ГСМ и прибыль

[Аноним]

Помогите - скоро же НДС, а у меня неразрешимый вопрос.
На предприятии 2 авто - директор и менеджер, предприятие торговое, директор=владелец.
Машины у предприятия ставить негде, соответственно, машины у тех кто их водит. Отдельных шоферов нет.
Естественно, путевые листы лепила в конце месяца, замеров не было никаких не в баках, не пробегов. Никто особенно не выходил за рамки, я приблизительно рассчитала бензин на месяц сезона(попросту попросила подружку(фирма большая и строгий учет ГСМ, деятельность тоже торговля) дать мне расход бензина на аналогичные авто и должности зима-весна-лето-осень).
До марта все было просто - директор отбирал нужные чеки по ГСМ(свои и менеджера), авансовый отчет и весь бензин в расход.
Но с 1 марта бензин заливаем по топливной карте.
Все, руки опустились. С одной стороны в конце месяца - и СФ, и распечатка по заправке, и ТОРГ-12, живи!! Но я не могу.
Директор с семьей ездил отдыхать - заправка в выходной день, менеджер с девушкой в ночной клуб - заправка ночью.
И мне все это видно, главбух(жена директора и владельца) требует возмещения НДС, это нам же на руку.
Но я же не могу взять весь ГСМ в затраты, требовать с директора и менеджера(сына директора и владельца) возмещения ГСМ главбух не велит, и мороки много - это тоже оформление бумажное нужно.
Как мне быть?? Куда в какие документы посмотреть, чтобы и овцы целы, и волки сыты, т.е. обоснованное списание ГСМ на расходы, остальное на расходы за счет прибыли.

[Зета]

Нельзя обосновать личные расходы. Объясните им. Чтобы у них не было удивленных глаз в случае проверки.

[Тата13]

А вы в какой должности там работаете?

[MakZym]

Директор с семьей ездил отдыхать - заправка в выходной день, менеджер с девушкой в ночной клуб - заправка ночью.

Как вариант подумать вместе с директором куда он мог ездить в выходной день по производственной необходимости. С менеджером сложнее...Хотя почему нельзя заправляться ночью? Заправился ночью, что бы с утра не стоять в очередях а сразу же ехать работать на благо фирмы, зарабатывать деньги...

[Аноним]

А вы в какой должности там работаете?

Бухгалтером...........

[Аноним]

Нельзя обосновать личные расходы. Объясните им. Чтобы у них не было удивленных глаз в случае проверки.

Тогда как поступить? Брать с них деньги за бензин, а машины?? Они же официально куплены на фирму, т.е. они, что ли угнали машины, типа покататься.

[Зета]

Вот и объясните, что не могут они пользоваться автомобилями, оформленными на организацию, в личных целях.

Вы же не волшебница

[Аноним]

Как вариант подумать вместе с директором куда он мог ездить в выходной день по производственной необходимости. С менеджером сложнее...Хотя почему нельзя заправляться ночью? Заправился ночью, что бы с утра не стоять в очередях а сразу же ехать работать на благо фирмы, зарабатывать деньги...

Понятно, что "Юрий Венедиктович" только о "народе" и думает.
Можно ли тогда разработать приказ о норме расхода ГСМ, а остальное за счет прибыли, ну .... в пробке стоял. У меня у знакомой в бюджете есть такая норма, так их водители, даже умудряются продавать ГСМ друзьям, т.к. норма излишняя, а выбрать за месяц они ее должны.

[Аноним]

Тогда как поступить? Брать с них деньги за бензин, а машины?? Они же официально куплены на фирму, т.е. они, что ли угнали машины, типа покататься.

У вас какие документы есть от топливной компании? ТОРГ-12 и сч-фактура. В них нет времени заправки и этих доков достаточно для постановки на расходы. В чём проблема?

[Аноним]

Вот и объясните, что не могут они пользоваться автомобилями, оформленными на организацию, в личных целях.

Вы же не волшебница

Зета, вы счатливица, вам не приходилось работать в фирме, где директор еще и владелец, а значит "ты думай как выкрутиться из данной ситуации", а здесь, вообще, почти семейная фирма.
Да, я конечно могу влезть на броневик, но..... и кушать хочется, и работу пока не хочется терять.
Но между прочим в Германии глава или хозяин фирмы может включать в расходы по налогу на прибыль представительские расходы(не такие и не так как у нас), что у многих хозяев мелких фирм у нас тут загорелись бы глаза и руку зачесались.

[Анонимавтор]

У вас какие документы есть от топливной компании? ТОРГ-12 и сч-фактура. В них нет времени заправки и этих доков достаточно для постановки на расходы. В чём проблема?

А экономическое обоснование? При проверке налога на прибыль не будет ли у меня сложностей. У нас еще раз - нет замеров ни пробега, ни остатков ГСМ в баках.

[Зета]

Аноним, еще раз повторяю "вы не волшебница"
У вас два варианта:
1) сказать им правду. И делать так, как они скажут. Даже если и неправильно.
2) сделать вид, что вы волшебница. И просто списывать бензин.

[MakZym]

У нас еще раз - нет замеров ни пробега, ни остатков ГСМ в баках.

А если бы это было, то это, по Вашему мнению, являлось бы экономическим обоснованием?
Экономическое обоснование - это производственная цель, для достижения которой осуществлен расход определенного ресурса и достижение которой с определенной долей вероятности способствует получению фирмой прибыли.
Вы сейчас говорите о недостаточной документальной подверженности своих расходов (путевые листы не оформлены должным образом).

Вот и объясните, что не могут они пользоваться автомобилями, оформленными на организацию, в личных целях.

Откуда,кроме этого форума, следует, что они пользовались автомобилями в личных целях?

[Зета]

MakZym, нет путевых или т.п. - нет производственной направленности расходов на ГСМ

[Аноним]

А экономическое обоснование? При проверке налога на прибыль не будет ли у меня сложностей. У нас еще раз - нет замеров ни пробега, ни остатков ГСМ в баках.

Всё это можно "нарисовать" задним числом: и замеры и пробеги. Сделать внутренние документы расчетов. Вообще же для экономического обоснования списания ГСМ достаточно приказа об утверждении норм списания. В нем тоже много чего много предусмотреть (есть коэффициэнты увеличивающие нормы списания ГСМ)

[MakZym]

нет путевых или т.п. - нет производственной направленности расходов на ГСМ

Это просто нет путевых листов, но это не говорит об отсутствии производственной направленности расходов. Расходы и их производственную направленность можно подтвердить и иными документами. Но к этому случаю это не относится (отпуск и ночной клуб с производством вряд ли можно связать).
К тому же у автора есть путевые листы, просто оформлены не должным образом.

[Зета]

Маршрут должен быть. Иначе не подтвердить производственную направленность.

[Анонимавтор]

Спасибо всем, пинок в нужном направлении.
Всего начиталась - "горшечек вари".
Сейчас буду разрабатывать свою форму путевого листа, так как мы не автотранспортное предприятие и нам не нужно указывать жестко маршрут, т.е. просто движение по городу. Ура!

[Зета]

Не "ура"..

Формулировка "поездки по городу" не прокатит

[Аноним]

Не "ура"..

Формулировка "поездки по городу" не прокатит

Предприятие-то торговое- доставка товара

[Зета]

Хоть цирковое

Указываете "от" и "до" и километраж
Например
офис-ООО "Покупатель"-5км
ООО"Покупатель"-банк-7км
Банк-офис- 15км

Автомобили грузовые? Что на них товар возят? И менеджер в ночной клуб на грузовике?

[Анонимавтор]

Зета, вы злая, злая...
Естественно, авто у нас легковые, товар-то у нас надо вывозить грузовикам, их-то мы нанимаем, вернее автопредприятие.
А директор, менеджер или коммерческий директор с 10 марта - это люди, которые работают с заказчиками и поставщиками лично!! Им для этого и авто выделены, а так же меня бухгалтера до банка подбросить.

[Аноним]

конечно же нужно чтобы по топливной карте оформленной на предприятие в нерабочее время не заправлялись
в пт под конец рабочего дня - полный бак и вперед

[Анонимавтор]

Извините, не дописала. Сейчас мне ответили, так сказать друзья и знакомые, что на машины директоров в плисте пишется "в распоряжении директора" и указывается показание спидометра утром и вечером.

[Зета]

Анонимавтор, пусть я злая. А вы добрая, поэтому можете писать "в распоряжении директора". Тогда у вас всё будет хорошо: и вы себя оправдали в своих глазах благодаря друзьям и знакомым, и директор спокоен.

А будут проверять, вы всегда можете написать заявление об уходе. И пусть "снимают" расходы на бензин по таким вот путевым "в распоряжении директора"