можно ли в учете использовать копию путевого с оригиналами подписи?

[Аноним]

Добрый день! Мы окзываем услуги строительн. Техникой с машинистом. Для подтверждения выполненных работ ежедневно составляется рапорт, в котором должен расписаться заказчик. Для списания топлива машинист должен составить путевой лист. У нас 20 единиц, Для уменьшения документооборота, Мы объединили этих два документа в один, теперь в нем есть все что нужно и для заказчика, и для списания топлива.
Этот документ мы копируем и просим заказчика его заверить оригиналом печати. Водитель тоже ставит еще раз свою подпись на копии. В конце месяца происходит подсчет израсход топлива по путевкам и составляется справка о количестве списания за месяц и списывается в учете. Подскажите, можно ли использовать такой путевой лист для списания топлива? (Сняли копию, водитель на ней расписался)?
Спасибо!

[Анжелика Ник]

не совсем понятно, а оригинал где остается? или вы просто про шаблон документа говорите?

[Аноним]

Оригинал передается заказчику (оригинал рапорта предоставляется как обоснование для выставление счета и акта. в рапорте на объекте прораб подтверждает что машина работала).

[Аноним]

т.е. мы хотим чтобы у нас был документ рапорт, он же путевой лист (многие показатели там совпадают, добавили необходимое, чтобы все необх. было и для рапорта и для путевки). Этот документ водитель составляет, ежедневно заверяет на объекте. Потом сдает нам в бухгалтерию. Мы на его основе составляем акт выполненных работ и прикладываем к акту. С рапорта (он же путевой лист) снимаем копию, которую заказчик нам заверяет своей печатью. Водитель также расписывается на копии. Можно ли считать копию такого путевого листа с оригиналом подписи водителя документом по которому мы имеем право списывать в расходы топливо?
(Уже так работаем, а сейчас вдруг сомнения появились..., может мы ошибаемся и так нельзя работать???)

[Аноним]

Добрый день! За выходные появилась устойчивая мысль, что если снята копия с путевого листа, а сверху на нем стоят оригиналы печати заказчика (поверх печатей на копии) и подпись нашего водителя, то это все равно копия и у нас снимут все расходы на топливо? (на этом документе бухгалтер произодит расчет ( расход топлива по норме, по факту), в конце месяца составляется справка буха о списании за месяц).
У нас этих путевых большое количество. Мучаюсь страшно, документооборот уменьшили, а проблему увеличили получается...
Знатоки , оцените, есть ли у нас риски или нет? Очень нужна Ваша консультация! (Нужно разобраться переписывать ли старые путевые за 3 года и что делать в новом году).

[Аноним]

нашла след:
п.3.25 Государственного стандарта "Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов" ГОСТ Р 6.30-97, утвержденного Постановлением Госстандарта России от 31 июля 1997 г. N 273, предусмотрен порядок заверения соответствия копии документа ее подлиннику.
Для этого ниже реквизита "Подпись" проставляется заверительная надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; его личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия); дата заверения. Заверительная надпись может дополнительно заверяться печатью организации, заверившей документ.

как думаете, можно опираться на это и спать спокойно? (купим штамп "Верно. Машинист _______" останется проставить расшифровку подписи и дату.)
или все равно налоговики накинутся как на красную тряпку?

[Тоня]

Имхо можно.

[Аноним]

Имхо можно.

Тоня, спасибо за ответ! (рада, что ответил мой авторитет)))).

Можно уточнение:
1. т.е. у нас нет повода для снятия расходов?
2. т.к. наш документооборот не стандартный, вероятность, что это захотят использовать против нас велика? (разобравшись, мне кажется все логично, но как это выглядит со стороны?) (думаю, стоит ли продолжать этот вариант, т.к. путевых достаточно много?)
3. наш документ рапорт-путевой лист. Водитель будет ставить "верно и дату". Заказчик нет. (по сути для расчета расхода топлива этого ведь не надо, а заверяем на случай, если Заказчик потеряет свой комплект документов).
То, что в документе предусмотрена печать заказчика, но в заверенной копии не будет стоять надпись верно со стороны заказчика-это не проблема для списания топлива?

[Тоня]

Вы предлагаете погадать на кофейной гуще. Вам для определения расхода топлива нужны путевые листы, специфическую форму которых вы утвердили своими локалами. Копия вашего документа, заверенная надлежащим образом вами, у вас есть. А печать никогда не являлась обязательным реквизитом первичного документа.

[Аноним]

Вы предлагаете погадать на кофейной гуще.

Просто так складывается на практике, что иногда лучше делать лишние бумаги, чем бодаться с налоговиками, иногда нет.
Поэтому хотела узнать Ваше мнение, поскольку проверок у меня никогда не было, суд в нашей компании не приветствуется (да и юриста нет).
Да, хочу погадать, есть же определенная тактика у налоговиков.
Моя ситуация попадает под лакомый кусочек для налоговой или нет? (повторюсь, иногда разберешь вопрос - все понятно и кажется логично, а придут те, которые действуют по письмам ГНИ, и будут действовать по своим письмам и внутренним регламентам, а я этой позиции не знала и не учла...).

Вам для определения расхода топлива нужны путевые листы, специфическую форму которых вы утвердили своими локалами. Копия вашего документа, заверенная надлежащим образом вами, у вас есть.

Да, все так ). И судя по количеству статей на эту тему многие так делают. Здесь все ОК, и я, к счастью, не сомневаюсь.

А печать никогда не являлась обязательным реквизитом первичного документа.

Да. Но если МП предусмотрена, то становится обязательной, вроде бы так? Но с др. стороны она же не влияет на расчет топлива., но получается обязательна для нашего документа.
Считаете, не важно отсутствие правильного заверения со стороны заказчика в связи с моим уточнением?

[Тоня]

Или я что-то не понимаю, или вы переживаете за то, что копия документа заверена печатью только одной стороны мероприятия (вами)?

[Аноним]

Или я что-то не понимаю, или вы переживаете за то, что копия документа заверена печатью только одной стороны мероприятия (вами)?

да, переживаю:
1. потому что, в шаблоне документа предусмотрено "МП и подпись заказчика". Фактически Нам это нужно для заверения работ на объекте (для раздела рапорт)., но с другой стороны для списания топлива (по логике) нам "фиолетово" есть ли печать заказчика. С точки зрения проверки, возможны ли такие выводы: раз в документе предусмотрено "МП"-то и печать должна быть и т.к. нет оригинала печати, документ не оформлен должным образом, поэтому расходы на топливо не подтверждены?

2. мы используем копии, заверенные в соотв. с правилами ГОСТ (делаем правильно, но не стандартно), но у налоговиков, возможно, есть правило, что копии не могут быть обоснованием расходов (не знаю, так ли это?), поэтому у нас большие риски (если они есть), что расходы снимут? Переживаю, т.к. не знаю насколько наше решение находится так сказать в рамках.

[Аноним]

Добрый день!
В продолжении есть еще вопрос:
Если мы наряду с нашей формой путевого листа хотим использовать еще и стандартную форму, то это не будет нарушением? (Использование разных форм путевого листа: одная стандартная, другая разработнная нами с указанием разных данных из рапорта)? Можно ли утвердить несколько форм для списания топлива?