Участие в выставке и все расходы, что с ней связаны.

[Светлана М]

Уважаемые форумчане, опять спешу к Вам за разъяснениями. Фирма в сентябре участвует в выставке, аренду павильона, гостиницу для ген. дира, сувениры-оплатили от фирмы уже. Сегодня ген. дир со своей карты оплатил билеты на самолёт в обе стороны.
Вопросы:
1. Как ему компенсировать эти деньги (и как это правильно оформить) если кроме распечатки с интернета (так называемый электронный билет и потом посадочный талон) без всяких печатей и подписей мне ни чего не предоставят?
2. Деньги выдать под отчёт сейчас или когда полетит в командировку?
Хочется все расходы очень грамотно подтвердить, т.к. фирма только начала деятельность и дохода нет, только расход.
3.Чем теперь подтверждают нахождение в командировке(командировочные ведь отменили)?

[tv06]

1 распечатки с интернета (так называемый электронный билет и потом посадочный талон) - являются подтверждением расхода - если очень хочется обезопасить себя (хотя я не думаю, что будут претензии, билеты -бланки строгой отчетности, единственно я стараюсь избежать таких ситуаций - стоимость билета можно легко исправить на компе)- попросите директора справку из банка об оплате билетов (СБ дает, но очень медленно в течении 1,5-2 мес после заказа) - на будущее лучше (и удобнее) оплачивать через расчетный счет билеты
2 деньги выдаются под отчет заранее - за сколько дней должно быть написано в вашем положении о командировках ( если есть оно конечно) мы оплачиваем за 3 дня до начала командировки
3 приказом

не забудьте приказ, смету, отчет о проведенном мероприятии по участию в выставке, фотографии, программу, проспекты, с указанием вашего арендованного места, с указанием вашей организации

[Светлана М]

tv06, Кратко и по существу-спасибо Ещё по спрашиваю, если Вы не против))))) У нас то же прописано-за три дня, а как мне ген.диру сейчас компенсировать купленные билеты? Или только после того,как прилетит(на посадочном талоне будет штамп о досмотре)?

не забудьте приказ, смету, отчет о проведенном мероприятии по участию в выставке

Если не сложно, не могли бы дать примеры этих документов?

[Аноним]

1СБ дает, но очень медленно в течении 1,5-2 мес после заказа

Да ладно. По оплате на сторонних сайтах сразу дает выписку из личного кабинета, и больше ничего. Если с сайта Сбера платеж, тогда и чек сразу, и платежку можно взять дней через 10.

[tv06]

не смогла прицепить файл




Приказ


Об участие в выставке и утверждении порядка проведения рекламной акции

г. «18» января 2016г.


В связи с принятым решением об участии в профильной выставке «СибБилд – 2016» 633102, Российская Федерация, Новосибирская область, Новосибирский район, с.Криводановка, ул.Станционная, 104, с__________ по___________ с целью:
• поиска новых рынков;
• расширения числа покупателей;
• внедрения товара на рынок;
• поиска новых посредников;
• формирования благоприятного имиджа фирмы

ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить Порядок проведения рекламной акции, проводимой с целью распространения рекламных материалов посетителям выставки для привлечения внимания к товарам и услугам компании (Приложение №1).
2. Контроль за соблюдением Порядка проведения рекламной акции возлагаю на себя



Директор
.























Приложение №1
к Приказу от « »

Порядок проведения рекламной акции:
1. Бухгалтеру оформить заявку на участие в выставке;
2. Бухгалтеру оформить заявку на организацию застройки стенда;
3. Менеджеру заказать рекламные материалы (пакеты и блокноты с наименованием организации) с целью их бесплатной раздачи в ходе проведения рекламной акции;
4. Ответственным лицом по раздаче рекламных материалов на выставке «________---, проводимой с _________ по _____________. назначается исполнительный директор ________________.;
5. Главному бухгалтеру подготовить смету расходов;
6. Лицам, назначенным ответственным за проведение рекламной акции, получить рекламные материалы на складе;
7. Не розданные рекламные материалы подлежат возврату на склад;
8. По итогам рекламной акции ответственное лицо представляет отчет о проведенном рекламном мероприятии. Отчет утверждается руководителем;
9. На основании Отчета Комиссия, назначенная Приказом для учета и движения материальных запасов, проводит проверку выданных и возвращенных рекламных материалов и составляет Акт на списание рекламных материалов, розданных в течении рекламной акции.



Директор




С Приказом ознакомлены:

Исполнительный директор____________ / _______________

Главный бухгалтер ____________ / _________________________


Бухгалтер____________ / _________________________













Утверждаю
Директор ООО «____________»




Смета затрат рекламной акции

г. 19 января 2016г.

1. В связи с проведением рекламной акции на выставке «________________» по адресу: __________________, проводимой с _______________ по _______________г., необходимо получить со склада:
1.1. Буклет продукции и услуг с наименованием организации: количество 500 штук, цена единицы 37,10 рубля (без учета НДС) на общую сумму 18.550 (Восемнадцать тысяч пятьсот пятьдесят) рублей 10 копеек.
2. Количество распространителей – 2 человека.
Планируется распространить на выставке 500 шт. буклетов по цене 37руб 10 коп.

Буклеты -500 шт. – 18.550 (Восемнадцать тысяч пятьсот пятьдесят) рублей 10 копеек.

3 Оплата аренды площади и регистрационных сборов ООО « ______________» договор №_______________ от _______________ на сумму______________ рублей 00 коп.


Общая сумма затрат на проведение рекламной акции составит:






Главный бухгалтер





















Приказ

Об утверждении ответственных лиц по проведению рекламной акции

г. ___________ 2016г.

В связи с участием в профильной выставке «_____________» по адресу: _________________
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить перечень лиц, на которых возлагается ответственность за распространение рекламных материалов в связи с проведением рекламной акции:
1.1 Исполнительный директор _________________
1.2 ______________________
2. Выдать рекламные материалы в соответствии со сметой от _________________ 2016г. со склада _________________________________


Директор

С Приказом ознакомлены:

Исполнительный директор ____________ /_________________

____________ /___________________






















Утверждаю
Директор ООО «___________


Отчет о проведенном рекламном мероприятии

г. 14__________2016г.


Для проведения рекламной акции на профильной выставке «_______________» по адресу: были получены следующие рекламные материалы:

По требованию накладной № от 07.11.2016г
- 500 шт пакетов по цене 20руб 40 коп, на сумму 10.200,00 руб.
- 500 шт блокнотов по цене 20руб 00 коп, на сумму 10.000,00 руб.
Итого на сумму 20.200 (Двадцать тысяч двести) рублей 00 копеек

В ходе проведения рекламной акции рекламные материалы распространяли во время работы выставки с 09:00 до 18:00:
Менеджером____________. в период работы выставки с .____________2016 по ___________.2016 в течение времени работы выставки с 09:00 до 18:00,
Менеджер ________________ в период работы выставки с _______________.2016 по ____________.2016 в течение времени работы выставки с 09:00 до 18:00.

Рекламные материалы распространены полностью


Менеджер ____________ / ________________

_________________________ ____________ / __________________























• поиск новых рынков;
• расширение числа покупателей;
• внедрение нового товара на рынок;
• поиск новых посредников;
• позиционирование своей продукции относительно товаров конкурентов;
• определение возможного спроса на новый товар;
• завязывание контактов в деловом мире страны-организатора выставки;
• формирование благоприятного имиджа фирмы на конкретном рынке;
• интенсификация рекламы нового продукта;
• непосредственный сбыт продукции (в ходе выставки заключаются контракты, поэтому участие в ней может рассматриваться как один из каналов распределения).


• провести комплексную рекламную кампанию в местных средствах массовой информации;
• обеспечить наличие наружной рекламы фирмы по пути следования посетителей на выставку;
• заблаговременно разослать приглашения представителям местных деловых кругов;
• обеспечить наличие достаточного количества носителей рекламы у стенда фирмы.

[tv06]

отчет разумеется может быть более развернутым))


"У нас то же прописано-за три дня, а как мне ген.диру сейчас компенсировать купленные билеты? Или только после того,как прилетит(на посадочном талоне будет штамп о досмотре)?"

за билеты - можно компенсировать уже сейчас - но вам придется дважды составлять ав отчет - первый на покупку билетов - оприходуете в кассу на 50.03 (Д50.03К71.01)- приходный ордер распечатайте- оплачиваете перерасход по ав отчету Д71 К50(51)

перед командировкой выдаете директору билеты Д71К50.03- после командировки - он составляет ав отчет с включением билета и посадочного талона - по этому ав очету только суточные и пр расходы компенсируете - билеты выданы из кассы (расходный ордер не забудьте) и использованы; по этому ав отчету - учитываете билеты на 44 сч -Д44(20,26) К71 и оплачиваете суточные Д71 К50(51)

[Светлана М]

tv06, Извините, что ни сразу ответила. Огромное спасибо.

[Светлана М]

tv06, Добрый день. Опять я к Вам с вопросом. Дошла до сметы, скажите а нужно в смете указывать затраты на гостиницу, билеты и командировочные?

[Светлана М]

tv06, И ещё один вопросик: мы заказали флешки с нашим логотипом с ндс, выручки нет пока у фирмы(только создали), как взять в затраты по НП эти флешки? НДС не выделять?