Удержание из з/п стоимости бензина по топливным картам

[Nikost]

Коллеги, добрый день.
Помогите, пожалуйста, разобраться со следующей ситуацией. Искала по Форуму, но ответа не нашла
В соответствии с "Транспортной политикой" организации сотрудники заправляют автомобили посредством топливных карт (топливные карты оформлены на организацию-работодателя) и ежемесячно представляют отчеты о целевом использовании топлива. В этой же политике сказано, что стоимость топлива, не отраженная в отчетах (например, когда сотрудник пользовался автомобилем и заправлял его в выходной день, т.е. в личных целях), подлежит удержанию из з/п. Как правильно и можно ли производить такое удержание и какие делать проводки в БУ? Можно ли считать деньги на бензин на топливной картой выданными сотрудникам под отчет и отражать на сч.71? Для удержания из з/п необходимы ли заявления сотрудников, или достаточно приказа руководителя?
На мой взгляд, условия в политике некорректны, т.к. у сотрудников явно возникает доход в натуральной форме. Или я слишком мудрю и можно спокойно из з/п удерживать?

[Nikost]

Коллеги уважаемые, поделитесь, пожалуйста, своими соображениями
да, каюсь, я ужасно затупила Возможно, из-за "любимого" 6-НДФЛ мне теперь везде и всюду доходы с НДФЛом мерещатся... Пожалуйста, развейте мои сомнения...

[saigak]

1.Доход в натуральной форме возникает, если получено что то не денежное в собственность. Если возмещать, то дохода нет.
2.Карты как сотрудник получает? Под подпись или просто отдали, типа пользуйся? И что там на картах-бензин в литрах или деньги? И он берет карту с определенным количеством денег/литров?
3. Как доказать, что с этой карты именно он и именно столько на себя потратил?
4. Как ведется учет у вас средств на этих картах?

[ССГ]

Если определено, какой сотрудник, сколько получил бензина, сколько потратил на цели фирмы, то разницу между полученным и потраченным, в конце месяца удерживать из зарплаты.

[Nikost]

удерживать из зарплаты.

как подотчетные средства? или по заявлению сотрудников?

[Nikost]

что там на картах-бензин в литрах или деньги?

в политике сказано так: "Сотрудникам предоставляются специальные кредитные карты для оплаты топлива". Значит, деньги. Тогда дохода в нат.форме нет
Но далее идет такой пункт: "Топливо, приобретенное и оплаченное Компанией, использованное Сотрудником для эксплуатации автомобиля посредством топливных карт, в течение периода эксплуатации выдается Сотруднику в подотчет на основании Реестра операций по Картам, предоставляемого ежемесячно поставщиком топлива".
Топливо может выдаваться под отчет?

[olga-osina]

или по заявлению сотрудников?

по заявлению

[Nikost]

по заявлению

а материальным ущербом заправку в личных целях признать нельзя?

[olga-osina]

а материальным ущербом заправку в личных целях признать нельзя?

можно, каждый месяц проводите инвентаризацию, куча бумаг.
по заявлению проще.

[Nikost]

по заявлению проще

согласна, но клиент просто прописАл у себя в "Транспортной политике", что удерживает из з/п сотрудников по приказу причем без личного уведомления каждого сотрудника о суммах удержания. Сотрудники в листе ознакомления с политикой подписались. Мне всё это не нравится, хочу разобраться, как должно быть правильно сделано. А с топливными картами не сталкивалась никогда

[olga-osina]

Топливо может выдаваться под отчет?

думаю, в подотчет некорректно будет.
проводки должны быть:
Дт 60 (поставщик топлива) Кт 51 - перечислены деньги за топливо
Дт 10,03 (в разрезе автомобилей) Кт 60 - в конце месяца получили отчет от Поставщика по каждой карте
Дт 26 (44) Кт 10,03 - на основании отчета гсм списали на затраты
Дт 70 Кт 10,03 - какая-то ерунда...
Дт 94 Кт 10,03 - недостача на основании инвентаризации
Дт 70 Кт 94 - удержано (я думаю, этот вариант более правильный)
может с каждым водителем заключить договора о полной матер.ответственности и тогда удерживать без заявлений?

[Nikost]

может с каждым водителем заключить договора о полной матер.ответственности и тогда удерживать без заявлений?

думаете, с водителями можно заключить такой договор? и разве за ГСМ можно нести полную мат.ответственность? как-то это сомнительно...

[olga-osina]

думаете, с водителями можно заключить такой договор? и разве за ГСМ можно нести полную мат.ответственность? как-то это сомнительно...

точно не знаю, это я размышляю, как вариант.

и разве за ГСМ можно нести полную мат.ответственность?

а почему бы и нет?

[Nikost]

а почему бы и нет?

ну... как-то сложно признать ГСМ "вверенным работнику имуществом" с точки зрения ТК

[ZZZhanna]

может с каждым водителем заключить договора о полной матер.ответственности и тогда удерживать без заявлений?

возмещение ущерба тоже без заявления нельзя.

я бы разницу относила на сч.73, а оттуда уже удерживала по заявлению. Надоест заявления писать - глядишь, и пользоваться общественной шерстью перестанут.

[Nikost]

возмещение ущерба тоже без заявления нельзя.

да? вроде бы в сумме, не превышающей среднего месячного заработка, можно без заявления по распоряжению работодателя (ст.248 ТК). или я что-то не так поняла?

[olga-osina]

(ст.248 ТК)

там речь об ущербе, а ущерб надо доказать и обосновать
ст. 137-138

[Nikost]

ущерб надо доказать и обосновать

само собой но если он доказан и обоснован, то заявлений никаких не нужно

[olga-osina]

я почему-то считаю, что в ст. 248 речь идет об ущербе при наличии материальной ответственности.

[ZZZhanna]

в ст. 248 речь идет об ущербе при наличии материальной ответственности.

да. Но, насколько я понимаю, даже при возмещении ущерба действует правило 20%, остальное - по заявлению.

[olga-osina]

Но, насколько я понимаю, даже при возмещении ущерба действует правило 20%, остальное - по заявлению.

я думаю, это в месяц можно удержать не более 20%.
может, сумма ср.месячного заработка будет удерживаться (без заявления, по распоряжению руководства) в течение нескольких месяцев.

[Nikost]

даже при возмещении ущерба действует правило 20%

а, Вы об этом? да, действует это правило, согласна с Вами

речь идет об ущербе при наличии материальной ответственности

Вы имеете в виду наличие договора о мат.ответственности? Т.е. если с сотрудником такого договора нет, а он в пух и прах разнес рабочий компьютер, то с него нельзя взыскать ущерб? Я так понимаю, что в соответствии со ст.241 ТК мат.ответственность за ущерб в пределах среднего месячного заработка несет любой сотрудник независимо от наличия договора о мат.ответственности

[Nikost]

olga-osina, ZZZhanna, как вы считаете, в моей ситуации сотрудники, заправляющие авто с топливной карты в личных целях, наносят работодателю ущерб?

[olga-osina]

Т.е. если с сотрудником такого договора нет, а он в пух и прах разнес рабочий компьютер, то с него нельзя взыскать ущерб?

наш юрист говорит, что нельзя. я ему верю.

[Nikost]

наш юрист говорит, что нельзя

а какие он приводит аргументы? на мой взгляд, работник несет ограниченную мат.ответственность за ущерб во всех случаях, когда нет законных оснований для привлечения его к полной мат.ответственности, а ограниченная мат.ответственнасть - это та, что ограничена средним месячным заработком...
в общем, что-то я совсем запуталась... может, ну его, и делать, как у клиента в Политике написано и не заморачиваться?

[olga-osina]

может, ну его, и делать, как у клиента в Политике написано и не заморачиваться?

если ответственность несет клиент, я бы не заморачивалась.

а какие он приводит аргументы? на мой взгляд, работник несет ограниченную мат.ответственность за ущерб во всех случаях, когда нет законных оснований для привлечения его к полной мат.ответственности, а ограниченная мат.ответственнасть - это та, что ограничена средним месячным заработком...

вот наш юрист говорит,что взыскать можно, если будет заключен договор о материальной ответственности. а такой договор может быть заключен в определенных случаях.

а вообще, я сделала бы так - сотруднику в бак по отчету ПОставщика залито 100 л., сотрудник отчитался за 60 л. я считаю, что у него в баке есть 40 л и на его топливную карту не перечислять денег до тех пор, пока он все не возместит, пусть заправляется за свои.

[Nikost]

такой договор может быть заключен в определенных случаях

это о полной мат.ответственности, а есть еще ограниченная

[ZZZhanna]

как вы считаете, в моей ситуации сотрудники, заправляющие авто с топливной карты в личных целях, наносят работодателю ущерб?

если по договоренности между РД и работником заключено соглашение о том, что работник имеет право пользоваться имуществом организации в личных целях с последующим возмещением расходов (а, видимо, именно это имели в виду составители данной "Транспортной политики"), то никакого ущерба тут нет. На мой взгляд, это как питание работников столовой с последующей оплатой из зарплаты. Ну или как личные разговоры по рабочему телефону, если их можно выделить.
Я бы, наверное, что-то вроде доп.соглашения к трудовому договору составила с неким бланком "извещение-согласие", где РД извещает об израсходованной сумме, а работник ставит подпись под словами "прошу удержать данную сумму из зарплаты".

[Nikost]

если по договоренности между РД и работником заключено соглашение о том, что работник имеет право пользоваться имуществом организации в личных целях

да, вот так в Политике и прописано. Но при этом там же сказано, что стоимость топлива в случае заправки авто при его использовании в личных целях удерживается из з/п сотрудников по приказу гендира без уведомления сотрудников. Вот я и заморочилась, насколько вообще такое правомерно.

работник ставит подпись под словами "прошу удержать данную сумму из зарплаты"

нет ничего такого, есть только подписи сотрудников в листе ознакомления с "Транспортной политикой".

З.Ы. Вот, кстати, мой пример для соседней ветки про аутсорсинг: я пытаюсь до последнего докопаться до того, как сделать правильно, а не забить и делать как "левая пятка" клиента захочет...

[Dump]

ежемесячно представляют отчеты о целевом использовании топлива

А это что такое?
Насколько я знаю, единственный документ для списания (учета) ГСМ - путевой лист. В нем есть остаток при выезде, при возвращении и "заправлено". И это подтверждается подписью водителя на каждом путевом листе.
На основе этих ПЛ мы каждый месяц удерживали пережог - и проблем не было.