Материалы списаны раньше, чем за них отчитался подотчетник. Что делать?

[ИринаРоманова]

Здравствуйте, уважаемые форумчане!

У меня сложилась следующая ситуация, возможно, подскажете мне выход из нее.

У нас ТСЖ на УСН (д-р). Но, думаю, это не имеет значения, т.к. такая ситуация может быть в любой организации.

Перевела деньги председателю ТСЖ подотчет на материалы, допустим, 1 марта 2018 г.
Он постепенно покупает на них материалы и так же, по мере покупки, составляет акты на списание. Пока не потратит всю сумму, мне не отчитывается.

Отчитывается, допустим, 20 апреля 2018 г.
Прикладывает все чеки и сразу акты на списание материалов следующими датами: 5 марта, 10 марта, 12 марта, 19 марта и т.д....

А пока я не провела авансовый отчет, у меня и материалов на складе нет, получается. А председатель уже все материалы списал.

Уже тысячу раз говорила, что нужно составлять акты на списание материалов после проведения авансового отчета, но он ни в какую , мотивируя это тем, что он же именно это датой провел какой-то ремонт и затратил материалы...

Отчитываться за каждый чек тоже не хочет, чтобы у меня материалы приходовались датой покупки...

Пока другого выхода не вижу, как делать списание материалов у себя в программе концом года, например, а эти акты считать внутренними какими-то, может, и нигде их не светить ...
Или может можно как-то приходовать материалы по дате из чека каким-то документом до составления авансового отчета? Уточню, что именно чека. а не товарной накладной.


Заранее всем спасибо за идеи!

[Svetishe]

Он вам акты сдает вместе с авансовым, ну и проводите их тоже вместе с авансовым.

[Arhimed0]

Заранее всем спасибо за идеи!

а никаких идей быть и не может
что значит =внутренние=?
все документы в бухгалтерии и есть внутренние. пока не было прихода - их и нет - нечего списывать


на эту тему мне всегда вспоминается одно дело из 1930-х годов, на... приговорённого
сейчас не обсуждаем что и как судили, нужно или нет, справедливость...., ничего - строго только даты
опубликовано было - как судопроизводство тогда работало


лежит в уголовном деле Гражданина И. Приговор от

допустим, 20 апреля

приговорён к высшей мере наказания - расстрелу
рядом - Акт приведения Приговора в исполнение от....

5 марта

ну вот так...
сначала Приговор в исполнение привели, потом - суд состоялся, и приговр вынесли

так и у Вас - сначала списали, потом - оприходовали

Уже тысячу раз говорила, что нужно составлять акты на списание материалов после проведения авансового отчета, но он ни в какую , мотивируя это тем, что он же именно это датой провел какой-то ремонт и затратил материалы...

ну что тут ещё скажешь....
объясните ещё раз про то как и на основании чего оприходование происходит...

про Дело расскажите
да, человек может тоже что-то нарушил 2 года назад, но это пока не основание его расстреливать
сначала суд , приговор (читай оприходование, АО)
потом - в расход (читай акт на списание человека или ТМЦ)

[Arhimed0]

Он вам акты сдает вместе с авансовым, ну и проводите их тоже вместе с авансовым.

провести то по другому и не получится
но нужно что бы даты соответствовали

мотивируя это тем, что он же именно это датой провел какой-то ремонт и затратил материалы...

да, иногда бывают случаи, когда акт о списани ОБЯЗАТЕЛЬНО вот нужно составить определённой датой
особливо ежели в этом ремонте замешаны услуги/работы сторонних предприятий, по которым акты на услуги/работы выставляются и там даты не подкорректируешь, когда вместе с ТМЦ купленными по АО одновременно расходуются другие ТМЦ, когда за эту работу з/плата должна сдельным рабочим быть начислена (она ведь не может =подождать= до след месяца.....
и т.д.

но в этих случаях ОБЯЗАТЕЛЬНО тогда эти ТМЦ и оприходовать нужно
тем более что у Вас не какое-то ИП-ЧП частная лавочка =армянстроя=, а

У нас ТСЖ

вообще-то, то, как и куда тратятся денежки проверяют и хорошо проверяют - оно и понятно - бабло то общественное!

выводы как грится делайте сами

[Babsecka]

Можно провести акт на списание датой авансового отчета, если у аудиторов или налоговиков возникнут вопросы всегда можно предоставить чеки, где будет наглядно видно, какой датой была произведена закупка ТМЦ.
Возможно стоит от них требовать не акт на списание, а отчет о переданных в производство работ ТМЦ за месяц + авансовый отчет на последнюю дату месяца.

[ИринаРоманова]

Увидела мельком в интернете статьи про неотфактурованные поставки - т.е. материалы пришли, а документов нет, думала, может и тут подобным образом можно было как-то извернуться, оприходовать до авансового отчета...

Спасибо всем огромное за внимание и ответы!
Так и придется, значит, делать - проводить списание датой авансового отчета или чуть позже.

Председателю уже за 60 лет и достучатся мне до него не получится, я думаю. Тем более он утверждает, что всю жизнь так работал (была у него своя ООО) и бухгалтера все устраивало, а я тут такая, которую не устраивает.
Проблема еще в том, что председатель может откуда-то притащить материал и списать его в акте, а у меня его и в помине нет. Тоже разговор о том, что не пишите совсем в акте такие позиции - результата не давал, ведь он же затратил данную штуковину.
Предложила ему вариант, что если у вас есть какая фирма, которая может нам "продать" позиции в минусе, то делайте документы: и вам будет плюс - не подарили, и у меня будет все красиво.

У меня еще одно есть ТСЖ, там по-другому работу построили: даю оборотку по 10 счету за месяц и мне председатель расписывает, куда ушли материалы. Списание проводим последним днем месяца.

[Аноним]

А почему не сделать несколько авансовых нужными датами? Выдали 100 тыс в подотчет, потом сделали авансовый на 5тыс, 95 тыс в остатке, списали эти материалы на 5 тыс нужной датой в соответствии с актом, ну и так далее.... Или у Вас там уже период оказывается закрыт?

[ИринаРоманова]

А почему не сделать несколько авансовых нужными датами? Выдали 100 тыс в подотчет, потом сделали авансовый на 5тыс, 95 тыс в остатке, списали эти материалы на 5 тыс нужной датой в соответствии с актом, ну и так далее.... Или у Вас там уже период оказывается закрыт?

вы имеете ввиду так:
выдано 10 000 руб. 1 марта 2018 г. подотчет на карту.
Отчитывается 20 апреля 2018 г.
А я смотрю, что он там принес и провожу авансовые отчеты, допустим 15 марта на 3000 руб. Приходую в кассу неизрасходованный остаток 7000 руб. и сразу его выдаю. Потом делаю следующий авансовый на 1000 руб. Приходую остаток 6000 руб. и этим же днем выдаю. И так далее до итогового авансового отчета, который будет проведен 20 апреля.
Слушайте, наверное, вариант.
Правда, придется приходников-расходников кучу подписывать.
Нельзя ведь так: делать авансовый отчет и оставлять неизрасходованные деньги, не возвращая их в кассу?

[kononod]

Нельзя ведь так: делать авансовый отчет и оставлять неизрасходованные деньги, не возвращая их в кассу?

Можно. Перечисляются подотчетные деньги на срок, определенный заявлением подотчетного лица. Так почему бы не оформить в пределах этого срока столько авансовых отчетов, сколько вам удобно, а уже по истечении срока вернуть остаток, если он есть?

[ИринаРоманова]

Можно. Перечисляются подотчетные деньги на срок, определенный заявлением подотчетного лица. Так почему бы не оформить в пределах этого срока столько авансовых отчетов, сколько вам удобно, а уже по истечении срока вернуть остаток, если он есть?

аааа, вон оно чего
Правда, заявления никакие мы не пишем на выдачу в подотчет. Но думаю, если они понадобятся, составить их не проблема будет.
т.е. я делаю авансовый отчет, а в графе "выдан перерасход/внесен остаток" ничего не ставлю.
Неизрасходованный остаток переносится на следующий отчет.
А в самом последнем отчете в графе "выдан перерасход" я прописываю сумму и перевожу на карту деньги.

Круто