Авансовые отчеты

[Аноним]

Уважаемы форумчане, помогите разобраться!
Устроилась на работу с этого года и нужно сдать предыдущий. Строительная организация ОСНО. Обнаружила, что предыдущий бухгалтер не делала авансовые отчеты. Чеки за год лежат (с января по декабрь 2015 г. и часть за 2014), деньги в подотчет выдавались. Сейчас мне нужно сделать авансовые отчеты. Чтобы не делать никакие корректировочные расчеты, могу ли я сделать авансовые отчеты декабрем 2015 г? Дату оприходования материалов какую ставить: как в чеке или ставить дату авансового отчета?

[gnews]

могу ли я сделать авансовые отчеты декабрем 2015 г?

Теоретически. Нужно учитывать сроки, на которые выдавались деньги под отчёт, и когда были использованы купленные материалы.

Дату оприходования материалов какую ставить: как в чеке или ставить дату авансового отчета?

На дату авансового отчёта.

[Татьяна- Васильевна]

Скорее всего, налоговик квалифицируют денежные средства, выданные под отчет, доходом работника, которые облагаются НДФЛ. Хотя я считаю (на эту тему были положительные решения судов), что деньги, выданные под отчет и не возвращенные в установленный срок, не являются доходом работника и не облагаются НДФЛ, так как являются его задолженностью перед работодателем.
Также, Минфин считает, что если деньги, полученные под отчет, не возвращены работником в течение месяца со дня истечения срока, установленного для их возврата, на их сумму надо начислить страховые взносы. Сумму начисленных страховых взносов можно будет зачесть (вернуть) после того, как работник (Письма ФСС от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250 (п. 5), Минтруда от 12.12.2014 N 17-3/В-609):
- или вернет деньги;
- или представит документы, подтверждающие расходование денег на предусмотренные организацией цели.
Поэтому, взвесите для себя все риски и только потом составляйте первичные документы, в т.ч. авансовые отчеты.

[Татьяна- Васильевна]

Добавьте в УП пункт (переделайте "под себя")
4.1 Порядок выдачи денежных средств под отчет:
4.1.1 Установить, что сотрудники службы административно-хозяйственного обеспечения и ОПП, вправе приобретать товары (работы, услуги) в интересах организации без авансирования с последующим возмещением им расходов. Разрешить расчеты с сотрудниками -выдача наличных денежных средств под отчет в следующем порядке : сначала выдача средств сотрудника на покупку канцелярских и хозяйственных товаров, затем авансовый отчет. Покупка МПЗ и товаров за счет собственных средств , а потом выплата компенсации от предприятия);
4.1.2.Приобретение товаров (работ, услуг) без авансирования сотрудников осуществляется, только если это необходимо в целях своевременного обеспечения производственной деятельности организации приобретаемыми товарами (работами, услугами) и при этом сотрудник не имеет возможности предварительно получить деньги под отчет (не находится на территории предприятия);
4.1.3. Установить, что максимальная сумма разового приобретения товаров (работ, услуг) в интересах организации за счет собственных средств сотрудников не должна превышать 50 000 (пятидесяти тысяч) рублей;
4.1.4. Считать формой заявления с просьбой компенсировать осуществленные в интересах организации расходы и документы, подтверждающие стоимость покупки, авансовый отчет, который предоставляется в течение 14 календарных дней со дня приобретения товаров (работ, услуг). Авансовый отчет визирует руководитель службы административно-хозяйственного обеспечения;
4.1.5. Выплата компенсации сотрудникам осуществляется в течение 30 календарных дней со дня представления подтверждающих документов;
Лица , получившие наличные деньги под отчет на расходы , не связанные с командировкой , или лица ,осуществивших расходы за счет собственных средств обязаны в течении 30 календарных дней представить в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

[Аноним]

Но ведь даже чисто теоретически можно нарисовать ПКО и РКО на возврат денежных средств из подотчета и сразу же снова выдачу тем же днем. В таком случае же не будет нарушения?

[Татьяна- Васильевна]

Кассовые документы то Вы составите, а что делать со старыми документами? аж за 2014 год? Лучше "исправьте" кассу, выровняйте долги по всем сотрудникам (или по одному, лучше все на директора) и начните заново копить расходы. И все делайте своевременно, соблюдайте сроки в соответствии с УП. Предупредите руководство, чтобы документы предоставляли в срок, напугайте, что при невозврате подотчетных денег, будете удерживать из ЗП. А предыдущего бухгалтера - не ругайте, никогда не поверю, что он так плохо работал ( были причины, но это надо "копать" глубже, либо платили мало и взяли "абы кого")