Кто как ведет первичку? Нужен совет

[niksr]

Профессионалы с опытом, подскажите - как правильно работать с первичкой?
Небольшая компания, 20-50 документов в месяц.

Меня интересуют прям детали: счета-фактуры лучше вместе с актами хранить или отдельно, как сделать так, чтобы не забывать, что нужно отправить контрагентам, а что от них не получили, по какому принципу лучше папки организовать и т.д. Хочется, чтобы был порядок-порядок, не знаю, как подступиться.
Можете поделиться best practices?

[Nadia T-Grad]

Отдельно папка поступлений (акты, нк, сф), отдельно папка отгрузок (торг12, акты, подписанные заказчиками). Папка счета не оплаченные (на каждом - крайний срок оплаты), папка счета оплаченные (в хронологии по дате оплаты).
Сейчас нам в программе сделали галку "документы получены" и соответственно отчет по полученным/неполученным документам поставщиков и заказчиков. А раньше в экселе реестр вела. По заказчикам - выгружала список номеров отгрузок и отмечала, что есть, чего нет. И по поставщикам реестр: программа присваивает входящий номер, пишу его на сф и отмечаю в файле наличие, причем один столбик по наличию НК/акта, другой - наличие сф. Если чего-то нет или сканы вместо оригиналов, указывала в других столбцах дату и контрагента. В экселе фильтры есть - можно отобрать строки, по которым стоит "нет". Потом логисты или я сама запрашиваем оригиналы. Через какое-то время или доки привозят, тогда отмечаю наличие, либо напоминаю, что нужны документы. У нас примерно по 300 поступлений в месяц. Табличка так вставилась: (это отбор, чего нет)
№ п/п н НК н СФ Дата Название Информация
1721 н НК н сф 2.04 сони скан
1737 н НК н сф 2.04 сони скан
2740 н НК н сф 8.10 штанц скан
3896 н НК н сф 14.10 ИТАР скан

[ZZZhanna]

Сейчас нам в программе сделали галку "документы получены" и соответственно отчет по полученным/неполученным документам поставщиков и заказчиков.

у нас в торговой программе есть галочка "замена", т.е. документы с дефектами,требующие замены (доработка).
В 8.3 есть галочка "оригинал получен" - очень классная штука, предусмотренная уже программой.
В 8.2 отметки ставили в поле № во входящих счетах-фактурах, перед составлением отчетности фильтровали по этим пометкам для проверки.
Еще есть поле "комментарий", тоже можно использовать.
Вести полный параллельный учет в экселе, это, конечно, жесть, но без таблички с проблемными документами, имхо, не обойтись.

Меня интересуют прям детали: счета-фактуры лучше вместе с актами хранить или отдельно,

зависит от количества документов и загруженности - я лично за то, чтобы счета-фактуры хранить отдельно, но не всегда хватает на это времени.

как сделать так, чтобы не забывать, что нужно отправить контрагентам

вообще надо вести планировщик-органайзер в каком-то виде

[niksr]

Спасибо за стоящие советы

[varip]

последнее время никак для себя не решу-где хранить УПД? с накладными или сч-фактурами. проверять наличие неудобно. делаю отметку в реестре сч-фактур что это упд. а делать копии-вроде как лишняя работа. Кто как этот момент решает?

[Январь]

УПД храню со счетами-фактурами, никаких копий, разумеется, не делаю. При вводе в 1с вместо номера накладной/акта пишу "УПД", чтобы при проверке наличия накладных/актов не возникало вопроса, где документ.

[Щекуля]

Делаем копии к накладным, а оригиналы подшиваем к счетам-фактурам (но счет-фактуры храним как и накладные 5 лет, а не 4 года).