Тема: Нужна помощь по авансовым отчетам в бюджетном учреждении

Здравствуйте!

Человек, который занимался авансовыми отчетами, уволился. Сейчас разбираюсь с этим вопросом. По ходу дела появились вопросы. Прошу помочь с советами.

Подотчетник оформляет документы на командировку в декабре, получает через кассу по расходнику суточные. Сама поездка должна быть с 9 января по 10 января. Но подотчетник предоставил документы по транспорту с 3 января (билет на 3.01.18г.) Его в расчет не берем, я правильно понимаю? Заполняю авансовый отчет.



В кассу вносится сумма возврата по приходнику по суточным (выдавалось большая сумма, чем требовалось). При этом в авансовом отчете совпадают остаточные суммы с предыдущим авансом.


Делаю следующий авансовый отчет через время с оплатой по факту начисления по рко. Но остаток по авансовому отчету уже не сходится. В чем я ошибаюсь? Или из-за пко так и должно быть?


И еще вопрос. Девочка, которая занимала должность до меня, выдала аванс подотчетному лицу в тот момент, когда у него еще оставались деньги. Я так понимаю, это штраф. Исправить ничего нельзя - отчеты годовые и баланс сданы уже. Скажите, чем это грозит (сумма штрафа).

Заранее благодарю!

Второе фото - дата и время формирования а/о раньше чем приходный ордер. В третьем - всё правильно - у него перерасход такой) а зачем Вам столько авансовых ? Он ведь всего один раз отчитался...

Я бы билет за 3 января тоже не оплатила. По последнему вопросу- ничего не будет) почитайте по этому вопросу ...были изменения)

Сообщение от uluy

выдала аванс подотчетному лицу в тот момент, когда у него еще оставались деньги. Я так понимаю, это штраф

Узбагойтесь))))

Сообщение от uluy

Делаю следующий авансовый отчет через время с оплатой по факту

Хотите совет?
Не делайте АО "перерасходом".
Ведь АО составляется в израсходовании ранее полученных в подотчет сумм.
Начислите и выплатите по ведомости.
Это будет правильнее...

Дата авансового отчета в день получения пко по второму фото.

Из вашего вопроса о количестве авансовых отчетов следует, что только 1 отчет надо сделать было? При получении пко не следует делать авансовый отчет? Я просто ориентируюсь пока на предыдущие варианты ведения отчетов... Там так было. Можно только по отчетам подотчетника делать их?

Просто у нас специфика такая, что выдают деньги постфактум. Т.е. отчет подотчетник сделал, а выплатить ему могу и через месяц. Выходит, что "висят" суммы пко просто так? И только когда следующая поездка будет, тогда включать в авансовый отчет пко и рко? Поездка следующая может быть и через 6 месяцев и через год...

Сообщение от ПНатальяВ

Я бы билет за 3 января тоже не оплатила. По последнему вопросу- ничего не будет) почитайте по этому вопросу ...были изменения)

А где почитать можно? Я пока плаваю в этом вопросе...

Сообщение от topalov

Хотите совет?
Не делайте АО "перерасходом".
Ведь АО составляется в израсходовании ранее полученных в подотчет сумм.
Начислите и выплатите по ведомости.
Это будет правильнее...

Выдаются деньги только после того, как человек предоставил документы. Выдача денег идет после оформления авансового отчета. Финансирование обычно проходит позже же. Так не должно быть? Надо выдавать перед командировкой деньги?

Сообщение от uluy

Выдаются деньги только после того, как человек предоставил документы. Выдача денег идет после оформления авансового отчета. Финансирование обычно проходит позже же. Так не должно быть?

Богатые у вас сотрудники. За свой счет выполняют служебное задание. Ну так вообще им не начисляйте - скатались, вот и молодцы.

Сообщение от topalov

Богатые у вас сотрудники. За свой счет выполняют служебное задание. Ну так вообще им не начисляйте - скатались, вот и молодцы.

У нас в командировки редко отправляются. За год может человека 3 отправиться. И все, судя по записям, получают деньги после предоставления отчета

а я бы разобралась все же с билетом. Может, у вас поезд раз в 10 дней ходит.... почему он билеты так рано взял? А по поводу того, что надо заранее деньги выдавать- надо бы, конечно, но не всегда так получается, к сожалению. У нас тоже очень часто за свой счет едут. Билеты почти всегда покупают за свой счет, финансирование часто приходит за день-два до отъезда, отправляем на карту, пока сотрудник в пути.

Сообщение от ВласА

а я бы разобралась все же с билетом. Может, у вас поезд раз в 10 дней ходит.... почему он билеты так рано взял? А по поводу того, что надо заранее деньги выдавать- надо бы, конечно, но не всегда так получается, к сожалению. У нас тоже очень часто за свой счет едут. Билеты почти всегда покупают за свой счет, финансирование часто приходит за день-два до отъезда, отправляем на карту, пока сотрудник в пути.

По поводу билета - человек решил поехать раньше сам к друзьям. Не скрывает этого. Поезда ходят ежедневно