Как оформить оплату возврата клиента за товар в Интернет-магазин?

[DoomkAsia]

Добрый день,
Интернет-магазин отправил по заказу в другой город по ошибке не тот товар. Клиент потребовал поменять товар на тот который он хочет. Интернет-магазин отправил клиенту товар по почте в обмен на возврат неправильного за свой счет. Клиент отправил неправильный товар по почте обратно, и потребовал возместить ему расходы почты в 320р. за отправку неправильного товара обратно.
Это возмещение сделал директор, который перевел эти 320р. со своего телефона, и забрал эти 320 р. и кассы обособленного подразделения. Никаких документов он предоставлять не будет.
Получается сделала на него РКО как на под отчетника, но как мне закрывать все это дело?

[ZZZhanna]

Никаких документов он предоставлять не будет.

хм... а почему?
Попробуйте объяснить ему, что тогда эти деньги будут признаны его доходом, удержан НДФЛ и еще взносы фирма заплатит...