Подотчетное лицо

[NikLena]

Люди добрые, помогите, пожалуйста, советом, как организовать бух.учет по подотчетному лицу? "Неприкасаемое лицо" (оно же подотчетник) берет из кассы деньги не отчитываясь по предыдущей сумме. В месяц выходит раз 5 и в общей сумме около 10.000. Есть приказ, о том, что он может отчитываться в течении месяца (писали до меня). Чеки приносит в конце текущего месяца и суммы не идут.
Т.е. взял 01.07.13 - 2000 руб., чеки принес на 1800 руб., 05.07.13 взял 500 руб, чеки на 800 руб. Приходится только и делать, что перепечатывать кассовую книгу, но это не всегда удается, остаток не позволяет. И так из месяца в месяц. Помогите, подскажите, выход, кто сталкивался с таким "неприкасаемым". Бороться без полезно, уже пробовали (насколько это возможно).

[Над.К]

Т.е. взял 01.07.13 - 2000 руб., чеки принес на 1800 руб., 05.07.13 взял 500 руб, чеки на 800 руб.

А в чем проблема? ЧТо и зачем Вы перепечатываете?

[NikLena]

А в чем проблема? ЧТо и зачем Вы перепечатываете?

Как что? В тот день когда перерасход, оформляем (распечатываем) РКО, когда наоборот, то - ПКО. Нумерация сбивается, вот и перепечатываем. Да и отчет за день (лист кассовой книги) тож приходится.

[Над.К]

Подождите, Вы сами пишете, что человек раз в месяц отчитывается. Что у Вас сбивается? Вы что, в течение месяца задним числом авансовые отчеты что ли делаете? Зачем?

[NikLena]

Подождите, Вы сами пишете, что человек раз в месяц отчитывается. Что у Вас сбивается? Вы что, в течение месяца задним числом авансовые отчеты что ли делаете? Зачем?

Он берет в месяц раз 5, на общую сумму 10.000 руб. А чеки приносит только в конце месяца. Верно, Авансовые отчеты делаем задним числом.
В течении месяца на каждую выдачу делаем РКО (подотчетник ставит подпись), но после того, как чеки поступают в бухгалтерию, начинаем "рисовать красивую картинку". Выдача с расходом никогда не совпадает. Раз подотчетное лицо не может получать следующий аванс не отчитавшись за предыдущий, то закрываем 71 счет, оформляя ПКО и РКО (смотря по ситуации). Нумерация ПКО и РКО должна идти по порядку, а она сбивается (раз задним числом)
Подскажите, как иначе?

[Над.К]

Авансовые отчеты делаем задним числом.

Зачем, если он отчитывается только один раз?

Раз подотчетное лицо не может получать следующий аванс не отчитавшись за предыдущий,

Если так хочется красиво, сделайте возврат подотчета и тут же выдачу более крупной суммы. А авансовый отчет раз в месяц.

[NikLena]

А авансовый отчет раз в месяц.

Как один? На 5 расходников - один авансовый отчет?

[Над.К]

NikLena, еще раз - когда подотчетник берет еще одну сумму, предыдущую Вы полностью возвращаете в кассу как неиспользованную. И выдаете новую сумму. Брал 1 июля 2000, 10 июля еще 2000Ю, так Вы 10 июля возвращаете в кассу 2000 и выдаете 4000.

[NikLena]

Сообщение от NikLena
Авансовые отчеты делаем задним числом.
Зачем, если он отчитывается только один раз?

Он отчитывается не одни раз в месяц. По приказу он имеет право получить в начале месяца сумму в размере 10 000 руб. и принести чеки на эту сумму только в конце месяца.

[Nephila]

NikLena, Над.К пытается Вам облегчить работу, прислушайтесь ее совету, это разумный выход из создавшейся ситуации, когда и волки сыты и овцы целы.

[NikLena]

NikLena, Над.К пытается Вам облегчить работу, прислушайтесь ее совету, это разумный выход из создавшейся ситуации, когда и волки сыты и овцы целы.

Я все поняла и очень благодарна за советы. Мы к такому методу тоже прибегаем, но бывают ситуации, когда берет 1000 а чек приносит, на 3000. Я на этот день не могу ему оформить РКО (возместить), т.к. касса на "красноту лезет". Не всегда удается под него полностью переписать кассу
Надо что-то "в корне" менять.

[NikLena]

Над.К, да, спасибо. Бывает, что берет 1000 а чек на 3000. Я на этот день не могу ему оформить РКО (возместить), т.к. касса на "красноту лезет".

[Над.К]

NikLena, я вообще никак Вас понять не могу. У Вас человек приносит чеки раз в месяц, например, 30 числа. Этим числом Вы и делаете авансовый отчет. В течение месяца Вы никаких авансовых отчетов не делаете, откуда полезет краснота? А если у Вас авансовый отчет превысил выданную сумму 30 числа, то перерасход закроется ближайщей выдачей подотчета.
Вы вообще понимаете, что подотчетник может вернуть неизрасходованную сумму в кассу, и в этот же день получить новую сумму, большую или меньшую, чем он вернул? И никакого авансового отчета при этом нет

[ZZZhanna]

Бывает, что берет 1000 а чек на 3000. Я на этот день не могу ему оформить РКО (возместить), т.к. касса на "красноту лезет".

А почему нельзя возместить позже? Ну будет перерасход, повисит на 71 счете... А может, и не будет, если он за это время еще брал деньги под отчет. Почему Вы считаете, что подотчетные суммы обязательно должны быть израсходованы "в ноль"?

[NikLena]

Вы вообще понимаете, что подотчетник может вернуть неизрасходованную сумму в кассу, и в этот же день получить новую сумму, большую или меньшую, чем он вернул?

Да, понимаю

У Вас человек приносит чеки раз в месяц, например, 30 числа. Этим числом Вы и делаете авансовый отчет.

В 373-П 4.4. "Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег." Раз есть на него приказ, значит можно целым месяц оформлять расходники, а авансовый отчет делать 30 числом? При этом не закрыв "под ноль" 71 счет? Так выходит?

[NikLena]

А почему нельзя возместить позже?

Значит можно возместить не в течении 3 дней?

[Над.К]

При этом не закрыв "под ноль" 71 счет?

Уфф, он у Вас будет закрываться при каждом возврате денег подотчетником. Вот он вернул 2000, 71 счет закрылся. Вы тут же в этот день выдали 4000. Никакого нарушения 373-П не происходит, а отчет делаете в конце месяца, после последней выдачи подотчета на всю сумму принесенных чеков

[NikLena]

Уфф

Простите, за назойливость. Проверьте, схема такая?
ПКОшки оформляем задним числом

[Над.К]

Да

[echinaceabel]

тема - пустая, извините.

[Максим66]

Здравствуйте! Год не велась бухгалтерия в ООО на УСН +6. Отдали вести аудиторной компании, но отправляли им только файл 1с из интернет банка, без договоров и тп. В течении месяца читал бухгалтерские форумы и понял, что мы все делали не верно, необходимы были АО, заявления подотчет и тп. Уверенность окрепла после подключения к Эльбе. Аудиторская компания об этом нам не говорила, сами вели как-то бухгалтерию, но теперь коней на скаку менять поздно наверное, нужно действовать. Вопрос, сейчас не поздно оформить все АО и заявления подотчет? И всем остальным платежам назначить Д и К?

[Andyko]

не поздно

[Tuminka]

Всем добрый день! Вопрос у меня вот в чем: у генерального директора под отчетом висит очень большая сумма, при чем деньги выдавались под отчет и перечислением на его ЗП карту, и путем совершения операций по корпоративной карте. Много трат, по которым документы вообще не предоставлялись. Вот и накопилась большая сумма. Теперь он пользуется только корпоративной картой. Но предыдущий долг закрывать надо. Документы трясу с него, как могу. Могу ли я, например, за командировку начислить ему суточные, но не выплачивать, а списывать в счет долга на 71? И еще, какие санкции могут быть, если я не буду оформлять фиктивный возврат денежных средств в кассу и выдачу обратно, а просто за ним будет числится долг по 71 со сроком превышающим срок, на который деньги могут быть выданы под отчет?