Перевыставление коммунальных услуг и сбор документов от поставщика

[Регина77]

Здравствуйте!Уважаемые клерки мне снова нужна ваша помощь. Есть 3 ООО, которые сдают недвижимость в аренду, услуги поставщиков коммунальных служб, им потом перевыставляются. Есть два инженера, которые отвозят документы арендаторам и привозят обратно подписанные экземпляры. Вопрос в следующем:
1. Каким образом организовать приемку-сдачу пакета документов этим инженерам, чтобы не было ситуации, когда я им отдала документы,а они будут утверждать обратное? сделать журнал по каждому ООО, расписать арендаторов и отдавать под роспись?
2. Как сделать так, чтобы они не забывали потом забрать подписанные экземпляры и им не приходилось постоянно об этом напоминать?
2. Каким образом, можно воздействовать на арендаторов, чтобы они не тянули с подписанием актов на услуги и актов сверки?
Возможно кто то нашел решение вышеназванных проблем,хотя бы их части, была бы очень признательна, если бы поделились своим опытом.

[ZZZhanna]

Каким образом организовать приемку-сдачу пакета документов этим инженерам, чтобы не было ситуации, когда я им отдала документы,а они будут утверждать обратное? сделать журнал по каждому ООО, расписать арендаторов и отдавать под роспись?

например, передавать с сопроводительным письмом, в котором будут перечислены передаваемые документы, и на вашем экземпляре получивший документы пусть расписывается.

Как сделать так, чтобы они не забывали

добросовестные и ответственные работники забывать не будут, безответственные пофигисты без напоминания и регулярных люлей вообще работать не будут.
Следить и напоминать, чтобы работники своевременно сдавали в бухгалтерию документы - часть работы бухгалтера. Радуйтесь, что вообще есть кому эти документы собирать, в некоторых организациях сбор документов руководство искренне считает обязанностью и прихотью бухгалтера.

Каким образом, можно воздействовать на арендаторов, чтобы они не тянули с подписанием актов на услуги

акты на саму аренду не являются обязательными и подписания не требуют, для подтверждения передачи коммун.услуг достаточно подписей, например, на документе с показаниями счетчиков и т.п. Ну и в договоре аренды это нужно хорошо сформулировать.

[Лёнка]

2.Поставить в зависимость от возвращенных документов начисление премии...только рублем)

передавать с сопроводительным письмом, в котором будут перечислены передаваемые документы, и на вашем экземпляре получивший документы пусть расписывается.

я тоже так делаю))

[Регина77]

например, передавать с сопроводительным письмом, в котором будут перечислены передаваемые документы, и на вашем экземпляре получивший документы пусть расписывается.


добросовестные и ответственные работники забывать не будут, безответственные пофигисты без напоминания и регулярных люлей вообще работать не будут.
Следить и напоминать, чтобы работники своевременно сдавали в бухгалтерию документы - часть работы бухгалтера. Радуйтесь, что вообще есть кому эти документы собирать, в некоторых организациях сбор документов руководство искренне считает обязанностью и прихотью бухгалтера.


акты на саму аренду не являются обязательными и подписания не требуют, для подтверждения передачи коммун.услуг достаточно подписей, например, на документе с показаниями счетчиков и т.п. Ну и в договоре аренды это нужно хорошо сформулировать.

Спасибо,большое ZZZhanna за ответ, но это требует главный бухгалтер, я ее зам и недавно устроилась на работу,поэтому пока сижу тихо.
1)А есть какая нибудь НПА , где сказано, что достаточно их подписи на актах с показаниями счетчиков?я как нибудь подойду и попробую объяснить ей?

[Регина77]

Спасибо всем за внимание к моей теме и за ваши полезные советы.

[ZZZhanna]

А есть какая нибудь НПА , где сказано, что достаточно их подписи на актах с показаниями счетчиков?

подпись арендатора на таком акте свидетельствует о том, что они подтверждают факт потребления электроэрнергии и т.п.
Думаю, что НПА в данном случае - это ГК.

[Регина77]

Добрый вечер!Вопрос о первичных документах по коммунальным услугам все не дает мне покоя. Подскажите пожалуйста:
1)отсутствие акта на потребление электроэнергии, подписанный арендатором не будет нарушением отсутствие первичных документов, за которую предусмотрена ответственность по ст.120 НК РФ?
2)Можно ли прописать в договоре аренды следующее:акты считаются признанными арендатором, если в течении 5 дней с момента получения по ним не предъявлена претензия,не согласие? данное условие будет иметь юридическую силу?

[ZZZhanna]

отсутствие акта на потребление электроэнергии, подписанный арендатором

а потом арендатор скажет, что потреблял 100кВт, а не 1000...

Можно ли прописать в договоре...

прописать в договоре можно все что угодно, только с этим условием должна согласиться вторая сторона.

5 дней с момента получения

только не забудьте отслеживать момент получения

[Регина77]

[QUOTE=ZZZhanna;54752673]а потом арендатор скажет, что потреблял 100кВт, а не 1000...

У нас есть акты снятия показаний приборов учета воды и элеткроэнергии, и они как раз есть всегда, а вот акты на услуги возвращаются не всегда

[Гали7]

Действительно, акты выполненных работ не являются обязательными, если это не оговаривается в договоре аренды. Если организация-арендатор не на ОСН, наверно даже вопроса не возникнет. Но если у вас встречка, то в требовании будут и договора, и счета-фактуры, и акты выполненных работ. И лучше обратить внимание инженеров, чтобы арендаторы не вслепую подписывали акты с показаниями по счетчикам, а тоже на них посмотрели - чтобы зрение никого не подкачало)
Документы: счет, акты выполненных работ, счет-фактуру за месяц, счет-фактуру на аванс, если есть, расчет по каждому виду перевыставляемых услуг, копии актов и счетов-фактур поставщиков коммунальных услуг, заверенные печатью-подписью, с указанием доверенности, если не ген. дир., показания счетчиков (последнее- если не отдали ранее) с сопроводительным письмом под роспись получателя-арендатора, обратно получаете сопроводительные с расшифровкой подписи и датой получения - все как и выше уже говорилось. Если хотят от вас акты выполненных работ можете ведь, когда акты сверки расчетов делаете, позвонить арендаторам и напоминать, что хорошо бы вернуть, что вы не на корзину работаете, или когда инженеры повезут очередные документы за месяц, забрать подписанные акты выполненных работ за прошлый месяц.…У нас основная масса возвращает. И если у юристов появляется работа, акты тоже могут пригодиться