Аренда квартиры

[Аноним]

Добрый день! Ситуация такая: наши сотрудники выезжают в командировку в другой город и для проживания решено снять квартиру у физического лица на несколько месяцев. Но столкнулись с такой проблемой, что мы не можем найти хозяина квартиры, который был бы согласен заключить договор аренды с организацией. Следовательно, вопрос такой: если наш сотрудник от своего имени (минуя упоминание об организации) заключит договор аренды с физическим лицом, а по прошествии времени отчитается за расходы авансовым отчетом. Можем ли мы принять такие расходы к учету? Какие документы необходимо приложить, достаточно ли будет договора аренды и расписок? И как дела обстоят с НДФЛ? Мы же в этом случае не будем являться налоговыми агентами и никакой отчетности (2-НДФЛ, 6- ндфл) подавать на стороннее физ. лицо не нужно?

[Тавита]

Не мое, но согласна.

Если работник в командировке самостоятельно снимает квартиру, то расходы на проживание возмещаются в сумме, которая фактически потрачена и документально подтверждена (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ). В этом случае она не облагается НДФЛ.
Подтверждающими документами могут быть, например, договор найма, договор с риелторским агентством (если поиск квартиры произведен через него), расписка наймодателя о получении платы, документы, свидетельствующие об оплате услуг агентства. По возвращении из поездки работник должен приложить их к авансовому отчету.

Мы же в этом случае не будем являться налоговыми агентами и никакой отчетности (2-НДФЛ, 6- ндфл) подавать на стороннее физ. лицо не нужно?

Не являетесь. Не нужно.

[Аноним]

Тавита, спасибо вам за ответ!

[ZZZhanna]

Не мое, но согласна.

а чье? Это официальное разъяснение или просто статья?
Потому что, ИМХО, юридически получается так: если работник самостоятельно, без согласования работодателя заключил договор найма, то нет оснований считать это расходами организации, но зато есть основания признать выплату доходом работника.
Если же работник заключил такой договор найма по согласованию с РД (т.е. такой вариант предусмотрен Положением о командировках), то он выступает как представитель юр. лица, => это расходы РД и РД является агентом по отношению к арендодателю (если это физик).

[Тавита]

ZZZhanna, не согласна про представление интересов организации (если смотреть на ситуацию в целом). Ведь мы не требуем в принципе с командированных документов от гостиниц, оформленных на ЮЛ, вполне удовлетворяемся выписанными на имя ФЛ. Именно потому, что услуги проживания (так же как и проезда) являются персонифицированными и оказываются в отношении конкретных лиц. И речь идет именно о возмещении расходов ФЛ (по проезду, проживанию и тп).
Другое дело, что у ТС речь идет о длительной аренде одним сотрудником, при условии проживания не только им, но и другими. Но тут уже возможны варианты решения.

а чье? Это официальное разъяснение или просто статья?

Конечно не официальное. И даже не статья - разъяснение какого-то консультанта (из моих подборок по разным ситуациям).
Сама этим вариантом пользовалась неоднократно, при ВНП вопросов не было.

[ZZZhanna]

Ведь мы не требуем в принципе с командированных документов от гостиниц, оформленных на ЮЛ, вполне удовлетворяемся выписанными на имя ФЛ. Именно потому, что услуги проживания (так же как и проезда) являются персонифицированными и оказываются в отношении конкретных лиц. И речь идет именно о возмещении расходов ФЛ (по проезду, проживанию и тп).

но относительно гостиницы организация и не будет являться налоговым агентом.

не согласна про представление интересов организации

а что в другом городе делает сотрудник?

[Аноним]

А если предположить, что организация все-таки является налоговым агентом, но сумму НДФЛ не смогла удержать (т.к. расчеты происходили между физическими лицами). Возможно ли, в этом случае, просто подать сведения о невозможности удержания НДФЛ (со стоимости арендной платы)?

[ZZZhanna]

Возможно ли, в этом случае, просто подать сведения о невозможности удержания НДФЛ (со стоимости арендной платы)?

это и нужно сделать.

[Olaf]

это и нужно сделать.

Но ведь договора аренды с собственником нет. На кого подавать сведения?

[ZZZhanna]

Но ведь договора аренды с собственником нет.

на каком основании тогда вообще кто-то что-то кому-то платил?

[Аноним]

Но ведь договора аренды с собственником нет. На кого подавать сведения?

Договор с собственником будет заключать наш сотрудник от своего имени.

[Свечков]

он выступает как представитель юр. лица

только не в отношениях с арендодателем.

[ZZZhanna]

только не в отношениях с арендодателем.

почему? он для себя лично снимает квартиру?

[Свечков]

ZZZhanna, а для кого? Для любовницы что-ли? В принципе, возможно и так. Но арендодателю по большому счету наплевать, для кого он снимает квартиру. Ему, как правило, важно, чтобы не было животных

[ZZZhanna]

о арендодателю по большому счету наплевать

речь про арендатора. И о подтверждении производственной направленности расходов на аренду.

[tv06]

Договор с собственником будет заключать наш сотрудник от своего имени.

как вы потом это оплатите? Хочется бодаться с ИФНС, что это не доход сотрудника и не нужно начислять взносы и налоги?
я настоятельно прошу сотрудников в гостиницах говорить, что они не Ивановы, а сотрудники ООО, и документы, особенно счет-фактуры, нужно выставлять на ООО. Поскольку со сч-ф на физлицо точно не получим вычет
А вы говорите, договор заключается на физлицо - тогда это расходы физлица и если компенсировать, то, полагаю, будут проблемы и у арендодателя (если конечно он неофициально сдает квартиру) и у арендатора

[Свечков]

речь про арендатора

так я про него и толкую. В отношениях с арендодателем АРЕНДАТОР не является представителем юр. лица. Потому что арендует жилье для себя. Лично ему, командированному арендатору, стремно ночевать на лавочке. Ему, а не юр. лицу. Даже не смотря на то, что, само собой разумеется, до командировки испросил у юр. лица благословения на аренду квартиры, ибо дешевле чем в гостинице. А может просто нет в том селе гостиницы. Бывает и так.

И о подтверждении производственной направленности расходов на аренду.

и гадать нечего. Какую командировка имеет направленность, такую же направленность имеют и расходы. Командировка производственной направленности = расходы производственной направленности. А расходы на наем жилого помещения даже для налога на прибыль учитываемые.

[tv06]

так я про него и толкую. В отношениях с арендодателем АРЕНДАТОР не является представителем юр. лица. Потому что арендует жилье для себя. Лично ему, командированному арендатору, стремно ночевать на лавочке. Ему, а не юр. лицу. Даже не смотря на то, что, само собой разумеется, до командировки испросил у юр. лица благословения на аренду квартиры, ибо дешевле чем в гостинице. А может просто нет в том селе гостиницы. Бывает и так.


и гадать нечего. Какую командировка имеет направленность, такую же направленность имеют и расходы. Командировка производственной направленности = расходы производственной направленности. А расходы на наем жилого помещения даже для налога на прибыль учитываемые.

при условии правильного документального подтверждения
оформить договор на ООО и заплатить НДФЛ не так сложно и не так дорого, как все налоги и взносы за сотрудника, да плюс еще штрафы после претензий ИФНС, которые вероятнее всего будут, возможно отобъетесь в суде, а может нет

можно конечно все оформить и надеяться, что выездной не будет))) можно и так

[Свечков]

я настоятельно прошу сотрудников

надеюсь проезд на поезде по билетам, купленным (о, боже!!!) на имя сотрудников, все-ж таки компенсируете? Или: заключил договор перевозки на физлицо - твои расходы, твои проблемы. В следующий раз пешком иди

[Свечков]

при условии правильного документального подтверждения

Грех не согласиться. Договор найма и расписочку однозначно нужно приложить.

оформить договор на ООО и заплатить НДФЛ не так сложно

Да вообще элементарно. Если арендодатель согласен

как все налоги и взносы за сотрудника

Какие налоги и взносы? На суммы возмещения расходов по найму жилого помещения в командировке. А зачем Вы их удерживаете/начисляете?

[tv06]

нет не компенсируем)))))

мы им покупаем по безналу))))


"А зачем Вы их удерживаете/начисляете? " мы не удерживаем))) у нас нет аренды у физлиц , только гостиницы))))

а если бы и была, то только с оформлением договора аренды с собственником

а если арендодатель не согласен - я бы вообще била тапком по столу и требовала найти другого)))

[Свечков]

tv06, удачно у Вас все складывается.

[Olya09]

Тема интересная! Мы ООО тоже заключили договор аренды для иногороднего нашего сотрудника.который недавно устроен. Подскажите проводки?
26-76?договор ежемесячно списывать в затраты
д7605 к68,01ндФЛ физлица
Этого достаточно если в дог будет фамилия сотрудника вписана?