Порядок возврата излишне удержанных сумм налога регламентирован статье 231 Налогового кодекса. Прежде всего отметим, что о каждом факте излишнего удержания НДФЛ организация должна информировать работника в течение 10 дней с момента обнаружения такого факта с обязательным указанием суммы налога (п. 1 ст. 231 НК РФ). Под сроком 10 дней имеются в виду 10 рабочих дней (ст. 6.1 НК РФ). Течение этого срока начинается на следующий день после обнаружения организацией факта излишнего удержания налога. При этом Налоговый кодекс не устанавливает ответственность организации - налогового агента за нарушение этого срока.
Для возврата работнику суммы излишне удержанного у него НДФЛ организация должна запросить у сотрудника соответствующее заявление в письменной форме с указанием банковских реквизитов для перечисления денег (п. 1 ст. 231 НК РФ). В течение трех месяцев со дня получения от работника этого заявления организация должна вернуть ему сумму налога. Причем такой возврат производится только в безналичном порядке.
Что касается источника средств, за счет которых будет производиться возврат НДФЛ, то здесь вариантов может быть несколько:
за счет общей удержанной суммы НДФЛ, подлежащей перечислению в бюджет (например, которую организация уже удержала с зарплаты сотрудников за какой-либо месяц, но еще не перечислила в бюджет);
за счет суммы НДФЛ, которая организации возвращена из бюджета налоговым органом (если общей удержанной, но не перечисленной в бюджет суммы НДФЛ недостаточно);
за счет средств организации (до момента возврата НДФЛ из бюджета). Причем по налоговому законодательству уплата налога за счет средств самой организации не допускается.
К последнему варианту организации, возможно, придется прибегнуть, чтобы не нарушить сроки возврата НДФЛ работнику, иначе кроме суммы самого налога придется выплачивать ему еще и проценты за несвоевременный возврат. Выбор любого из этих вариантов повлечет за собой определенные корректировки в бухгалтерском учете организации.