Добрый день, коллеги

Может кто то уже сталкивался. Сотрудник за 2 месяца до начала командировки оплатил гостиницу для проживания и предоставил мне выписку из банк о снятии в рублевом эквиваленте. Как надо правильно сделать? После его приезда и предоставления Инвойса мне все равно валюту надо пересчитать на дату утверждения отчета?