Взаимодействие между бухгалтерией и менеджерами организации

[NikLena]

ООО, вид деятельности: типография и СМИ. Список контрагентов большой, документов на реализацию много. Работаем по предоплата (стараемся!). Доступа к бух.программе у менеджеров нет. Менеджеры (4 чел.) каждый в своей специфике рассчитывает розничные цены, а бухгалтер (1 чел.) выставляет документы. Подскажите, поделитесь опытом, как у вас в организации организованна схема взаимодействия менеджеров и бухгалтера? Как менеджером донести информацию, о том, что тот или иной покупатель оплатил тот или иной счет?

[bronzza]

Как менеджером донести информацию, о том, что тот или иной покупатель оплатил тот или иной счет?

В эксель заводите табличку, называете ее "реестр счетов", она будет состоять из колонок: "№ счета", "дата счета", "клиент", "сумма", далее колонки для занесения ежедневной оплаты "№ п/п", "дата п/п", "дата оплаты", "сумма", "комментарий".

В таблику эксель вы заносите все выставляемые счета, а с утра, получив банковскую выписку, вносите в эту табличку данные по оплате. Шрифт по неоплаченным счетам "черный", а по оплаченным счетам "красный", по частично оплаченным "зеленый", по аннулированным счетам "синим". Или любой другой.

Менеджерам каждое утро вы высылаете список приходов (данный копируете из вашего реестра счетов), или даете менеджерам доступ к файлу "только для чтения", тогда они сами смогут видеть всю инф-цию, когда им будет удобно: какие счета оплачены, какие нет, какие счета выставлены вами уже, а какие нет.

Как-то так. Может сейчас еще допишу по первой части вашего вопроса.

[NikLena]

Спасибо большое за ответ!

[bronzza]

Спасибо большое за ответ!

Подскажите, поделитесь опытом, как у вас в организации организованна схема взаимодействия менеджеров и бухгалтера?

Схема взаимодействия примерно такая:

1. Менеджеры в течение месяца высылают вам заявки на оформления док-тов (счета на оплату, договора). Вы офомляете док-ты. Инф-цию о выставляемых док-тах заносите в свой "бухгалтерский" реестр счетов в эксель (как писалось в посте #2).

2. Менеджеры же параллельно вашему реестру счетов ведут свой общий учетный файл в эксель ("файл продаж").

3. В конце месяца закрываете вы реализацию. Как? Вам надо быть уверенным, что вы выставили все заявки, которые от вас хотели получить менеджеры и на правильные суммы. Поэтому, общую сумму реализации по вашему (бухгалтерскому) реестру счетов, кот. ведете вы сами - вы сравниваете с общей суммой реализации за месяц с инф-цией в учетном файле, кот. ведут ваши менеджеры ("файлом продаж").
Сумма должна сходиться. Если не сходится, то значит менеджеры вам выслали не все заявки или допущены какие-то иные ошибки (не та сумма, менеджеры "переиграли", изменили сумму, а вам заявку выслать забыли).
Короче, сверяетесь с общим файлом менеджеров и вашим файлом, находите ошибки и исправляете. И получаете итого реализацию за месяц.

4. Далее в конце каждого месяца вам нужно подтвердить сумму долга (инвентаризацию задолженности) на последние число каждого месяца. Как и зачем?
В конце месяца вы делаете файл сверки в эксель, высылаете менеджерам файл с долгами клиентов, а менеджеры сверяются со своим учетным файлом, и подтверждают вам сумма долга или не подтверждают. А в комментарии к свере менеджеры могут вам написать "этот клиент не платит, нет с ним связи, может подать в суд?", вы тут же понимаете, что у вас неплательщик и доносите эту инфу рук-ву или в юр. отдел, а сами для себя делаете заметку (просроченная дебиторка, сумма резерва по сомнительным долгам).
Зачем сверяться - чтобы вы были в тонусе, а главное, чтобы менеджеры были в тонусе и почаще "дергали" неплательщиков.
А для вас как для буха - жизненно необходимо, что сумма реализации за месяц была верной в учете (по этому и сверяетесь) и чтобы сумма долга тоже была верной.
А то менеджеры аннулируют счет за прошлый месяц клиенту (?) сами или изменят его сумму, а вы об этом и не узнаете, так и будете ждать оплату.