<P>Ксения БАТАНОВА</P>
<P><strong>Необходимость хранить бухгалтерскую отчетность не менее пяти лет,
а некоторые особо важные документы и пожизненно, рано или поздно приведет к
тому, что ваш архив перестанет вмещать все. Расцените это как сигнал к действию
и предложите директору передать ваши документы в руки профессиональных хранителей.</strong></P>
<P><B>Можно и нужно</B></P>
<P>Хранить документы вне офиса законом не запрещено – со стороны государства
просто есть некоторые требования, как правильно это делать. Например, ГОСТ
Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».</P>
<P>Собственно и основная часть бумаг нужна даже не вам, а налоговым инспекторам,
которые иногда изъявляют горячее желание увидеть всю первичку вашей фирмы за
последние пять лет. К тому же у «ревнителей бюджета» большее уважение и доверие
вызывают аккуратно подшитые папочки, сложенные не менее аккуратным способом.
Конечно, счастливчики, обладающие огромными площадями и штатным архивариусом,
могут добиться этого и на своей территории. А вот всем остальным можно и нужно
обратиться к услугам фирм, занимающихся хранением документов.</P>
<P>Тем более что обойдется вам это в гораздо меньшую сумму, чем аренда помещения
для собственного архива. Так, ежемесячная плата за хранение одного короба (единица
измерения, используемая большинством архивных фирм) составляет от 30 до 60
рублей в месяц в зависимости от ценности документов и запросов «архивного»
руководства.</P>
<P>В один такой короб вмещается примерно 5–6 любимых всеми бухгалтерами папок
типа «КОРОНА». Или, в пересчете на другие единицы, – восемь архивных дел по
250 листов формата А4.</P>
<P>По словам Виталия Конюхова, управляющего компании «ОСГ Рекордз Менеджмент»,
экономия от передачи документов на внешнее хранение составляет 50 и более процентов
от стоимости хранения документов в своем арендованном офисе.</P>
<P>Действительно, по примерным подсчетам средняя стоимость аренды помещения составляет
тысячу рублей в месяц за один квадратный метр. На этом квадратном метре можно
уместить порядка 13 коробов. При аренде помещения для хранения архива вы тратите
не меньше тысячи рублей. В то же время хранение тех же 13 коробов в специализированной
компании обойдется вам примерно в 500 рублей.</P>
<P><B>Условия хранения</B></P>
<P>Конечно, документы – не скоропортящиеся продукты, которые нужно держать в
холодильнике. Но и к ним нужно особое отношение – иначе они могут потерять
товарно-привлекательный вид для проверяющих.</P>
<P>Поэтому, прежде чем отдать дорогие сердцу бумаги «чужому дяде», поинтересуйтесь
у него условиями хранения.</P>
<P>– В помещении, где будут лежать ваши документы, необходимо обеспечить соответствующие
климатические и санитарно-гигиенические условия хранения. Температура должна
быть примерно 20–22 градуса.

Читать всю статью: http://www.klerk.ru/articles?22543