Сотрудники организации берут у поставщика товар под название организации.

[Lomik]

Ситуация интересная. Есть поставщик, который через регионального представителя поставляет товар. Сотрудники нашей организации берут у регионального представителя товар для себя за наличный расчет. Представитель выписывает накладные на нашу организацию (что бы получить товар со склада), получает наличные, эти накладные даже не доходят до бухгалтерии, а всплывают потом в актах сверки.
Итоговые расчеты верны, ни переплат, ни задолженности не возникает, но в актах сверки есть накладные и оплаты о которых бухгалтер ни сном ни духом, стоит ли подписывать такие акты сверки?

[Arhimed0]

а нельзя ли делать акты сверки в которых нет оборотов, а только сальдо на сверяемую дату?
тогда бы у "нас" бы и вообще проблем не было - "мы" бы вообще про этот факт никогда не узнали бы
а их левые обороты по выдуманным контрикам - это их проблемы

[Lomik]

а нельзя ли делать акты сверки в которых нет оборотов, а только сальдо на сверяемую дату?

Да вот как то в акт сверки попадают. Просто меня мучают смутные сомнения, что эти накладные ему подписывают (имею право подписи). Какие могут быть последствия, что в бухгалтерии поставщика оформленные накладные, а в нашей про них не известно? При этом итоговые расчеты верны.

[Arhimed0]

Да вот как то в акт сверки попадают.

ну это разные формы актов
одни любители делать просто сверку сальдо на сегодня и всё - одной позицией сведений
а другим - полный расклад дай от последней даты сверки до текущей со всеми оборотами по каждой отгрузке и оплате с выводом сегодняшнего сальда

[Lomik]

одни любители делать просто сверку сальдо на сегодня и всё - одной позицией сведений

Наверно, только такие тогда и буду подписывать, что бы не заверять то чего нет. На всякий случай.

[Lomik]

Уточнил, накладные сотрудники подписывали, они имеют право подписи и штамп, т . е. у поставщика есть корректно оформленные накладные от нашей организации, которые не проходят по нашей бухгалтерии.

Интересны возможные последствия, на вскидку на ум приходит возможность (пусть и мизерная) того, что поставщик потеряет документы на оплату и выставит претензию, накладные о поставке у него есть, а документов об оплате у нас, как организации, нет. Придется оплатить повторно.

[Arhimed0]

значит нужно популярно поговорить при руководстве с диром
какое имеет право человек пусфть и занимающий должность на предприятии покупать что то не как физик, а от имени предприятия, ставить там штампы предприятия, пусть он и платит деньги из кармана

не хватало Вам ещё разборок и всяких объяснений с той же наложкой в случае встречных проверок
не знаю вот конечно насколько это серьёзный вопрос, ноо зачем же пусть и мелочные , но лишние вопросы решать, объяснять что-то, что такой вот покупки на самом деле не было, хотя и продавец показывает документы о покупке
а ведь когда его проверять будут он их хочешь-не хочешь покажет, не сможет он просортировать

да и вообще в Уставе практически каждого предприятия написана фраза
предприятие не отвечает по обязательствам работников
работники не отвечаают по обязательствам предприятия

разграничивать нужно как то такие вещи: кто чего там покупает
когда для предприятия, а когда для личных надобностей
когда нибудь да возникнут не хорошие вопросы

[Бумашкина]

но в актах сверки есть накладные и оплаты о которых бухгалтер ни сном ни духом, стоит ли подписывать такие акты сверки?

Нет, конечно же. Ведь там товар, приобретенный вашими сотрудниками для личных нужд. Смелый у вас директор)

[Крысавица]

Lomik, оплата оплатой, но с юридической точки зрения когда сотрудник организации получает товар от имени организации по договору организации с поставщиком и ставит в накладной печать организации, это означает, что право собственности на товар перешло не к сотруднику, а к организации. При этом фактически товар организация не получает. Уж не знаю, как это квалифицируется с точки зрения Уголовного кодекса - мошенничество или хищение, но налоговики могут расценить это как реализацию товара работникам и уклонение от уплаты налогов с этой реализации, за которое сейчас ответственность вплоть до уголовной, или ещё что-нибудь придумают. А эти общественно-частные закупки при любой "встречке" имеют все шансы "всплыть".
Поэтому пообщайтесь с руководством на предмет прекращения этой практики.

[olga-osina]

лет 10 назад обсуждалась тема про карты Метро, такая же ситуация. Вроде даже многие изъяли карты у сотрудников.

[Lomik]

Всем спасибо за ответы. Так поступать уже категорически запретил, вот раздумываю над возможными последствиями. Надо будет еще одну разъяснительную беседу провести.

[Бумашкина]

и ставит в накладной печать организации

Печать сделать, имея оттиск, проще простого. А вот легитимность подписи сотрудника на документе - гораздо важнее, ИМХО.

[Arhimed0]

Печать сделать, имея оттиск, проще простого.

была бы в этом необходимость
но вот имея в руках настоящую печать ставить её налево и направо лишь бы приложить куда - тут уж этому работнику нужно популярно объяснить что печать не для того всё таки сделана и не для этого её в руки ему доверили

[ZZZhanna]

Так поступать уже категорически запретил, вот раздумываю над возможными последствиями. Надо будет еще одну разъяснительную беседу провести.

надо не беседу проводить, а потребовать с работника недостачу. Товар же у организации отсутствует, а поставщик подтверждает, что получил именно этот сотрудник.
Достаточно будет одной публичной порки, и проблема больше возникать не будет.
Кстати, при расчетах наличными могло еще получиться превышение лимита в 100 тыс.

[Аноним]

надо не беседу проводить, а потребовать с работника недостачу.

А каким образом и когда эта недостача возникла?

Товар же у организации отсутствует, а поставщик подтверждает, что получил именно этот сотрудник.

И чо? Получил, но не донес до склада, потерял, выбросил в пропасть...

[ZZZhanna]

И чо? Получил, но не донес до склада, потерял, выбросил в пропасть...

это и есть образование недостачи, т.к. выбросил в пропасть чужое имущество, за которое расписался в документе, между прочим.

[olga-osina]

а с другой стороны - организация за это имущество не платила, затрат не понесла, значит и имущество не ее.

[Аноним]

это и есть образование недостачи,

Вы готовы доказать это бухгалтерскими провОдками?

т.к. выбросил в пропасть чужое имущество,

Чужим оно станет после оприходования, которого не было.

за которое расписался в документе, между прочим.

В каком документе?

[Аноним]

а с другой стороны - организация за это имущество не платила, затрат не понесла, значит и имущество не ее.

Какая неожиданная мысль! Не так ли?

[Крысавица]

организация за это имущество не платила, затрат не понесла, значит и имущество не ее.

Неправда ваша. Переход права собственности по общему правилу происходит в момент, когда уполномоченное лицо организации принимает товар, расписывается в документах поставщика и заверяет свою подпись печатью организации. Так что имущество-то принадлежит организации-покупателю, а оплата - это другой аспект.

[olga-osina]

когда уполномоченное лицо организации принимает товар,

что значит принимает товар? наверное, на склад нужно оприходовать?
опять к примеру - карты Метро, до сих пор люди пользуются...

[ZZZhanna]

Вы готовы доказать это бухгалтерскими провОдками?

причем тут бух. проводки? Можно подумать, что бух.проводки являются доказательством для суда, а не документы. Уж не Вам ли этого не знать.

Переход права собственности по общему правилу происходит в момент, когда уполномоченное лицо организации принимает товар, расписывается в документах поставщика и заверяет свою подпись печатью организации. Так что имущество-то принадлежит организации-покупателю

Чужим оно станет после оприходования, которого не было.

чё? Вы сами-то поняли, что сказали?

[ZZZhanna]

что значит принимает товар?

а то и значит - уполномоченное лицо получило ТМЦ от лица организации. У поставщика есть все основания считать товар переданным покупателю. А то, что этот представитель не сдал товар на склад, а присвоил - это кража или хищение.

[Arhimed0]

а с другой стороны для того что бы действовать от лица предприятия не хватает доверенности

Lomik, или у них есть постоянно действующая (на определённый срок) к предприятия-продавца ?

[ZZZhanna]

для того что бы действовать от лица предприятия не хватает доверенности

какой-то документ у них есть:

эти накладные ему подписывают (имею право подписи)

[Аноним]

причем тут бух. проводки?

Они отражают произведенные организацией хозяйственные операции. Факт перехода в собственность организации некоего актива должен отражаться в учете некоторой проводкой. Недостачей некоторого актива является расхождение результатов инвентаризации этого актива с данными бухгалтерского учета. Именно поэтому

Можно подумать, что бух.проводки являются доказательством для суда

, потому как при отсутствии оприходования не может быть недостачи.

Уж не Вам ли этого не знать.

А?

Вы сами-то поняли, что сказали?

Ага, в отличии от вас.

[ZZZhanna]

потому как при отсутствии оприходования не может быть недостачи.

забавная логика. Т.е. нарушение ведения бух.учета у одного из контрагентов автоматически аннулирует переход права собственности?

[Аноним]

нарушение ведения бух.учета у одного из контрагентов автоматически аннулирует переход права собственности?

Нарушение правил учёта не аннулирует перехода права собственности, оно делает невозможной недостачу.

[ZZZhanna]

т.е. доказать кражу либо хищение ТМЦ в данном случае невозможно?

[Аноним]

т.е. доказать кражу либо хищение ТМЦ в данном случае невозможно?

Каким образом вы обнаружите кражу (хищение)?