Расшивать или наплевать???

[А365]

Здравствуйте!
В свете страшилок Роструда и Роскомнадзора, о том, что нельзя хранить копии паспортов и проч. что же делать, если в нашей организации в личных делах помимо личных карточек (о, Боже, мы и их храним в личных делах), вшиты и копии паспортов, снилсов, инн, свидетельств о рождении, браке, образовании и проч.
Так и что, все личные дела расшивать и убирать эти документы? Ну что же это такое, кому мешают эти копии документов?

А вы уже распотрошили личные дела или еще только собираетесь, а может и не собираетесь? Поделитесь, т-с, опытом.

[Nikost]

Так и что, все личные дела расшивать и убирать эти документы?

А разве когда-либо в законодательстве существовало требование делать копии персональных документов? Не припомню такого. Да, многие делали копии "для себя", но это не значит, что так надо было делать. Вся информация о работнике есть в личной карточке Т-2, которая хранится 75 лет. Так для чего Вам копии, особенно если работник уволен?

[Nikost]

А365, дополню свой пост. Пока физлицо является Вашим работником, Вы можете хранить копии его документов на оновании согласия о представлении персональных данных. А после увольнения, если от работника не было соответствующего разрешения, эти копии должны быть уничтожены.

[Ставка]

Спасибо большое. Вот не знала, что хранение копий это преступление. А как же и на основании чего принимать и заводить личные карточки на нового сотрудника? С его слов? Так они не могут помнить свои инн и Снилс!

[Аноним]

Тоже этим заморочилась. Вот ответ от аудиторов(на вопрос: нужно ли, можно ли и как правильно хранить): Собирая и храня в документах по кадровому учету копии докеументов работника (страниц паспортов, фото и др.) работодатель превышает объем обрабатываемых персональных данных работника, установленный Конституцией РФ, ТК РФ и иными федеральными законами. Поэтому хранение таких копий может повлечь административную ответственность.

Вместе с тем, отмечаем, что имеется и противоположная позиция. Так, Роструд дал разъяснения, что хранении копий паспортов (и других документов) в личном деле сотрудника допускается при условии получения от работника согласия на хранение и обработку персональных данных.

2) Законодательство не регулирует вопрос хранения таких копий. Обычно такие документы вкладываются в личное дело работника.

Намерена все уничтожить, кроме свидетельств о рождении детей

[Ставка]

Нет ни за что, согласие получаю с каждого работника. Был недавно случай, один шибко вумный будущий юрист, пришёл устраиваться на работу и ни ИНН , ни паспорт даже в руки не дал посмотреть. Говорит, что мы должны на слово верить. Но вы ж понимаете, что ни один бухгалтер без документов не будет оформлять. И в итоге были занесены неверные паспортные данные в карточку и как следствие неверные 2-ндфл сданы.Бухгалтеру объявили выговор. А штраф от ПФР( там ещё Снилс с ошибкой был) взыскали с вумного юриста

[kiry]

ни ИНН , ни паспорт даже в руки не дал посмотреть. Говорит, что мы должны на слово верить.

Это он не прав. Ст. 65 ТК-"... при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:
паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа;

Вместе с тем, отмечаем, что имеется и противоположная позиция.

Да, Роструд разрешает, а Роскомнадзор запрещает, но штрафовать будут вторые...

Намерена все уничтожить, кроме свидетельств о рождении детей

А чем копия паспорта отличается от св-ва о рождении детей? Разве что фотки нет. И Роскомнадзору наплевать, что эти данные вам нужны для предоставления в НИ для подтверждения обоснованности вычетов.
"Хранение копий паспорта, страниц военного билета, свидетельства о заключении брака, свидетельства о рождении ребенка на рабочем месте превышает объем обрабатываемых персональных данных работника, действующим законодательством не предусмотрено, нарушает права и свободы гражданина, снижает уровень прав и гарантий работника, противоречит федеральному законодательству. При проведении проверки управление сделало правильный вывод о том, что банк производит обработку избыточных персональных данных, по сравнению с теми, которые определены к заявленным целям их обработки, что является нарушением части 5 статьи 5 Закона N 152-ФЗ."-Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу N А53-13327/2013

[Ставка]

На основании каких документов Роскомнадзор предлагает производить приём и оформление сотрудников? На основании просмотра документов? Так это к делу не подошьёшь.

[kiry]

Ставка, взяли в руки оригиналы документов-завели инфу-отдали документы.

Так это к делу не подошьёшь.

так они и говорят, что не надо подшивать...ваши трудности их не интересуют.
Причем работник ДО того как отдал вам доки д.б. ознакомлен с вашими документами о персучете

[Аноним]

В практике у кого-нибудь проверяющие требовали копии документов? в частности , ИФНС требовала копии свидетельств о рождении при проверке вычетов НДФЛ?

[Аноним]

В практике у кого-нибудь проверяющие требовали копии документов? в частности , ИФНС требовала копии свидетельств о рождении при проверке вычетов НДФЛ?

Да! Но это было 100 лет назад. После просто не проверяли. А как иначе доказать что у человека есть ребенок? На словах можно и матерью-героиней быть. Как в юмореске про деда, который "может" несколько раз за ночь. Кто проверит?

[olga-osina]

в частности , ИФНС требовала копии свидетельств о рождении при проверке вычетов НДФЛ?

например, в ФСС носим копии св-ва о рождении ежеквартально

[Аноним]

например, в ФСС носим копии св-ва о рождении ежеквартально

У вас так и написано в Согласии на обр.перс.данных- согласен на копирование и хранение и т.п. свидет-ва о рождении детей, свидет-ва о браке, разводе?
Хочется понять- каким образом это сейчас оформить-исправить... Копии паспорта , ИНН, СНИЛСа, военного ,видимо, совсем не нужны.

[olga-osina]

Копии паспорта , ИНН, СНИЛСа, военного ,видимо, совсем не нужны.

я бы так не сказала, у нас в начале года у многих после обновления 1с исчезли адреса, да мало ли...
а СНИЛС- налоговая отчет не принимает, пишет, что СНИЛС неверный, как им доказать?

[Аноним]

я бы так не сказала, у нас в начале года у многих после обновления 1с исчезли адреса, да мало ли...
а СНИЛС- налоговая отчет не принимает, пишет, что СНИЛС неверный, как им доказать?

Если сотрудники старые, ранее отчеты со СНИЛС принимались, то так и отвечать .
Как вы пишите в Согласии?

[Arhimed0]

Если сотрудники старые, ранее отчеты со СНИЛС принимались, то так и отвечать .

а вот они принимались-принималист, а потом вдруг раз.... и перестали приниматься!!!
и ошибка оказывается.... может оказаться и той и этой стороны.
Да хотя бы ещё раз перепроверить самого себя иной раз полезно

вот у мине сотрудница сто лет как работает
и фамилиё её такое, что ну вот без буквы Ё ну никак ЖуравлЁва
и вот все эти сто лет во всех базах она так и числится с Ё
и отчёты все так все годы уходили и ведь принимались!!! и вопросов не было!
и вот в прошлом или позапрошлом годе в марте по 2-НДФЛ - всё нормально. А приблизительно в августе приходит требование, представить пояснения или корректировку
Присмотрелся - а ведь и в пачпорте, и в СНИЛСе и в ИНН Е стоит!

а не было бы копии - да любому бы утверждать бы стал, что так оно и есть как написал первоначально (ибо обычно внимателен к забивке сведений новых сотров)
но видимо сто лет назад не настолько всё серьёзно было, да и впопыхах всё формировалось придя в эту организацию
Новые то они по 1-2 если будут в день
а в новой - сразу вся куча на тебя.
(всё новое создавал)

а Вы говорите

Если сотрудники старые, ранее отчеты со СНИЛС принимались, то так и отвечать .

[Arhimed0]

Вот в прошлом году другой случай
пришёл новый чел. Паспорт дал, инн - нет - есть, но принесу позже, не найдёт никак или не считает нужным
ну фиг с тобой - не секретное же: захожу в базу налог.ру - нет ИНН и такого реквизиты паспорта
гоню его в наложку, отбрёхивается
потом спустя пару месяцев приносить ИНН , дата выдачи - давно
у меня ажно дар речи провал - ИНН нет в базе, а он принёс!!!!!

ну осенение пришло быстро - на странице где сведения о ранее выданных паспортах глянул реквизиты старого паспорта
и по ним ИНН сразу нашёлся!
жду теперь приблизительно в августе наверняка опять будут неточностями интересоваться - базы у них не идут
....

куда податься бедному бухгалеру, если он один за все инстанции работать должен, да ещё и всем доказывать у кого и где какие ошибки возникли
да ещё и с обоснованием!
на слово ведь кто же поверит????

[Ставка]

я всегда говорю, что без документов в бухгалтерии делать нечего. Кто-то далекий от бухгалтерии придумал эти игры с доками

[Arhimed0]

Коллеги,
а такое новшество от ПФР ни до кого ещё не дошло, что
ПФР-щики, теперь людей которые собрались на пенсию гонят назад на предприятие в котором они работают в настоящий момент и заставляют, что бы на предприятии все доки для назначения пенсии (трудовые, паспорта, ......) сканировали и по ТКС по которому отчёты сдаём со своей подписью отсылали
?

тут в соседней организации одному бухгалтеру счастье свалилось. Она полдня плювалась и на пенсионеров и на пенсионщиков, а я просто охреневал от таких новостей!
может скоро теперь и начислять на предприятиях будут?

[Arhimed0]

Кто-то далекий от бухгалтерии придумал эти игры с доками

а все кто не бухгалтер - они все.... как Декабристы - слишком далеки они от народа (бухгалтера)
вот нельзя, и тут же - а докажи!

и тут же с другой стороны - ну коли это действительно Я делаю, то почему же и не должно быть возможности и самого себя перепроверить , да и тому стороннему показать, что я действительно прав - доказательство ведь должно быть! (из всей логики вещей)

[Аноним]

А ведь когда-то не было копир.машин и данные из документов просто переписывались... Согласна, что не было такого кол-ва дебильных отчетов , и такого кол-ва контролеров. Тем не менее, никто не ответил, что в Соглашении на обр.перс.данных у вас ситуация с копиями документов предусмотрена..

[Ставка]

вот именно, что не было никаких сканеров. У бабушки так забрали свидетельство о рождении с паспортом на одном месте работы. Ох и тяжело же ей пришлось восстанавливать. Паспорт то проще. А вот свидетельство о рождении так и не смогла прежнее восстановить. В ЗАГСе совсем другая запись была((

[Ставка]

И переписывались с ошибками в датах рождения((( Видимо и сейчас этого же добиваются.

[Arhimed0]

А ведь когда-то не было копир.машин и данные из документов просто переписывались...

и писались все отчёты просто чернилами
и проверялись они всеми службами - просто глазами и таких баз как сейчас и не было нигде, формировались просто архивы с макулатурой
ну а ежели и в самом начале (когда ещё чернила были, а базы появляться потихоньку стали) то в эти базы сведения вносили сами работники служб и отдельные неточности, которые могли выскочить - нормально правили сами без лишних вопросов
а если и отдельные вопросы возникали, то могли просто позвонить, спросить по телефону, и внести без лишних официальных переписокк

теперь же....
вся эта.... чуть ли не уровня Правительственной связи...
на каждую запятую и точку - официальный запрос, официальный ответ, с шифрованием и дешифрованием, с отпечатками пальцев и сканером сетчатки глаз директора, бухгалтера, контролёра, ревизора , .... бабушки на проходной и того человека по которому что то выгрузилось не верно или даже верно, но вот оно почему то ну никак не хочет срастаться с той базой которая до этого в ПФР была!

а ведь лет через 5 наверняка придётся базы аппять из ИФНС в ПФР передавать!
и аппять за всё отвечать будет бухгалтер и доказываать о том кто сколько наработал - снова буху придётся со всеми сканами рук, ног, опы.... и отпечатками сетчатки глаз измазанной чёрной краской

[Arhimed0]

Ох и тяжело же ей пришлось восстанавливать. Паспорт то проще.

а это смотря какие годы брать и смотря где жила бабушка
так что бы ВСЕМ поголовно паспорта уже ближе к .... 70-м годам выдавать стали!
до этого - а зачем он тебе нужен - работай в колхозе и работай, а то вдруг ты убежишь куда ,кто же без тебя в с/х работать будет!
и случайно выданные забрать старались
и потом новый - нет, не в том дело что его восстановить тяжело, что нужны подтверждающие сведения....
даже при наличии ВСЕХ подтверждающих - паспорт всеми силами , всеми правдами и неправдами старались НЕ давать!

[А365]

а это смотря какие годы брать и смотря где жила бабушка

Про бабушку не скажу, а вот мама моя родом из деревни и в институт уезжала поступать с паспортом. И, как я у нее уточнила сегодня, паспорт получила без проблем.
И по распределению... но это уже совсем другая история.

[Arhimed0]

а вот отцу по окончании школы дали, без проблем, вроде как послабление чуть началось.
при призыве в армию забрали
а вот когда вернулся - отдавать категорически не хотели. Просто в наглую - работать в колхозе и без паспорта можешь, а с паспортом - кабы ты не съе..... отсюда
пока не подрядился на какую то комсомольскую стройку - так и не хотели возвращать.
он до сих пор как нахлынет на него это, так кроет... как там в те в времена к людям относились. послушаешь-послушаешь и так и не знаешь когда же проще-то было: до войны, во время, после.....


так что вполне возможно что первый раз получали на равных
но вот дальше у мам - не забирали, он так и остался, а вот у пап - чуть другая история получается

[olga-osina]

У вас так и написано в Согласии на обр.перс.данных- согласен на копирование и хранение и т.п. свидет-ва о рождении детей, свидет-ва о браке, разводе?

я спрошу в отделе кадров, как у нас написано.
Кадровик все копии уничтожила. А я в бухгалтерии храню, без них нельзя.

[olga-osina]

Коллеги,
а такое новшество от ПФР ни до кого ещё не дошло, что
ПФР-щики, теперь людей которые собрались на пенсию гонят назад на предприятие в котором они работают в настоящий момент и заставляют, что бы на предприятии все доки для назначения пенсии (трудовые, паспорта, ......) сканировали и по ТКС по которому отчёты сдаём со своей подписью отсылали
?

тут в соседней организации одному бухгалтеру счастье свалилось. Она полдня плювалась и на пенсионеров и на пенсионщиков, а я просто охреневал от таких новостей!
может скоро теперь и начислять на предприятиях будут?

так они уже несколько раз присылали уведомление, что надо заключить соглашение о передаче данных на оформление пенсии по ТКС.
Я прочитала условие, как необходимо отсканировать документы, сколько мм от края должно быть и т.п.
и пусть они идут ... куда -нибудь

[Аноним]

Помнится, на заре перестройки хаяли советскую бюрократию, мол, не меряно количество бумаг и отчетов, избавляемся от старого мира. До избавлялись. Сейчас уже даже не смешно сравнивать, а противно.

Копии документов , конечно, сейчас безумно везде требуют, в магазинах и тех норовят.. Скажите , зачем в интернет-магазине , если товар оплачен по безналу и происходит возврат денег по безналу, требуют копию паспорта?И валяются потом везде эти копии. Безумие какое-то.

Так и в бухгалтериях, бухгалтер вынужден подстраховываться, вдруг где-то там у проверяющих база слетит в очередной раз безнаказанно, а ты расхлебывать будешь.
И по сути, что дает это Согласие на перс.данные? Можно подумать, работник может его не подписать? Значит, на работу просто не примут. Какая разница, что там написано, вообще ненужная бумага, очередная показуха о заботе о трудящихся.


Кстати, у меня мама без проблем из колхоза уехала в те годы, паспорт отдали по желанию.