Добрый день, уважаемые форумчане.
Направьте, пожалуйста, в таком вопросе.
Мы благотворительный фонд. У нас есть проект по сохранению природных территорий в Калужской области. В рамках выполнения работ, которые длятся почти год наши специалисты выезжают в область и там в полях проводят различные замеры и т.д. Для этого доброволец предоставляет сотрудникам свое авто и сам же им управляет. Мы заключили с ним Договор безвозмездной аренды транспортного средства. Там мы пишем, что возместим ему расходы на бензин и некапитальные ремонт, если в процессе экспедиции он понадобится. И вот он приносит мне стопку чеков с бензоколонок и заказ-наряды на мелкий ремонт.
Вопрос такой:
1. на кого я должна оформить АО. Он же не сотрудник. Или не нужно АО и перечислять сразу на реквизиты сбрекарты общей суммой.
2. плюс мне кажется должно быть какое-то обоснование того количества бензина, который он потратил на эти разъезды. Что-то типа маршрутного листа. Но они его не оформляли. Ездили много месяцев куда и когда было нужно ничем себя не ограничивая и ничего не записывая.
Подскажите плиз какие документы должны быть оформлены.