Выдача подотчетных сумм

[Ольга Васильевна]

Здравствуйте уважаемые клерки! Обращаюсь к Вам с просьбой помочь мне.У меня религиозная организация, существуем за счет пожертвований. Каждый день лавка сдаёт в кассу пожертвования в очень небольших суммах. В подотчет выдаю одному только человеку и практически каждый день. Естественно каждый день делать отчет по мизерным суммам очень неудобно. Да, и постоянно писать заявления тоже. У меня к Вам вот такой вопрос. Можно ли лицу, получающему подотчет раз в месяц писать заявление на выдачу денег в примерной сумме на срок 30 дней, и естественно за них отчитаться в положенные сроки. И в течении всего месяца частями получать эти деньги, может не в полной сумме, самое главное не перебрать. Ведь положено получать в подотчет, отчитавшись не имея задолженности за предыдущий. Но он ведь только выбирает в течении месяца запрашиваемую сумму и ему можно выдавать несколько раз в месяц пока он её не выберет или может не добрать. Я правильно мыслю или нет? Очень жду вашей помощи в этом вопросе.

[ZZZhanna]

В подотчет выдаю одному только человеку и практически каждый день.

и он действительно каждый день их куда-то тратит?
В этом случае проще тратить целый месяц свои деньги,а потом одной суммой получать перерасход.

[saigak]

Можно ли лицу, получающему подотчет раз в месяц писать заявление на выдачу денег в примерной сумме на срок 30 дней, и естественно за них отчитаться в положенные сроки

можно

ему можно выдавать несколько раз в месяц пока он её не выберет

нет, если по предыдущей сумме он не отчитался.

[Ольга Васильевна]

и он действительно каждый день их куда-то тратит? Да, действительно он их тратит и тратит ещё больше. На бензин для авто, на хоз нужды, и т.д. Отчет делает строго ежемесячно и сразу за всю сумму, выданную ему частями за месяц.

[Ольга Васильевна]

Если он пишет заявление примерно на 20000 руб. А у храма нет такой суммы в кассе, чтобы ему выдать. Тогда как? На расчетном счете тоже нет. Вот и приходится почти каждый день выдавать по 1000,1500 а то и по 500 руб. Я указала примерную цифру 20000, бывает и меньше и больше. Получает он деньги ежемесячно и на протяжении всего месяца тратит их. Получает деньги практически каждый день в свечной лавке, и что ему каждый день делать авансовые отчеты на эти 1000,1500 или 500 руб, и писать заявление на следующую сумму?

[Ольга Васильевна]

Я понимаю, что можно и свои потратить, но при условии если они у него есть... А у него их точно -нет.

[ZZZhanna]

ну если нет денег ни в кассе, ни своих, то ничего не остается, как выдавать ежедневно. Можно хотя бы один раз попробовать накопить побольше.
Можно оформить договор займа с кем-нибудь, у кого найдется 20000 временно свободных денег.
Мне вообще казалось, что религиозные организации как-то не слишком бедные...

[Татьяна- Васильевна]

Ольга Васильевна, независимо, религиозная орг. или нет, правил учета, никто не отменял. Вы не написали, как осуществляется приход денег в кассу, а это важно. По подотчетникам, подскажу, издайте у себя приказ или в УП (если Вы обязаны ее создавать), переделайте текст:
4.1 Порядок выдачи денежных средств под отчет:
4.1.1 Установить, что сотрудники .........., вправе приобретать товары (работы, услуги) в интересах организации без авансирования с последующим возмещением им расходов. Разрешить расчеты с сотрудниками -выдача наличных денежных средств под отчет в следующем порядке : сначала выдача средств сотрудника на покупку канцелярских и хозяйственных товаров, затем авансовый отчет. Покупка МПЗ и товаров за счет собственных средств , а потом выплата компенсации от предприятия);
4.1.2.Приобретение товаров (работ, услуг) без авансирования сотрудников осуществляется, только если это необходимо в целях своевременного обеспечения производственной деятельности организации приобретаемыми товарами (работами, услугами) и при этом сотрудник не имеет возможности предварительно получить деньги под отчет (не находится на территории предприятия);
4.1.3. Установить, что максимальная сумма разового приобретения товаров (работ, услуг) в интересах организации за счет собственных средств сотрудников не должна превышать ..0 000 (... тысяч) рублей;
4.1.4. Считать формой заявления с просьбой компенсировать осуществленные в интересах организации расходы и документы, подтверждающие стоимость покупки, авансовый отчет, который предоставляется в течение ... календарных дней со дня приобретения товаров (работ, услуг). Авансовый отчет визирует руководитель службы административно-хозяйственного обеспечения;
4.1.5. Выплата компенсации сотрудникам осуществляется в течение ... календарных дней со дня представления подтверждающих документов;
Лица , получившие наличные деньги под отчет на расходы , не связанные с командировкой , или лица ,осуществивших расходы за счет собственных средств обязаны в течении 30 календарных дней представить в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Таким образом, Ваш сотрудник сможет тратить свои деньги, а потом получать возмещение. Только не увлекайтесь))) должно быть "по разному"

[Ольга Васильевна]

Татьяна-Васильевна, спасибо огромное за разъяснение! Именно так я и сделаю. По поводу прихода денег в кассу - получаю из свечной лавки за проданные свечи, предметы религиозного назначения, требы и выписываю приходный кассовый ордер на общую сумму.