списание ГСМ при перегоне приобретенной служебной машины

[гость я]

Добрый день!
Помогите разобраться, пожалуйста:
Бюджетное учреждение приобрело автомобиль. Автосалон в другом городе. Водитель учреждения поехал его (авто) «забирать – пригонять» в родной город учреждения.
Получил командировочные, в том числе, сумму 4000.00 рублей по КОСГУ 340, для приобретения ГСМ.
Сумма для ГСМ была рассчитана путем определения расстояния от города до города, и умножения этого расстояния на норму расхода топлива (по нормативам для данного авто).
Водитель вернулся и отчитался по чекам на сумму 3500,00 рулей.
Водитель ездил в командировку не по путевому листу, а по маршрутному.
Подскажите, пожалуйста, как правильно оформить учет ГСМ по данной командировке?
Оформить данный маршрут в карточке учета работы легкового автомобиля, как обычно?
Или можно актировано списать всю сумму, но что тогда делать с остатком?
С уважением.

[гость я]

Добавлю:
Водитель разницу по чекам и выданным средствам вернул в кассу.
Но, если рассчитывать по норме расход бензина, то выходит расход на 3700,00 рублей. а по факту заправлено на сумму 3500,00 рублей...
Как правильно списать этот ГСМ, как оформить?
Не могу сообразить...

[Rahsch]

Оформить данный маршрут в карточке учета работы легкового автомобиля, как обычно?

Это Ваша ведомственная форма? Утверждать на 100% не буду, но вроде эта форма уже не применяется.

Или можно актировано списать всю сумму, но что тогда делать с остатком?

На мой взгляд, надо было выдать работнику при поездке путевой лист. Плюс по приезде водитель мог бы составить служебную записку.
Остаток топлива используете при следующих поездках. Приходуете топливо на 3500 руб., списываете по норме (проверьте, правильно ли ее применили), но не более, чем на 3500 руб. Т.е. отрицательного остатка получиться не может.

[гость я]

Rahsch, спасибо большое за ответ!
Карточки учета авто - у нас все учреждения такой формой сдают, новых я не нашла, но сильно и не искала пока, если честно.
Рассчитала расход по норме: получилась экономия (но это, в принципе, объяснимо: на "большой дороге", но не в городском округе, расход ГСМ, как правило, меньше).
Поэтому, списала по фактическому расходу, подколола копии всех приказов, маршрутный лист, и чеки (на всякий случай).
Потом еще с ревизионной комиссией посоветуюсь, они пока на выезде.
Еще раз спасибо!
И получилось у меня, что авто после перегона с нулевым остатком в баке

[Rahsch]

Еще раз спасибо!

Пожалуйста!

[topalov]

Рассчитала расход по норме: получилась экономия

Как не быть экономии, если в баке авто немного бензина при продаже есть. Не толкал же ваш водитель авто до первой АЗС?