Посоветуйте структуру бухгалтерии

[id104533792]

Добрый день, коллеги!
Прошу совета от опытных товарищей. Производственное предприятие (небольшое, 35 чел.численность) растет. В штате бухгалтерии единственный бухгалтер (он же главный) - это я. Обязанности - веду учет первички, заношу в 1с, занимаюсь всеми участками учета (учет тмц, ОС, зарплата, налоги, банк, касса, авансовые отчеты), составляю и сдаю официальную отчетность. Управленческий учет пока ведется частично.
Большая часть рабочего времени занята учетом ТМЦ (приход товаров, материалов, реализация, проверка отчетов производства за смену, реализаций, кассовых документов (есть онлайн-касса в салоне)).
У руководства постепенно зреет понимание, что я временами зашиваюсь (расшиваюсь за счет переработок) и что нужен мне помощник. Я и сама это понимаю, но просто принимать бухгалтера, не обдумав его обязанности и систему мотивации, не хочется. Обжигалась уже (на прежних местах работы была большая бухгалтерия).

Посоветуйте, с чего начать, как запланировать разделение участков работы. Я почитала, грамотные люди пишут о бухгалтерах-операционистах, бухгалтерах на участках, старших бухгалтерах. Кто эти люди, каковы должны быть обязанности у этих категорий бухгалтеров?

Я предполагаю передать учет ТМЦ моему будущему помощнику. Скорее всего это будет учет поступлений ТМЦ (либо проверка документов и частичное занесение в 1с, либо полностью занесение в 1с; сверки с поставщиками; частичный учет реализации (в смысле, контроль сдаваемых в бухгалтерию накладных на реализацию, проверка учета тмц в рознице (создание реализаций и проверка оборотов, у нас есть небольшая розница по типу опта) и учет материалов (в т.ч производственных). Списание материалов в основное производство предполагается автоматизировать, так что ручками списывать придется только непроизводственные материалы. Ну и инвентаризации ТМЦ тоже до кучи туда же.

Кто что подскажет? Поделитесь личным опытом, у кого как устроена структура бухгалтерии?

[Yuwa]

Я думаю, что в каждом случае трудоемкость по учетным участкам различна в зависимости от специфики предприятия. К тому же, вы правильно сообразили, что она зависит от уровня автоматизации. Посему вы сами должны столько навалить вашему помощнику, чтобы он мог с этим справиться. Цель - максимально разгрузить себя от рутины

[Татьяна-Васильевна]

id104533792, можно убрать участок ТМЦ. Учет пусть осуществляет кто-то из цеха (кладовщик, диспетчер и т.д). Приход и списание делает не бухгалтер. Также убрать инвентаризация. Это удобно, именно тот,, кто понимает спецификацию (знает продукцию) легко справится с этой задачей. Вы ничего не пишете про учет именно в производстве (нормировки,ЗП, калькуляции, с/с и т.). Помните! бух инструмент обрабатывающий, а не сочиняющий)), так оставьте себе только бухгалтерию....

[id104533792]

Спасибо всем за ответы. С удовольствием бы скинула с бухгалтерии учет ТМЦ. Учет в производстве не налажен, именно поэтому списанием сейчас занимаюсь я (котловым способом).
Совсем избавиться от ТМЦ не получится, определенный закуп и расход ТМЦ производится в офисе и двух торговых точках. Но основной объем это конечно производство.
Есть задумка автоматизировать учет в производстве, но это пока в разработке. Учредители услышали (я их пригласила на беседу с программистами-внедренцами 1с сторонней консалтинговой компании) что нужно спецификации в 1с создавать на каждый вид продукции (а продукция-номенклатура новая создается практически ежедневно) и погрустнели. Чтобы все грамотно вести (приход производственных материалов по сокращенному списку наименований, отчет производства за смену с одновременным списанием материалов по норме), плюс неплохо было бы и учет ценообразования настроить.. - это нужна какая то дополнительная учетная единица. Как назвать не знаю, может экономист. Сейчас все расчеты по нормам списания ведутся учредителями в экселе.
Вот и думаю, если мне и дадут в помощь бухгалтера, возможно на него и свалят эту учетную работу (занесение спецификаций, цен, приход тмц). И по факту, я то буду не особенно и разгружена.

[Yuwa]

Есть задумка автоматизировать учет в производстве, но это пока в разработке. Учредители услышали (я их пригласила на беседу с программистами-внедренцами 1с сторонней консалтинговой компании) что нужно спецификации в 1с создавать на каждый вид продукции (а продукция-номенклатура новая создается практически ежедневно) и погрустнели.

Я думаю, что сначала нужно посмотреть на рынке "готовое решение" для вашей отрасли. Новая номенклатура может создаваться часто (но не каждый день, это вы преувеличили), если фирма растет и постоянно щупает рынок. Что за отрасль у вас?

[id104533792]

Я не преувеличиваю, я описываю реальные процессы. У нас производство ортопедических матрасов, номенклатура создается по принципу "Модель"- "Размер" - "Тип ткани, чехла, конструктивные особенности (толщина слоя кокоса к примеру)". В основном стандартная номенклатура, но до 100 единиц в месяц - индивидуальные заказы (в основном индивидуальные размеры). Вот уже в среднем 3 штуки новой номеклатуры в день и это только по индивидуальным размерам.
Модельные ряды появляются новые (1-2 в месяц) в серийное производство, 1-2 в месяц под конкретного оптовика..так что новая номенклатура ежедневно это реальность.
А что такое готовое решение на рынке? Готовое решение автоматизации?

И да, фирма растет и постоянно "щупает рынок", мониторим конкурентов постоянно. Как и они нас.

[Yuwa]

Проблема в том, что у вас не совсем серийное производство. У вас смешанный вариант, в том числе и позаказно. Я имел ввиду http://solutions.1c.ru/catalog
Но для вашего случая там вы вряд ли что подберете. Поищите во внедренных решения на 1С

[id104533792]

Да, не серийное согласна. Плюс розница, пусть небольшая, но геморройная (тоже позаказный учет и онлайн касса с эквайрингом+торговля покупными товарами). Я уже сама не ищу решений автоматизации, обратились к консалтингу. Там умные люди, на внедрениях производств собаку съели, будем пользоваться их мозгами.
Я больше про распределение обязанностей в бухгалтерии думаю. И в процессе осмысления все больше понимаю, что большая часть обязанностей, возложенная на меня, она в общем-то не бухгалтерская.
Как пишет другой автор в этом разделе, меня лампочки вкручивать, договора подготавливать и туалетную бумагу считать не заставляют (но пару договорчиков в месяц я делаю по просьбе директора), но также как и у нее, сфера обязанностей главного бухгалтера в нашей фирме для учредителей (не всех, а нескольких) несколько размыта. Вот я и пытаюсь грамотно отвести от себя трудоемкие элементы управленческого учета (контроль правильности занесения номенклатуры в 1с, налаживание производственных операций по приходу-списанию тмц, выпуску продукции).

[Татьяна-Васильевна]

id104533792, то что Вы сейчас пишите, я проходила три года назад. Посмотрите архив форума (про автоматизацию и производство я писала, не все так легко и просто. Стоит больших денег и нервов). Котловой метод(!!) это только для учета в БУ. С "натяжкой" в НУ, но!!! калькуляции и расчет с/с никто не отменял. А это самая сложная часть. Под это понятие попадает все производство.

[Татьяна-Васильевна]

http://forum.klerk.ru/showthread.php?t=515027
http://forum.klerk.ru/showthread.php?t=524686

[id104533792]

Спасибо большое, начну читать

[id104533792]

В общем, уважаемые бухгалтера, история с автоматизацией и помощником бухгалтера закончилась ничем. Пока.
Что я предприняла:

1. Нашла консалтинговую фирму, оказывающую услуги автоматизации, со небольшим штатом толковых программистов. Нашла по рекомендациям, люди немолодые, давно на этом рынке. "Вытащила" на встречу с этой фирмой наших учредителей-директоров. Час общались, директора кажется, мало что поняли, зато мне было понятно все (как человеку, внедрявшему учет в нашей фирме).
2. Пообщалась с учредителями-директорами на предмет приема в штат мне помощника. Или не мне - а, допустим, в подразделение склад (оператора), но чтобы с меня переложить на него учет первички ТМЦ.
3. Набралась смелости и заикнулась про увеличение моей зарплаты). Обосновала скупо (не умею грамотно выпрашивать даже то, что законно и справедливо) - мол, цены кругом растут, инфляция, а также у меня вырос объем работы (раза в 1,5-2) за счет увеличения продаж, увеличились площади, увеличился штат, много забот отнимает онлайн-касса. И вообще, почитав, предыдущие посты, могу написать почти слово в слово: начинали работу (с нуля), было не очень сложно, зато за 1,5 года от начала деятельности - штат вырос с 9 до 30 человек, черно-белый учет, две обособки (розница), эквайринги, 1 онлайн-касса (крови выпила ведро), ВЭД (импорт из Белоруси, небольшой объем, экспорт в Казахстан, пока одна сделка), ЕНДВ+УСН, продажи было 3-4млн в мес, стало 9-10 млн. в мес., командировки, авансовые отчеты. 1 юр.лицо. Управленческий учет ДДС. Формирование производственной себестоимости - моя ежемесячнаятворческая работа. В смысле, списываю все материалы под ноль (хотя для налогового учета это и не имеет значения).
Программиста для поддержки 1с нет. Все заминки с закрытием месяца решаю сама с помощью интернета. В крайних случаях (конкретные косяки 1с) - платно обращаюсь к почасовому программисту. В общем, рост объема и разнообразия хозяйственных операций налицо.

Что я получила в ответ:

1. По пункту 1 (автоматизация учета). С консалтингом мы почти уже согласовали план работ (от наших директоров требуется только дать внятный ответ - планируем ли мы связку интернет-магазина с нашей 1с, от этого зависит, нужно ли пересматривать справочник номенклатуры; и решить в какой учетной программе вести учет - в имеющейся (1с УПП) или купить Комплексную автоматизацию. Но тут директора неожиданно "включили заднюю". Мол, не убедили вы нас, товарищи, а насколько нам это нужно - внедрять что-то, платить такие бабки (цену работ консалты озвучили от 100тыс до 1млн в зависимости от наших запросов) и вообще, не убедили они нас, "продавали" они (консалты) себя как-то неубедительно.. В общем, не пойму, то ли денег жаль, то ли не хотят упорядочивать учет, то ли вообще не понимают необходимость улучшения учета. А скорее всего, все три фактора вместе мешают принять положительное решение. Так что будем сидеть без учета реальной себестоимости производимой продукции и других прелестей нормальной автоматизации учета.

2. По пункту 2) - прием в штат мне помощника. Выслушали. Спросили а какие функции я бы хотела передать помощнику-бухгалтеру. И тадам! согласились, но - они планируют загрузить будущего моего (или не моего) помощника доп.функциями - занесение в 1с всех заказов покупателей (сейчас эту работу делают менеджеры по продажам) и выписку всех реализаций (эту работу делают все понемногу. Оптовикам реализации выписывают менеджеры, розничным покупателям - я). Только один маленький ньюансик делает эту маленькую работку на мой взгляд, помехой для помощи мне - отпускные цены. В 1с они не занесены. Менеджеры их знают из отдельных прайсов, плюс существует система скидок, вип-цен, акций. Менеджеры то их знают, а новый помощник нет. И чтобы заносить заказы покупателей, эти цены придется у менеджеров спрашивать (тем самым отвлекая их от работы). В общем я увидела, что этот мой помощник плавно переквалифицировался в еще одного менеджера по продажам с функциями оператора (выписки реализаций). Куда в его рабочее время впихнуть учет ТМЦ - мне непонятно.

3. По пункту 3 - повышение зп. Результат нулевой. А за что повышать? Не за что. И так же все работает)

Если что-нибудь изменится в лучшую сторону - напишу в этой теме.

[Yuwa]

Вести учет на фирме из 35 человек на УПП оригинально. Не понял, зачем еще переходить на комплексную автоматизацию. А так- все хорошо. Если вы сумеете переложить работу на помощника, будет неплохо. В связи с этим ваши хозяева правильно сделали, что не стали рассматривать вопрос о повышении вашей ЗП

[id104533792]

Переходить на комплексную предложили консалты именно из-за отсутствия у нас штатного программиста 1с и сложности работы в УПП.
Я в какой то степени выполняю функцию обслуживания этой УПП (ищу варианты обновления, закрываю периоды редактирования, настраиваю права пользователям, мучаю закрытие месяца по нескольку дней, именно из-за непродуманного регламента списания материалов в производство, причем делаю это в выходные удаленно в свое нерабочее время) - все эти моменты не являются моими прямыми обязанностями, это работа программиста-консультанта 1с, которую я делаю бесплатно и долго (из-за отсутствия специфических знаний, ищу ответа на форумах и в интернете). Собственно это и есть главное обоснование повышения оплаты моего труда.
Я почему и начала активные движения в сторону автоматизации -потому что надоело много времени уделять борьбе с 1 в ущерб бухгалтерским обязанностям. Или в ущерб моему личному времени.
Но руководство это или не понимает или наоборот, прекрасно понимает и его это устраивает. Почасовая оплата программиста у нас минимум 900руб/час. И таких часов, если бы я обращалась к нему по всем проблемам, набегало бы 5-20 часов ежемесячно (с учетом написания обработок, которые нам нужны).

[Yuwa]

Ну да, ну да. Если с УПП перейти на КА 2, вам станет намного легче С таким консалтингом вы могли далеко зайти. Реально минимизировать затраты на ИТ вы могли бы только при наличии хорошего отраслевого решения. Если его нет, я бы рассматривал сугубо учетные решение на БП.

[id104533792]

БП тоже рассматривалась. Отметена по 3 причинам: будет бардак с учетом ТМЦ из-за черно-белого учета (часть сырья и товаров закупается за наличку без документов, но используется в "белом" производстве или отгружается вбелую); невозможность вести развернутую производственную себестоимость каждой единицы товара (в БП нет такого функционала); связь с сайтом интернет-магазина тоже из БП не настроить, а у учредителей есть такие планы.
А я бы лично уже перешла на БП и не мучалась бы.
Кстати, спасибо за направление, если мои учредители так и не разродятся на грамотную автоматизацию - пожалуй буду ставить ультиматум о переходе на БП. Если им не нужен грамотный управленческий учет, то зачем сейчас такие сложности.
Типового отраслевого решения нет -искали.

[Татьяна-Васильевна]

Почасовая оплата программиста у нас минимум 900руб/час

по СПб 2850 р...

[id104533792]

Я в Новосибирске. 900 р. это по знакомству. Мы обслуживались в фирме-партнере 1с, нас вел один грамотный спец. Потом он уволился и всем "своим" бывшим клиентам предложил свои услуги частным, так сказать, образом, дешевле чем через фирму. Иногда обращаемся к нему, нареканий не было. И еще один грамотный специалист нам помогает иногда (побороть косяки с онлайн-кассой), расценки такие же...