Дебиторская задолженность

[Аноним]

Доброе утро!
Мы – бюджетное учреждение, оказываем услуги.
В результате сверки расчетов с дебиторами выяснилось, что часть дебиторской задолженности не соответствует действительности. То есть фактически услуги не были оказаны, но счет + счет-фактура, + акт были выписаны, отработаны в учете. В результате по данным бух учета у меня числится задолженность, а по факту получается, что счет был ошибочно отработан и контрагент ничего не должен.
Начальство требует от меня, чтобы я провела работу с контрагентами и вся задолженность была погашена.
Вопрос: как убрать из учета суммы неверной дебиторской задолженности? Списать ее или оформить какой-нибудь справкой?

[Rahsch]

но счет + счет-фактура, + акт были выписаны, отработаны в учете.

Сторнировать проводки, сформированные актом. Если работаете с использованием компьютерной программы, то просто исключите проводки, которые были сформированы этим ошибочным актом. Только непонятно, как его могли отработать, если там нет подписи заказчика? Если подпись заказчика есть, а услуги оказаны не были, то тоже возникает вопрос: как же результат услуг сдавался заказчику?

[Аноним]

Сторнировать проводки, сформированные актом. Если работаете с использованием компьютерной программы, то просто исключите проводки, которые были сформированы этим ошибочным актом. Только непонятно, как его могли отработать, если там нет подписи заказчика? Если подпись заказчика есть, а услуги оказаны не были, то тоже возникает вопрос: как же результат услуг сдавался заказчику?

Rahsch, работаем в Парусе 7.0.
Нужно оформить справку или акт или иной документ для сторнирования проводок за 2013 г, 1 кв. 2014 г.?
Механизм работы у нас такой: заключаем договор, выписываем счет. Затем по факту оказания услуги выписываю счет-фактуру и акт оказанных услуг. Отрабатываю счет в программе. Акты с подписью Заказчика не всегда возвращаются назад. И более того, мне предыдущий бухгалтер передал толстую папку счет-фактур и актов, которые нужно передать заказчикам. И не все они оплачены.

[Rahsch]

Нужно оформить справку или акт или иной документ для сторнирования проводок за 2013 г, 1 кв. 2014 г.?

Да, используйте Справку (ф. 0504833).

Акты с подписью Заказчика не всегда возвращаются назад.

Нужно контролировать, чтобы возвращались. Потому что возможно повторение ситуаций, когда будет выписан акт, по которому реально услуги оказаны не были. И Вам придется снова сторнировать проводки.

И не все они оплачены.

Ну так даже нет гарантии, что все они - действительные.
Нужно внутренний контроль налаживать, чтобы такие ситуации к минимуму свести.

[Nina V]

Да, используйте Справку (ф. 0504833).
Нужно контролировать, чтобы возвращались.

Мы бегаем за ответственными лицами, чтобы все заказчики подписывали акты (сдаем зал для мероприятий), но у нас маленький объем, не представляю, что бы делали, если бы шел постоянный поток...

[Rahsch]

не представляю, что бы делали, если бы шел постоянный поток...

а) привлекли бы к дисциплинарной ответственности ответственных лиц,
б) приобрели бы специальную программу (CRM-систему).

[Аноним]

не представляю, что бы делали, если бы шел постоянный поток...

А у нас поток постоянный. Медицинское освидетельствование проводим. Я всех обзвонила, чьи документы лежали в переданной мне папке. Из всего потока только 20% пришли забрали и самое главное вернули. Я им и записки креплю "вернуть туда -то", но не всегда возвращают.

[Александр Х]

б) приобрели бы специальную программу (CRM-систему)

У нас CRM-система такая: каждый понедельник директору на стол подается перечень не возвращенных (не подписанных) заказчиками актов с указанием ответственных лиц и их руководителей. Перед каждым квартальным отчетом ответственное лицо пишет на перечне расписку, что услуги оказаны. Количество не возвращенных актов сократилось с 50% до 10%, в основном по последнему месяцу, количество дубликатов возросло в некоторых случаях до 10 (мы заказчику направляем, он не возвращает), но за 3 года был всего один случай, когда пришлось сторнировать акт прошлого квартала.

[Nina V]

У нас CRM-система такая: каждый понедельник директору на стол подается перечень не возвращенных (не подписанных) заказчиками актов с указанием ответственных лиц и их руководителей. Перед каждым квартальным отчетом ответственное лицо пишет на перечне расписку, что услуги оказаны. Количество не возвращенных актов сократилось с 50% до 10%, в основном по последнему месяцу, количество дубликатов возросло в некоторых случаях до 10 (мы заказчику направляем, он не возвращает), но за 3 года был всего один случай, когда пришлось сторнировать акт прошлого квартала.

Молодцы! Отлично все настроено.