Использование личного авто сотрудника

[Татьяныч]

Здравствуйте.

Дано: 6 топливных карта, оформленных на юр лицо.
У юр лица имеется на балансе и в лизинге 3 машины. (на эти 3 машины выданы 2 топливные карты)

По остальным 4 топливным картам сотрудники заправляют свои машины.
По этим же картам сотрудники то бензин заливают, то дизель (периодически ездят на разных авто)

Каким образом лучше оформить расходы на ГСМ по этим трем сотрудникам:
1) Аренда ТС без экипажа?
Но сотрудник сам на этом же авто выполняет свои должностные обязанности. (вроде как он же и экипаж)

2) Аренда ТС с экипажем?
Но сотруднику мы не доплачиваем за выполнение услуг водителя

3) Платить просто компенсацию за использование личного а/м сотрудником?
Оформляется это допником к трудовому договору?

[Просто человек]

Татьяныч, как вам будет удобнее. все три варианта подходят

[Татьяныч]

Татьяныч, как вам будет удобнее. все три варианта подходят

Тогда не понимаю принципиальной разницы между арендой с экипажем и без?
Если будем платить арендную плату сотруднику за авто, то страховые не начисляются на нее? Ограничен чем-либо размер такой арендной платы?

[Январь]

Если будем платить арендную плату сотруднику за авто, то страховые не начисляются на нее?

На арендную плату не начисляются, только на услуги по управлению. В договоре эти суммы отдельно надо озвучить.

Ограничен чем-либо размер такой арендной платы?

Теоретически, нет. Но если очень много напишете, возникнут сомнения в экономической обоснованности этого расхода и вообще притворности операции.

[Татьяныч]

На арендную плату не начисляются, только на услуги по управлению. В договоре эти суммы отдельно надо озвучить.

А если про эти услуги отдельно не озвучивать (ну типа мы их не оплачиваем, а сотрудник использует авто для выполнения своих же должностных обязанностей)?
На сколько правомерен такой договор для учета ГСМ по картам?

[Январь]

А если про эти услуги отдельно не озвучивать (ну типа мы их не оплачиваем, а сотрудник использует авто для выполнения своих же должностных обязанностей

Если в труд.обязанностях у него прописано, что должен ездить и водить, то нормально.
А иначе совершенно не понятно, зачем вы машины арендуете и бензином заправляете, если никто на них не ездит.

[Татьяныч]

Если в труд.обязанностях у него прописано, что должен ездить и водить, то нормально.
А иначе совершенно не понятно, зачем вы машины арендуете и бензином заправляете, если никто на них не ездит.

Не прописано, т. к. это не водитель, а например, ген директор и его зам, которые по делам фирмы катаются.
Как тогда их ГСМ списывать?

[timo-fey]

Если не оформляете договор аренды, то компенсация расховов на личный автомобиль нормируется для налога на прибыль. И топливо входит в эту компенсацию

[Январь]

Не прописано, т. к. это не водитель, а например, ген директор и его зам, которые по делам фирмы катаются.
Как тогда их ГСМ списывать?

Где-нибудь полезное прописать.

[Татьяныч]

Где-нибудь полезное прописать.

в допнике к трудовому договору всем сотрудникам с топливными картами такое можно прописать?

[timo-fey]

в допнике к трудовому договору всем сотрудникам с топливными картами такое можно прописать?

Можно прописать, но тогда платите с этого налоги на зарплату, как выплаченную "натурой".

[Январь]

но тогда платите с этого налоги на зарплату, как выплаченную "натурой".

Зачем писать, что это оплата труда? В должностные обязанности надо написать, что должен машиной управлять

[Татьяныч]

Зачем писать, что это оплата труда? В должностные обязанности надо написать, что должен машиной управлять

тогда аренда ТС без экипажа прокатит?

[Январь]

тогда аренда ТС без экипажа прокатит?

Так если сотрудник должен управлять и зарплату за это получает, то зачем вам еще экипаж?

[timo-fey]

Зачем писать, что это оплата труда? В должностные обязанности надо написать, что должен машиной управлять

Вопрос был о том, как списывать ГСМ. На личную машину, которая используется в служебных целях, ГСМ можно только по норме списать вкупе с другими расходами. А хотят списать полностью.

[Январь]

Вопрос был о том, как списывать ГСМ. На личную машину, которая используется в служебных целях

Так машину в аренду взять, без экипажа

[Татьяныч]

Так машину в аренду взять, без экипажа

Т.е получается следующая последовательность действий:
1) Прописываем в должностных у сотрудника обязанность ездить на авто
2) Оформляем с ним договор аренды ТС без экипажа (копия ПТС обязательна?)
3) Платим ему арендную плату и НДФЛ с нее, а взносы не платим.
4) Полностью списываем ГСМ по топливным картам
Верно?
Появляется мысль, что под видом арендной платы таким образом можно выплачивать часть зарплаты, не платя с нее взносов.
Что на это говорят налоговая и ПФР?

[Январь]

копия ПТС обязательна?

А есть проблема? СВР тоже документ

Появляется мысль, что под видом арендной платы таким образом можно выплачивать часть зарплаты, не платя с нее взносов.

Поэтому арендную плату стоит установить в разумных размерах.

[Татьяныч]

А есть проблема? СВР тоже документ

что есть СВР?

[Январь]

что есть СВР?

Свительство о регистрации ТС имела ввиду

[Татьяныч]

Теперь возник вопрос с разумными размерами этой платы. По 5 тыс на нос в месяц - это разумно?

[Foxa]

У нас 5 машин сотрудников в аренде. Мы делали для подстраховки таким образом: Брали марки и модели машин, делали запросы в компании, которые их дают в аренду и получали коммерческие предложения от пары фирм по машинам и подкладывали к договору, цену делали на 10-15 % ниже указанной в сторонних фирмах. Если возникнет вопрос обоснования цены, есть хотя бы вариант ткнуть носом и показать, что эта цена не с потолка.