как наладить документооборот? Устала ругаться!

[marишка]

Здравствуйте, у нас строительная организация, я гл.бухгалтер и уже устала ругаться с начальниками участков и отделом снабжения по поводу предоставления документов. Расскажите, пожалуйста, а как у Вас все организовано. Каким образом оформляются заявки на материалы? как счета поступают на оплату в бухгалтерию? (у меня кто хочет тот и приносить, бывает, что счета дублируют, заменяют один на другой, потом путаешься, что же платить-бардак вообщем), накладный и сч-ф тоже постоянно теряют, а какие материалы реально пришли на объект и что конкретно надо списывать на объект я вообще бывает не знаю. Как навести порядок, подскажите, пожалуйста!!!

[Аноним]

Здравствуйте,

У нас те, кому нужна оплата, присылают сканы счетов и запрос на оплату в excel по специальной форме где расписаны виды затрат, кто уполномочен подтверждать итд, ну можете написать сколько угодно информации. только они сначала посылают все это тому руководителю, который уполномочен подтверждать расходы, а он далее на почту бухгалтерии. далее вы всё это печатаете и вводите в оплату, а в теме пиьсма можете указывать номера документов, чтобы потом по номеру документа можно было найти кто посылал в оплату, зачем и почему и никто не отвертится в этом случае))затем оплаченные запросы переносите в специально созданную папку "оплата 2013" например))

по-поводу документооборота, тоже повесить на них ответственность в письменном виде об обязательности предоставления документов. пусть кто-нибудь ведет таблицу если документов не много.

попробуйте, удачи Вам.

[OlgaK]

на каждом счете подпись исполнителя и руководителя
в программе в комментарии к ПП те же ФИО
в конце мес распечатываю список платежей с комментариями или акты сверки по поставщику (если платежей много) и трясу душу исполнителя.
особо одаренным не оплачиваю пока не предоставят оригиналы или хотя бы сканы документов (оригиналы почтой)
Все с одобрения руководства!
Тяжкий труд...