Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования"
Статья 15. Порядок исчисления, порядок и сроки уплаты страховых взносов плательщиками страховых взносов, производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам
6. Плательщики страховых взносов обязаны вести учет сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм страховых взносов, относящихся к ним, в отношении каждого физического лица, в пользу которого осуществлялись выплаты.
Поэтому вести учет индивидуально по работникам все обязаны. Или разработать свою форму/регистр, или взять рекомендованную совместно ФСС и ПФР.
Что касается НДФЛ, то он тоже рассчитывается индивидуально по каждому физлицу. Регистр 1-НДФЛ с 2010 (если мне память не изменяет) отменен, вместо него организации и ИП вправе разработать свою форму налогового регистра. Но он должен быть.