Альтернатива письменному акту об оказании услуг физ.лицам

[DAB LC]

В наше непростое время начальство поставило задачу отказаться от бумажных актов об оказании сервисных услуг физикам (настройка,установка оборудования,программного обеспечения,мелкие монтажные работы).

Формально, имеется сайт, где клиент может создать личный кабинет,привязанный к его договору на основную услугу (услуги связи).Доступ в кабинет осуществляется по логину и паролю.

Так же сделали оферту на сервисную услугу, в которой подписанием акт клиент подтверждает, что услуги оказаны и нет претензий.

Нюанс- оплата сервисной услуги может просходить как сразу же после её оказания, так и списанием с лицевого счета (которые ведет компания по каждому клиенту) либо в течение 2-3 дней через кассу.

Думаю через личный кабинет выставлять, что то вроде счёт-инвойса или формировать акт об оказании услуг.

Подскажите,каким образом подтвердить со стороны клиента факта оказания ему услуги, чтобы обойтись без письменной формы документов и одновременно достоверно установить выражение воли клиента?

Простановка галочки/ввод сгенерированного кода, что то иное?

[ZZZhanna]

Так же сделали оферту на сервисную услугу, в которой подписанием акт клиент подтверждает, что услуги оказаны и нет претензий.

оферта - это предложение заключить договор, согласие с офертой означает заключение договора и обычно выражается в форме оплаты.
Подписание акта оказанных услуг/выполненных работ не может происходить до их выполнения.
Как я поняла из Вашего объяснения, получается, что потенциальный клиент заходит на сайт, делает заявку, и ему сразу выставляется акт на услуги, которые НЕ оказаны, а клиент этот акт должен подписать? И в какой момент среди этого происходит оплата?
Или Вы неправильно понимаете, что такое оферта.

[Январь]

Обычно в договоре пишут, что если в течение 5-10-15 дней претензий со стороны заказчика нет, то услуги считаются оказанными, а акт подписанным
Сами акты, думаю, вполне можно формировать только в ЛК, ну и по е-мэйлу еще высылать, чтоб физик в курсе был, что ему что-то оказано

[DAB LC]

оферта - это предложение заключить договор, согласие с офертой означает заключение договора и обычно выражается в форме оплаты.
Подписание акта оказанных услуг/выполненных работ не может происходить до их выполнения.
Как я поняла из Вашего объяснения, получается, что потенциальный клиент заходит на сайт, делает заявку, и ему сразу выставляется акт на услуги, которые НЕ оказаны, а клиент этот акт должен подписать? И в какой момент среди этого происходит оплата?
Или Вы неправильно понимаете, что такое оферта.

Никто ДО оказания услуг денег не берет и не выставляет акт на подпись и не требует такой подписи от клиента.
Заявка от клиента поступает по телефону либо через абон.зал, затем на место выезжает специалист, и уже потом, когда услуги оказаны, клиент заходит в личный кабинет поставить отметку об оказании ему услуг.
Оплата происходит либо сразу после оказания услуг наличными либо безналично через списание с лицевого счета договора либо через в течение 2-3 дней после оказания услуги клиент её оплачивает

[Январь]

на место выезжает специалист

И в чем проблема выдать специалисту маленькую бумажку, чтобы клиент там расписался? Вам же спокойнее будет

[Storn]

И в чем проблема выдать специалисту маленькую бумажку,

вот она ....даже две.....по классике

В наше непростое время начальство

[DAB LC]

И в чем проблема выдать специалисту маленькую бумажку, чтобы клиент там расписался? Вам же спокойнее будет

Придерживаюсь такого же подхода,НО видимо таких актов накопилось слишком много.В этой связи,поручили искать альтернативу о которой и спрашиваю в своём посте.

Повторюсь,договора на сервисную услугу нет, есть только оферта и пока что письменный акт.

[Январь]

НО видимо таких актов накопилось слишком много.В этой связи,поручили искать альтернативу о которой и спрашиваю в своём посте.

Нормальной альтернативы нет. На ЭДО физиков вы вряд ли переведете
А если живой контакт специалиста и клиента есть, то всё остальное, на мой взгляд, будет только усложнением процесса.

договора на сервисную услугу нет, есть только оферта и пока что письменный акт.

Что-то не пойму пока: а какое действие клиента является акцептом оферты?

[DAB LC]

Нормальной альтернативы нет. На ЭДО физиков вы вряд ли переведете
А если живой контакт специалиста и клиента есть, то всё остальное, на мой взгляд, будет только усложнением процесса.



Что-то не пойму пока: а какое действие клиента является акцептом оферты?

Направление заявки на услуги по телефону-акцепт.

Задача-отказаться от письменной формы акта, перенести прием услуг клиентом в электронный вид без использования им цифровой подписи.

[ZZZhanna]

-отказаться от письменной формы акта, перенести прием услуг клиентом в электронный вид

Вопрос 1. Зачем клиенту, после того, как ему всё сделали, надо делать лишние телодвижения, заходить куда-то на сайт и что-то там отмечать? Как минимум, 50% не будут заморачиваться. Не говорю уже о том, если вызов был не для себя, а, например, для бабушки.
Вопрос 2. Чем будет подтверждаться для вас, т.е. для работодателя, что мастер вообще куда-то ходил и что-то делал? Или сделал именно это, а не половину? Мастер СКАЗАЛ, что заявку выполнил, а клиент СКАЗАЛ, что мастер не приходил, и платить не будет. А обязать клиента что-то делать на сайте вы не можете.
Вы не замечали, что все больше представителей доставки/сервиса и т.п. приезжают с бумажками, в которых получатель или заказчик должен сделать отметку о прибытии курьера/мастера вплоть до времени прибытия?
Вопрос 3. Если на месте окажется, что объем работ больше или меньше, чем указал не разбирающийся в вопросе клиент - надо клиенту зайти на сайт и создать новую заявку? Это уже на уровне бреда.
Вопрос 4. Насколько я поняла, ваши услуги связаны в т.ч. с ремонтом компьютеров, если у клиента не работает компьютер, или проблема с интернетом, он не сможет заказать у вас ваши услуги?

[Январь]

Направление заявки на услуги по телефону-акцепт.

А как вы это фиксируете? Запись разговора есть?
Я к тому, что даже если мастер дошел и что-то сделал, а клиент потом заявил, что ничего вообще не заказывал, а вы с него деньги списали (или получить хотите), то как выходить из ситуации, если и акта нет?

[ZZZhanna]

Запись разговора есть?

даже если есть - а клиент скажет, что это не он звонил? Проводить экспертизу каждый раз на идентификацию голоса? Каждый раз по телефону спрашивать паспортные данные?
Да и не всякая запись может оказаться законной.

И еще :

Заявка от клиента поступает по телефону либо через абон.зал, затем на место выезжает специалист, и уже потом, когда услуги оказаны, клиент заходит в личный кабинет поставить отметку об оказании ему услуг.

Заявку, сделанную по телефону, кто-то должен занести в личный кабинет клиента. Клиент может сказать, что заявка по стоимости завышена, услуги ему нужны были другие, и откажется подписывать акт по заявке. Не говоря уже о том, что возможны реальные ошибки и путаница в заявках.

В общем, какая-то плохая идея, слишком много проблем может возникнуть из-за экономии клочка бумажки и одной минуты времени.

[DAB LC]

Вопрос 1. Зачем клиенту, после того, как ему всё сделали, надо делать лишние телодвижения, заходить куда-то на сайт и что-то там отмечать? Как минимум, 50% не будут заморачиваться. Не говорю уже о том, если вызов был не для себя, а, например, для бабушки.
Вопрос 2. Чем будет подтверждаться для вас, т.е. для работодателя, что мастер вообще куда-то ходил и что-то делал? Или сделал именно это, а не половину? Мастер СКАЗАЛ, что заявку выполнил, а клиент СКАЗАЛ, что мастер не приходил, и платить не будет. А обязать клиента что-то делать на сайте вы не можете.
Вы не замечали, что все больше представителей доставки/сервиса и т.п. приезжают с бумажками, в которых получатель или заказчик должен сделать отметку о прибытии курьера/мастера вплоть до времени прибытия?
Вопрос 3. Если на месте окажется, что объем работ больше или меньше, чем указал не разбирающийся в вопросе клиент - надо клиенту зайти на сайт и создать новую заявку? Это уже на уровне бреда.
Вопрос 4. Насколько я поняла, ваши услуги связаны в т.ч. с ремонтом компьютеров, если у клиента не работает компьютер, или проблема с интернетом, он не сможет заказать у вас ваши услуги?


Жанна,каковы конструктивные предложения по решению поставленного в теме вопроса?
В ваших ответах их нет.Расписываете невозможность выполнения задачи вместо предложений по решению.

[DAB LC]

А как вы это фиксируете? Запись разговора есть?
Я к тому, что даже если мастер дошел и что-то сделал, а клиент потом заявил, что ничего вообще не заказывал, а вы с него деньги списали (или получить хотите), то как выходить из ситуации, если и акта нет?

Ведется запись разговора и в дальнейшем хранится.

Благодарю за конструктивное участие в обсуждении.

[ZZZhanna]

Жанна,каковы конструктивные предложения по решению поставленного в теме вопроса?
В ваших ответах их нет.Расписываете невозможность выполнения задачи вместо предложений по решению.

хм... простите, конечно, но я не на экзамене у Вас, и не Вы мне зарплату платите, чтобы ТРЕБОВАТЬ от меня для ВАШЕЙ организации конструктивных решений.

Оптимальное решение, которое избавит Вас от указанных проблем, Вам уже несколько раз озвучили - ничего лучше подписанного клиентом бумажного акта никто не придумает, а уж суды, кроме оригиналов бумажных документов, скорее всего, ничего и рассматривать не будут.

[belaw]

Жанна,каковы конструктивные предложения по решению поставленного в теме вопроса?
В ваших ответах их нет.Расписываете невозможность выполнения задачи вместо предложений по решению.

Я не Жанна, но согласна, что требование выполнить Вашу работу (а начальство именно Вам платит зарплату за поиск решения) не совсем корректно. Тем более что отрицательный результат - это тоже результат. Если все убеждают сохранить бумажные акты, то этому есть причины. Оцените риски, размер претензий, невозможность подтвердить факт определённых работ.

Но если Вам очень надо что-то предложить руководителю, можно придумать что угодно:

1. видеозапись клиента, где он подтверждает выполнение услуг. Вряд ли на это кто-то согласится, но Вы предложили
2. съемка вашим мастером процесса работ и озвучивания стоимости клиенту.
3. личный кабинет, в котором клиент подтверждает стоимость. Это не все будут делать, но Вы предложили
4. выдать мастеру гаджет, где акт будет в электронной форме, указаны все работы и клиент подписывает на экране.
5. оставить акт в бумажной форме, клиент подписывает, акт сканируют и выкидывают
6. если работы ниже определенной стоимости, которая для вашей компании незначительна (например, 1000 рублей), то акты вообще не составлять и не подписывать.
7. после выполнения работ оператор звонит и спрашивает клиента, доволен ли он, озвучает окончательную стоимость и просит подтвердить.

Ведется запись разговора и в дальнейшем хранится.

если это устраивает, то вариант с записью подтверждения работ принципиально не отличается

Выбирайте. Кстати, я серьёзно. Из этих вариантов можно выбрать рабочий. Если сумма маленькая, то вряд ли кто-то пойдёт в суд. Надо понять, какая цель отмены актов у руководства - нежелание хранить "лишние бумажки" или, наоборот, сохранить архивы

Но если стоимость работ высокая, присоединяюсь к ответившим и рекомендую составлять акт на бумаге

[DAB LC]

Я не Жанна, но согласна, что требование выполнить Вашу работу (а начальство именно Вам платит зарплату за поиск решения) не совсем корректно. Тем более что отрицательный результат - это тоже результат. Если все убеждают сохранить бумажные акты, то этому есть причины. Оцените риски, размер претензий, невозможность подтвердить факт определённых работ.

Но если Вам очень надо что-то предложить руководителю, можно придумать что угодно:

1. видеозапись клиента, где он подтверждает выполнение услуг. Вряд ли на это кто-то согласится, но Вы предложили
2. съемка вашим мастером процесса работ и озвучивания стоимости клиенту.
3. личный кабинет, в котором клиент подтверждает стоимость. Это не все будут делать, но Вы предложили
4. выдать мастеру гаджет, где акт будет в электронной форме, указаны все работы и клиент подписывает на экране.
5. оставить акт в бумажной форме, клиент подписывает, акт сканируют и выкидывают
6. если работы ниже определенной стоимости, которая для вашей компании незначительна (например, 1000 рублей), то акты вообще не составлять и не подписывать.
7. после выполнения работ оператор звонит и спрашивает клиента, доволен ли он, озвучает окончательную стоимость и просит подтвердить.
если это устраивает, то вариант с записью подтверждения работ принципиально не отличается

Выбирайте. Кстати, я серьёзно. Из этих вариантов можно выбрать рабочий. Если сумма маленькая, то вряд ли кто-то пойдёт в суд. Надо понять, какая цель отмены актов у руководства - нежелание хранить "лишние бумажки" или, наоборот, сохранить архивы

Но если стоимость работ высокая, присоединяюсь к ответившим и рекомендую составлять акт на бумаге

Спасибо за позицию и предложения по обсуждаемому вопросу!

Цель руководства свести к минимуму количество бумаг по физ.лицам.
Стоимость сервисных услуг как правило составляет менее 1000 руб.
Подпись клиента на акте в планшете насколько я слышал планировал применять Ростелеком.
По поводу необходимости в оформлении в том или ином виде услуги есть такие нюансы:
-в суд можем пойти мы, с целью взыскания задолженности по иным услугам, поступления от которых аккумулируются на одном лицевом счёте услуги.Следовательно,суд или клиент может потребовать подтвердить сумму обоснованность списания с лицевого счета договора всех сумм, в противном случае уменьшит сумму,подлежащую взысканию с клиента.
-клиенты периодически обращаются за возвратом ранее уплаченных авансовым методом ден.средств при расторжении договора на основную услугу.

Жанне был озвучен вопрос и суждение.Требование же выражается в повелительном наклонении под угрозой применения наказания,носит обязательный характер для получателя.

[Январь]

Подпись клиента на акте в планшете насколько я слышал планировал применять Ростелеком.

Не забудьте сравнить стоимость бумажки и обеспечения всех специалистов планшетами (+ПО, +ремонт и т.п.)
Также не забутьте учесть желание клиента иметь бумажку о произведенных работах, чтобы в случае претензий клиент тоже что-то имел. Я например, собираю. Сегодня я может, и довольна, а завтра косяк вылез

Вот это, ИМХО, самый разумный выход:

5. оставить акт в бумажной форме, клиент подписывает, акт сканируют и выкидывают

[ZZZhanna]

Жанне был озвучен вопрос и суждение.

Форма построения Вашего вопросительного предложения, а также претензия в связи с тем, что Вы не получили той информации, которую ожидали, подразумевает отношения начальника и подчиненного, или клиента на платной консультации. Здесь же форум, и разговаривать с собеседниками в таком ключе некорректно.

-в суд можем пойти мы, с целью взыскания задолженности по иным услугам, поступления от которых аккумулируются на одном лицевом счёте услуги.Следовательно,суд или клиент может потребовать подтвердить сумму обоснованность списания с лицевого счета договора всех сумм, в противном случае уменьшит сумму,подлежащую взысканию с клиента.

Какие документы вы будете предъявлять в суде в качестве доказательства получения клиентом услуги?

[belaw]

-в суд можем пойти мы, с целью взыскания задолженности по иным услугам, поступления от которых аккумулируются на одном лицевом счёте услуги.Следовательно,суд или клиент может потребовать подтвердить сумму обоснованность списания с лицевого счета договора всех сумм, в противном случае уменьшит сумму,подлежащую взысканию с клиента.

Тогда Вы неправильно поставили вопрос. Не чем можно заменить акты, а как можно подтвердить выполнение работ, если не подписывать бумажные акты.
Ответ: лучший вариант - актом на бумаге с оригинальной подписью клиента. Причем желательно ещё и личность подписанта подтверждать.
в электронном виде документы суд может принять, но это сложнее и дороже. Посмотрите, сколько стоит нотариальное заверение, и вопрос начальства будет снят. Прибавьте стоимость внедрения электронных актов.

-клиенты периодически обращаются за возвратом ранее уплаченных авансовым методом ден.средств при расторжении договора на основную услугу.

если услуги не были оказаны, тот акт к этому отношения не имеет. Если услуги были оказаны, акт подписан, но клиент сейчас всё равно обращается за возвратом, то не понятно стремление отказаться от бумажных актов. Сейчас подтверждаете актами, в электронном виде - клиент скажет, что галочку на сайте вы сами поставили и к нему никто не приходил.

Также не забутьте учесть желание клиента иметь бумажку о произведенных работах, чтобы в случае претензий клиент тоже что-то имел. Я например, собираю. Сегодня я может, и довольна, а завтра косяк вылез

Это очень сильный аргумент против актов в электронной форме - психологический аспект.
Есть ещё один аспект. Вы говорите о взыскании средств за работы. А клиент может и убытки взыскивать. Вы работаете в физиками, это ЗоЗПП. Подача в суд бесплатно, каждый раз вам надо будет подтверждать свой нестандартный способ подписания акта, вместо того чтобы просто приложить оригинал бумажного.

Если очень хотите, заменить бумажные акты можно. Только советую подписывать с клиентами бумажный договор, в котором прописать подробно порядок. И оценить, как подтверждать электронный акт в конфликтной ситуации.

[Аноним]

Уважаемые форумчане, кто должен подписывать акт выполненных работ, если договор был в пользу третьего лица? Работы оказаны не заказчику (заключившему договор), а третьему лицу по указанию заказчика? Собственно заказчик?