Тема: подскажите как организовать учет

Очень прошу совет, поскольку не знаю как сделать.
Директор открывает кафе при АЗС. Классически - выпить кофе с пироженкой/бутербродом или купить в дорогу бутылку воды или сэндвич, пока машина на мойке или заправляется.
Раньше АЗС сдавалась в аренду и эти процессы нас не беспокоили - просто арендная деятельность была, а сейчас арендатор сьехал и директор решил управлять всем сам.
В общем передо мной стоит задача организовать учет кафе и АЗС.
Понятно, что нужно подключить ЧЗ и Меркурий, но не понятно как организовать списание товара. Кафе конечно махонькое, поэтому большой огород городить смысла наверно нет. Посоветуйте, кто имеет дело с маленьким общепитом или магазинчиком - к какому ПО у вас подключена касса, как данные по списанию товара попадают для бухучета. То что сканируется товар и идет списание через ЧЗ - это понятно, это наверное можно решить с операторами касс. А вот как осуществить взаимодействие с бухгалтерией? Или кассу как-то можно "подвязать" под выгрузку в 1с? (У нас Бухгалтерия 8.3)
Пожалуйста, помогите разобраться с этим. Ведь вряд ли в маленьких кафе/магазинчиках кассиры работают с 1с. Их функция ведь просто отсканировать товар на кассе. Вот как организовать процесс? Мне это впервые, даже не знаю в какую сторону смотреть.)
Аналогичный вопрос привязки кассы к 1с и по АЗС. Может заправку выведем и на отдельное ООО, чтобы не мешать все в кучу, но тем не менее вопрос списания ГСМ актуален. Хотя думаю, тут наверно по бухгалтерии можно списывать просто проданный литраж за определенный период, ну а кассу проводить по показаниям ОФД за месяц, как продажу физлицам? Но с кафе же все на ЧЗ завязано, там все же в режиме он-лайн должно быть?

Я бы не пытался вести кафе прямо в 1С:Бухгалтерии. Для маленькой точки нормальная схема такая: касса + товароучетная программа + обмен с 1С:Бухгалтерией.

Кассир действительно не должен работать в бухгалтерской 1С. Он пробивает товар на кассе: вода, шоколад, кофе, сэндвич. Касса передает чек в ОФД, по маркированным товарам — код маркировки уходит в «Честный знак». По молочной продукции уже действует обязательная проверка кодов при продаже, а по упакованной воде для HoReCa с 1 марта 2025 года важен поэкземплярный учет и передача сведений об обороте/выводе из оборота.

Но для бухучета касса — это не складская программа. Списание товара лучше делать в товароучетке: 1С:Розница, 1С:УНФ, 1С:Общепит или другой фронт/склад, который умеет обмен с 1С:Бухгалтерией 8.3. В бухгалтерию потом выгружаются уже итоги: выручка, движение товаров, списание себестоимости, остатки.

Разделите учет кафе на два блока.

Первый — перепродажа готовых товаров: бутылка воды, батончик, пачка сока, готовый сэндвич от поставщика. Тут все просто: поступление товара, продажа через кассу, списание со склада по данным продаж.

Второй — производство: кофе, выпечка, бутерброды, блюда, которые собираются на месте. Тут нужны технологические карты. Например, «капучино 300 мл» списывает кофе, молоко, стакан, крышку, сахар по норме. Если кафе маленькое, можно начать без фанатизма: сделать техкарты только на основные позиции и раз в день/смену списывать производство отчетом.

«Меркурий» нужен не для бухгалтерского списания, а для ветеринарного учета. По мясу, рыбе, молочке, яйцам и другой подконтрольной продукции надо принимать и гасить входящие эВСД. Россельхознадзор в 2025–2026 годах реально выносит предостережения общепиту за несвоевременное гашение ВСД.

По АЗС схема отдельная. Там нужен не «кафейный» учет, а учет топлива: поступление литров, остатки в резервуарах, реализация через ТРК/кассу, сменные отчеты, инвентаризация, потери в пределах норм. В бухгалтерию можно передавать агрегированно: выручку по ОФД/кассе и списание реализованного топлива за день, неделю или месяц — как закрепите в учетной политике.

Я бы на практике сделал так:

1.Кафе и АЗС вести раздельно по складам, номенклатуре, кассам/отделам и аналитике.
2. Для кафе поставить товароучетку с поддержкой кассы, ЧЗ, ЭДО и обменом с 1С:Бухгалтерией.
3. Для кухни завести техкарты хотя бы на кофе, сэндвичи, выпечку.
4. Для АЗС брать данные из программы/оборудования АЗС: сменные отчеты, литры, остатки, поступление топлива.
5. В 1С:Бухгалтерию не тащить каждую кассовую операцию руками, а загружать итоги продаж и списания.
6. Отдельное ООО делать не ради учета, а только если есть управленческий, налоговый или лицензионно-договорной смысл. Учет можно нормально разделить и внутри одного юрлица.

Главная мысль: касса фиксирует продажу и маркировку, товароучетная программа ведет склад и списание, бухгалтерская 1С получает итоговые документы. Не надо превращать кассира в бухгалтера.

Релевантные ссылки на Клерк

Маркировка упакованной воды с 1 марта 2025 года

Как автоматизировать общепит

Онлайн-кассы, учет товаров и интеграции

Сообщение от borov2

Я бы не пытался вести кафе прямо в 1С:Бухгалтерии. Для маленькой точки нормальная схема такая: касса + товароучетная программа + обмен с 1С:Бухгалтерией.

Огромное Вам спасибо, что откликнулись.
Я не совсем поняла - как встроить в цепочку "касса - 1с Бухгалтерия" товароучетную программу. Т.е. понятно,что она должна быть связана и с кассой и с 1с Бухгалтерия. Кстати, у нас профверсия1с Бухгалтерии установлена, если это что-то меняет/упрощает.)
Я была бы очень признательна, если бы порекомендовали конкретную марку кассы и ПО для наших нужд. Понятно,что кассы нужно 2 : одна в кафе, 2 -на АЗС.
Как в данном случае происходит прием товара, интеграция его в кассовое ПО и списание при продаже?
Для документооборота с контрагентами у нас установлен Контур Диадок. Я разговаривала с ними, они могут установить интеграцию с ЧЗ и Меркурием. Я понимаю это (может не верно), что поставщик передает УПД на товар и он автоматически поступает в ЧЗ. Но мне нужно, чтобы это УПД также попало в складской учет и привязалось к кассе. Соответственно с пробитием чека, товар должен списаться со склада и из ПО кассы (т.е. если сок закончился, кассир его пробить не сможет). Вот это как работает?
Порекомендуйте пожалуйста ККМ и ПО к нему, а я уже "докопаю" поставщиков этого дела).
Каждый продавец радужно распишет свой товар, а потом окажется, что он совсем не то, что от него ждали. Поэтому очень хотелось бы практического совета от тех кто понимает что нужно и как нужно в данной ситуации. Я просто не работала раньше с розницей и ПО завязанным на кассу, поэтому в очень общих чертах представляю как это должно работать. У всех ведь случается первый раз))) Помогите пожалуйста.
И я правильно понимаю, что ПО складского учета привязанное к кассам кафе и АЗС должны быть разные или суть одна? В 1с Бухгалтерии, да, огромное спасибо ,я поняла,что нет проблем - разнести по разным складам и списывать бензин раз в месяц, а по кафе - продажу также раз в месяц, а производство раз в день (или можно тоже раз в месяц?)
И опять же вопрос практики. Поскольку мне его наверняка зададут. На "склад", нужен отдельный человек или бухгалтер в ед. числе (т.е. я))) сможет отслеживать по программе заканчивающийся товар и делать заказ поставщику? Это наглядно в товароучетке? Или это очевидно кассиру и можно это отдать им? Как это работает на практике? Понятно,что речь о начальном этапе и начальных не больших обьемах.

Я бы не связывала кассу напрямую с 1С:Бухгалтерией. Между ними нужна товароучетная программа.

Схема такая: поставщик прислал УПД → товар приняли в товароучетке → номенклатура и цены ушли на кассу → кассир продает → товар списывается со склада → итоги продаж выгружаются в 1С:Бухгалтерию.

Для кафе/магазинчика я бы смотрела 1С:Розницу плюс кассу АТОЛ или Штрих-М и 2D-сканер для маркировки. Раз у вас уже 1С:Бухгалтерия ПРОФ, это самый понятный вариант: обмен между 1С-программами обычно проще настроить и сопровождать.

Эвотор или АТОЛ Sigma тоже можно рассмотреть, если хочется совсем простой старт, но я бы все-таки выбрала 1С:Розницу — меньше шансов потом упереться в ограничения.

По кафе: вода, соки, шоколадки списываются по факту продажи. Кофе, бутерброды и прочее «производство» лучше вести через простые техкарты: продали капучино — списались кофе, молоко, стакан. Хотя бы раз в день, раз в месяц я бы не советовала — остатки будут условные.

По АЗС топливо лучше вести отдельно, через программу/АСУ для АЗС, связанную с колонками и сменными отчетами. В 1С:Бухгалтерию можно передавать уже итоги по литрам и выручке.

Отдельный кладовщик на старте, скорее всего, не нужен. Кассир может физически принимать и видеть, что заканчивается, а бухгалтер или управляющий — контролировать остатки, документы и заказы поставщикам.

Главное: кассир работает только на кассе, товароучетка ведет склад, бухгалтерия получает итоговые документы. Так будет проще и чище.

Сообщение от borov2

Схема такая: поставщик прислал УПД → товар приняли в товароучетке → номенклатура и цены ушли на кассу → кассир продает → товар списывается со склада → итоги продаж выгружаются в 1С:Бухгалтерию.

Еще раз Вам преогромное спасибо!!! Картина проясняется.))) А документы от поставщиков по ЭДО для передачи в ЧЗ тоже можно "подвязать" через 1сРозницу? Сейчас, как писала выше у нас с контрагентами Диадок от Контура. Чтобы подключить ЧЗ - это отдельная опция в Контуре, но вроде с контрагентами можно обмениваться и через 1с. В 1с Рознице - это реализовано? Или как загружать УПД в товароучетку (1с Розница)? Ну кроме как ручками.) Да и плюс,чтоб в ЧЗ передавалось и поступление и списание?
И подскажите, а Меркурий нам нужен? По сути молоко будет идти лишь в капучино, латте, может коктейли - это все производство. Ну если только мороженое в продажу. Тогда получается нужен...

Да, в целом вы правильно понимаете.

В 1С:Рознице работа с маркировкой есть: можно принимать маркированный товар по УПД, проверять коды, подтверждать приемку и потом продавать через кассу со сканированием DataMatrix. Но надо отдельно настроить ЭДО/Диадок, ЧЗ, сертификаты, кассу и сканер. Само по себе «поставили 1С:Розницу» не означает, что всё сразу заработает.

Практически цепочка такая: УПД приходит в Диадок → через модуль/интеграцию попадает в 1С → на его основании создается поступление товара → коды маркировки сверяются → приемка подтверждается → товар появляется на складе и уходит на кассу. При продаже касса считывает код, товар списывается, а выбытие маркированного товара уходит через ОФД/ЧЗ.

Диадок можно оставить. Не обязательно переходить на обмен «только через 1С». Просто надо, чтобы интегратор настроил связку Диадок ↔ 1С:Розница ↔ Честный знак ↔ касса. Я бы прямо так и ставил задачу поставщику внедрения, без общих слов «нужна интеграция».

По «Меркурию»: если будут молоко, сливки, мороженое, мясо, рыба, яйца и другая продукция животного происхождения — да, «Меркурий» нужен. Даже если молоко идет только в капучино, входящие ВСД по нему надо гасить. Для маленького кафе можно сначала гасить ВСД вручную в личном кабинете или через Контур, не обязательно городить сложную интеграцию.

То есть минимально я бы делал так: 1С:Розница для склада и кассы, Диадок оставить, ЧЗ подключить и настроить через 1С/Диадок, «Меркурий» — хотя бы для гашения входящих ВСД.

Сообщение от ZZZhanna

плохая идея. Даже махонькое кафе сейчас требует кучу дополнительного оборудования, программного обеспечения и оплаты работы, как минимум, двух человек - управляющего в кафе-магазине, имеющего не просто опыт в общепите как повара, но и понимающего работу во всех этих системах, о которых вам уже сказали; и айтишника, который будет вам всё это интегрировать. Это помимо кассиров.

Вы не поняли. Я имела в виду, что АЗС и кафе раньше сдавались в аренду и ими раньше занимался арендатор (мы просто владельцы здания и АЗС). Теперь арендатора нет и директор принял решение, что сдавать в аренду имущество не будет, а добавив ОКВЭДы будет заниматься сам. Естественно, это не подразумевает, что он одной рукой будет заваривать клиенту кофе, второй заливать ему бензин в бак, а третьей ногой пробивать чек.))) Конечно будут наняты сотрудники под эти функции и управляющий АЗС. Передо мной стоит задача наладить связку в бухучете и сделать так, как будет мне удобно,чтобы именно выполнять функции бухгалтера - поставить задачу какое ПО, кассу и т.п. купить и договориться с поставщиками этого всего о настройке. Ну и вести учет в организации.

Сообщение от ZZZhanna

вы серьезно? Вы разбираетесь в калькуляциях, технологических картах, товароведении?
Неспециалисты быстро помогут кафе и директору разориться.

Кафе прям как кафе - это в целом громко сказано. Кофе/чай - да, как на любой уже наверно заправке. Готовая выпечка, пироженое/мороженое, сэндвичи - тоже скорее на уровне подогреть в микроволновке, а не изжарить бифштекс. Вода, соки, шоколадки, сигареты... Это автозаправочная история, поэтому речь не о полноценном кафе конечно. Хотя кухонное оборудование дир уже закупил/поставил и возможно в будущем будет разрастаться в этом виде бизнеса... Ну и отгороженная зона со столиками имеется, где можно и выпить это кофе, пока машина скажем на мойке (мойка сдается в аренду, там арендатор заправляет). В товароведении не разбираюсь, поэтому и спросила совета. Предположила, что если в 1с Рознице очевидно, что какие-то позиции активно распродаются и заканчиваются, то может кассир или я можем передавать эту инфу управляющему, а он делать заказ поставщикам. По крайней мере до поры пока обьем не станет достаточно не скромным), но это явно произойдет не на старте. Но если я не права, я готова слушать, вникать и анализировать информацию от всех, у кого есть опыт в этой сфере. У меня его нет. Пока.)
Это новая для меня сфера, конечно я "плыву" и экстренно пытаюсь разобраться. Запуск всего этого запланирован через месяц. Месяц у меня на разобраться и закупить необходимое для обеспечения учета. Как-то так. Если б искала работу, наверно не рискнула бы залезть в незнакомую сферу, хотя когда ДО тебя уже все налажено - разобраться проще наверно, да и персонал может что-то обьяснить. А тут объяснять некому и сфера эта возникает вынужденно так сказать.) Поэтому прошу помощи. Совета что именно поставить от кассы до ПО.

Сообщение от ZZZhanna

тем не менее, не забудьте про СЭС и пожарников, про Уведомление в Роспотребнадзор о начале деятельности через госуслуги директора, а так же про прослеживаемые товары (холодильное оборудование, к примеру).

Роспотреб нужно уведомлять о начале деятельности в общепите? А если это представить как просто розничный магазин - тоже надо или нет? Есть какая-то специальная форма? Не знала об этом...спасибо.
А СЭС и пожарники - это из области "если нагрянут" или их нужно тоже как-то уведомлять?