Здравствуйте. Прошу помощи и советов.

Поставщик прислал счет-фактуру 18.12.2019, а потом уже в 2020 (02.02.20)году счет-фактуру исправительную от 31.12.2019, у меня уже была сдана декларация поэтому не стала исправлять, оставила на потом.
У меня постоянно эта исправительная счет-фактура была на возмещение (организация очень маленькую наценку делает) поэтому я все откладывала и откладывала.
В конце 2020 года захотела я эту исправительную счет-фактуру провести, и оказалась, что по факту не дает мне программа. Мы с бухгалтерами думали, думали, пробовали, пробовали.
В итоге было принято решение сделать корректировочную декларацию по НДС за 2019 год за 4 квартал. Туда она встала, встала хорошо, поставщикам позвонили, у них так же эта счет-фактура сидит, т.е. со сверкой у налоговой не должно быть вопросов. Подали декларацию.

Сейчас пришло требование с просьбой объяснить всю эту ситуацию. И почему мы подали декларацию на снижение НДС.

Как грамотно написать причину? Документ поздно пришел? Или бухгалтерская ошибка, выявленная в конце 2020 года?
И вообще из сложившейся ситуации могла ли я так сделать была?