покупателями.
Хочется как-то оптимизировать этот участок.
Раньше был отдельный человек, который занимался сверками.
Сейчас директор не хочет брать такого человека,
а хочет попытаться перераспределить работу между сотрудниками.
Подскажите, пжл, как у вас налажен механизм работы с актами сверок?
Например:
1) есть обработка, которая автоматически печатает сверки по всем контрагентам, у которых есть сальдо,
2) есть обработка, которая автоматически рассылает сверки на эл.адреса покупателей
3) как вы печатаете сверки раз в месяц или раз в квартал?
4) можно ли прописать в договоре, что акт сверки имеет юридическую силу, если он прислан,например, факсимиле

Спасибо!

[Анжелика Ник]

Кофейная Кантата, при отгрузке прикрепляйте акт сверки к докам..
даже если есть подписанный акт сверки хоть живьем. хоть факсимиле.. это не значит. что только на основании его можно выставлять претензии.. Это к слову о юрид. силе..

[Кофейная Кантата]

Анжелика, спасибо за совет, я так и думала, что это будет рациональнее.
Но какой датой вы печатаете акт сверки, который прикрепляете к документами?
Текущей или заранее выбран некий отчетный период?

[Анжелика Ник]

а это как вам удобно.. я предпочитаю по текущую дату.. а с какой зависит от оборотов и проблемности клиента

[Сливки]

В общем порядке мы в течении года по окончании квартала отправляем вместе с текущими документами акты сверки за квартал с дебиторами.
И по ситуации - за другой срок и невзирая, дебиторы или кредиторы.
В конце года мы стараемся свериться со всеми, с кем имеется сальдо.
Отдельного сотрудника на данную операцию у нас тоже нет.

[Галина1977]

Актами сверок с покупателями занимается один человек (у него ещё есть обязанности помимо сверок), распечатывает через обработку ежемесячно у кого есть сальдо, раз в год по всем, развозят торговые представители. Акты сверок с поставщиками 3 человека (тоже помимо этого есть другие обязанности) по участкам - один - по товару, один по ГСМ и материалам, один по ОС и услугам. Сверка в устном режиме раз в месяц (по телефону, электроной почте, ICQ), письменно - раз в квартал, за год - обязательно, даже с 0 сальдо. Эти акты рассылаем по почте либо нарочным (как получится). Конечно, бывает приходится слать несколько раз (то теряют, то ещё что), но как правило к концу квартала за предыдущий есть все акты (у меня лично).

[Кофейная Кантата]

даже если есть подписанный акт сверки хоть живьем. хоть факсимиле.. это не значит. что только на основании его можно выставлять претензии.. Это к слову о юрид. силе..

Меня останавливает именно это, прикладывать неимоверные усилия по получению оригиналов актов сверок, с оригинальной печатью и живой подписью.
Обычно мы сверяемся по эл. почте.

[Кирилл Хорошев]

что такое акт сверки?

[Галина1977]

что такое акт сверки?

А вам зачем?

[Кирилл Хорошев]

я ип закупал товар весь год и тут откуда не возьмись приходит акт сверки не в мою пользу 1009 т р часть товара я брал наличными часть перечислением чеки не сохранял -у меня с ними договр заключен что я должен 100% предоплату делать за товар -неужели придеться снова платить?

[Кирилл Хорошев]

Галина1977, галина что теперь будет со мной неужели ........ ответте если не труно

[Mmmaximmm]

неужели придеться снова платить?

Для начала стоит созвониться с ними и спросить, что откуда взялось

[Галина1977]

что теперь будет со мной

Жить будете!
Нужно по каждой строке акта сверки разобраться - оплата - это то, что вы платили, отгрузки - это то, что вам отгружали, вы должны найти все документы, подтверждающие ваши оплаты, а у продавца должны быть все документы с вашими подписями, подтверждающие то, что вы получили товар. Если вы не согласны с суммой, вы должны доказать (возможно и в суде, если дело дойдёт) что вы оплатили, всё, либо, что вы чего то не получали.

[Кирилл Хорошев]

я когда забирал товар за наличный расчет то ставил печать подписывался и думал что как в магазине купил товар заплатил и пошел с чистой совестью а тут присылают у меня нет подтверждения ни какого только накладные на товар а наи них не написано что оплатил наличными -если будет суд у меня есть шанс выграть ?

[Andyko]

ну, заплатите еще раз в качестве лабораторной работы по теме "бизнес по русски"

[Галина1977]

если будет суд у меня есть шанс выграть ?

Ну если только снимать у них кассу за тот период и отслеживать чеки. У вас же нет подтверждения, что вы платили! Да уж... прав Andyko, будет теперь вам наука, если поставили печать и подпись - значит и оплату должны требовать - чеки и желательно ПКО!

как в магазине купил товар заплатил и пошел с чистой совестью

Это если бы вам просто отдали товар и чек и вы пошли, как в ларьке, тогда идентифицировать покупателя нельзя, а так - вы поставили печати и подписи, что получили товар.

Кирилл Хорошев, пытайтесь договариваться с этими людьми, ищите документы. Только так, я думаю.

[Фиалка78]

Добрый день,

А у кого-нибудь реализована рассылка актов сверок по mail ?

[Галина1977]

А у кого-нибудь реализована рассылка актов сверок по mail ?

Только если нужно срочно, а так по старинке в конвериках.

[Анжелика Ник]

А у кого-нибудь реализована рассылка актов сверок по mail ?

сканы с печатью и подписью? без подписей отправляем из 1с..кому надо сканируем уже

[Аноним]

Подскажите пожалуйста у кого какой отдел занимается актами сверок по покупателям!

[Галина1977]

какой отдел

Бухгалтерия, вернее один человек в бухгалтерии, но торговые представители занимаются развозкой и привозкой.