Документы необходимы для списания ГСМ в налоговом учете

[Margo15]

Здравствуйте!Подскажите пожалуйста,ситуация такая в организации с сотрудниками (в т.ч. и директором) заключен договор аренды имущества (автомобиля), в нем прописано что организация берет все обязательства по ремонту , ГСМ на себя!Заправка по картам,разъезды до офиса,банка, за запчастями, до объектов,порой директор едет допустим до Москвы или Вел.Устюг (за приделы города)!Некоторые поездки иногда не имеют отношения к организационным делам(проще "личные")!
Прочитала , что такие поездки на дальние расстояния должны быть подкреплены командировочными удостоверениями для подтверждения расхода ГСМ для организации иначе это нельзя отнести к расходам! Директор в свою очередь не хочет поступать иначе и заправляться за свои деньги!Вот я и ломаю голову, как поступить чтобы налоговая была довольна и директор в свою очередь! Подскажите пожалуйста может кто-то сталкивался с данной ситуацией??Возможно это работы разъездного характера?(про что тоже прочитала)

[ZZZhanna]

Возможно это работы разъездного характера?

Ну мы же не знаем, что за деятельность у вашей организации, м.б. вы сможете доказать экономическую целесообразность этих поездок..
В любом случае необходимы путевые листы.

[lv-19]

Добрый день!
Вам в любом случае необходимо установить нормы расхода ГСМ и заполнять путевые листы, тут неважно разъездной у него характер работ или нет.
Про командировочные удостоверения совершенно верно вы прочитали, если поездка на большие расстояния и длится более 1 дня - в любом случае должно быть командировочное удостоверение, иначе вы никак не подтвердите что это были производственные расходы.
А директору предлагаю сказать следующее: если не будет писать путевые листы и ставить отметки в командировочных удостоверениях то вы: 1) либо не будете принимать бензин к налоговому учету и он не будет входить в состав расходов; 2) либо будете принимать такой бензин в расходы только с письменного приказа этого самого директора и складывать эти приказы у себя дома, чтобы вся ответственность при проверке лежала на нем. Пусть выбирает.

[ZZZhanna]

Еще 3) принимать в БУ, не принимать в НУ, и удерживать НДФЛ с директора.

[Аноним]

Еще 3) принимать в БУ, не принимать в НУ, и удерживать НДФЛ с директора.

ZZZhanna, с НДФЛ в этом случае понятно, а зарплатные налоги с этих сумм уплачиваются?

[Margo15]

ZZZhanna, с НДФЛ в этом случае понятно, а зарплатные налоги с этих сумм уплачиваются?

Здравствуйте!Мы налоги не платим зарплатные!

[Аноним]

Здравствуйте!Мы налоги не платим зарплатные!

Добрый день! Так Вы, как я поняла, и НДФЛ не удерживаете

[Margo15]

Добрый день!
если поездка на большие расстояния и длится более 1 дня - в любом случае должно быть командировочное удостоверение

То есть, я вас правильно понимаю,если менее 1 дня, но при этом за город(приехал- уехал) то можно без командировочного??А как объяснить что он там делал, если там нет объекта работ?
И подскажите пожалуйста если делаешь командировочное удостоверение, то оплачивать нужно эту командировку (нам то интересно только списать бензин,да запчасти) или просто это командировочное подложить под отчет и путевые на списание?

[Margo15]

Добрый день! Так Вы, как я поняла, и НДФЛ не удерживаете

нет нет, удерживаем,обязательно

[Свечков]

может кто-то сталкивался с данной ситуацией

Сталкивался. Подсказываю: долго боролся, объяснял, убеждал. В итоге личные поездки из путевых исчезли.

[lara_59]

Расторгли договор аренды автомобиля с работником. Автомобиль вернули. Но вместе с машиной вернули и остаток бензина. Этот остаток следует считать доходом работника? Каким документом нужно оформить передачу бензина?

[Свечков]

Следует считать, если ему этот доход интересен. Может ему этот бензин даром не нужен, может у него дядя на бензиновой фабрике работает. А из документов мне бы хватило акта передачи автомобиля. Я бы там про бензин-то и прописал.