Кто использует топливные карты...

[Тоня]

Подскажите систему документооборота, если несложно. Начальство хочет перевести на безнальное топливо, а я последний раз с ним работала в 1998 году, талоны топливной компании "Гранд", сейчас, говорят, это не модно, водителям дают пластиковые карты и они ими пользуются по принципу кредиток. Т.е. вместо горы чеков ККМ и авансовых отчетов на каждый рейс (у меня грузоперевозки) при переходе на топливные карты я имею 1 накладную на общее количество бензина, заправленного всеми моими а/м по всей стране и 1 с/ф в конце месяца и все документы?

[Джулия]

Не так то будет все просто. Вы будете перечислять с р/счета на пластиковую карту ден. средства.Чеки с заправок все равно останутся. Накладной не будет (ее как раз и заменят чеки), будет с/ф на сумму заправленных чеков.

[Тоня]

Не будет накладной? Передо мной типовой договор, в нем перечень предоставляемых в конце месяца документов: с/ф, товарная накладная, акт сверки и оборотка по топливным картам. Джулия, простите меня бестолковую, а чеки ККМ, полученные при заправке, вы с какими документами храните, они же ни к авансовым, ни к кассе никакого отношения не имеют?

[Панта]

Тоня, зато к путевым листам имеют. Вы же расход бензина все равно считать будете? а откуда цифру будете брать?

[Тоня]

Уже яснее, т.е. при расчетах при помощи топливных карт дают такой же чек как при расчетах наличкой? Панта, а расход бензина можно считать, например, по нормативам.

[Джулия]

Чек прикалывала к счету фактуре, мне не давали в "славнефти" накладную. Они подтверждают получение бензина с ценой и литражом. В конце месяца считала одщий литраж, проверяла со с/ф если все сходилось, то по норме в расход. У меня был один автомобиль. Если у ва несколько, то легче в учете от безналичного ГСМ не становится, толко деньги из кассы не выдаете. А отчетность такая же остается. По каждой автомашине все равно придется как то делить и считать, и по водителям всю аналитику все равно надо вести.

[Аноним]

Мы используем карточки МТК, 3 машины, они каждый месяц помимо сч-ф дают акт, где написано, на какую карточку сколько заправлено. Делить легко, а дальше расход по нормативам. Очень удобно, пользуемся уже 1,5года.

[Mic1]

Вы будете перечислять с р/счета на пластиковую карту ден. средства.Чеки с заправок все равно останутся.

Джулия, простите меня бестолковую, а чеки ККМ, полученные при заправке, вы с какими документами храните, они же ни к авансовым, ни к кассе никакого отношения не имеют?

Тоня, зато к путевым листам имеют. Вы же расход бензина все равно считать будете? а откуда цифру будете брать?

Какие-то странные разговоры.
1. Перечисляете деньги со своего р/сч на р/сч компании по нефтепродуктам.
2. При приобретении топлива по картам на заправке выдают чек. Этот чек бухгалтерии не нужен. Хранится у водителя, или сразу выбрасывается.
3. По окончании месяца в компании по нефтепродуктам получаете: счет-фактуру и накладную за месяц, а также подробную расшифровку о количестве и стоимости купленных ГСМ по датам и времени в разрезе карт. Приходуете ГСМ.
4. На основании путевых листов списываете ГСМ.

[Панта]

Mic1,

Приходуете ГСМ.
4. На основании этой рашифровки а также путевых листов списываете ГСМ

т.е. задним числом за месяц?

[Mic1]

Мы используем карточки МТК, 3 машины, они каждый месяц помимо сч-ф дают акт, где написано, на какую карточку сколько заправлено. Делить легко, а дальше расход по нормативам. Очень удобно, пользуемся уже 1,5года.

Да. На каждого водителя (а лучше - машину) - отдельная карточка. Расход ГСМ - по фактическим расходу, нормы МИНТРАНСА можно не использовать.

[Панта]

я забирала эти чеки и обрабатывала путевые листы сразу. в конце месяца (когда давали документы) - сверяла путевки с доками поставщика.

[Mic1]

т.е. задним числом за месяц?

Думаю, так намного удобнее. Хотя... метод панты Панта - правильнее...

[Панта]

Mic1, ес!

[Лампочка]

Какие-то странные разговоры.

Mic1, ну слава богу, а то я уже испугалась, что у меня никаких чеков нет.

[Евгения М.]

Расход ГСМ - по фактическим расходу, нормы МИНТРАНСА можно не использовать.

С каких это пор МИНТРАНС не авторитетен?

[Аноним]

С каких это пор МИНТРАНС не авторитетен?

С момента вступления в силу 25-й Гл. НК РФ.

[Евгения М.]

Если не использовать нормы расхода топлива, то водители мне такой расход бензина покажут в путевых, ого-го!!! Какие-то цифры все равно должны быть для опоры

[Аноним]

Если не использовать нормы расхода топлива, то водители мне такой расход бензина покажут в путевых, ого-го!!! Какие-то цифры все равно должны быть для опоры

Для управленческого учета - вне всяких сомнений. Но для НУ - в размере фактических затрат.

[Тоня]

Простите, что затеяла разговор, а сама пропала, не было компьютера весь день.

2. При приобретении топлива по картам на заправке выдают чек. Этот чек бухгалтерии не нужен. Хранится у водителя, или сразу выбрасывается.
3. По окончании месяца в компании по нефтепродуктам получаете: счет-фактуру и накладную за месяц, а также подробную расшифровку о количестве и стоимости купленных ГСМ по датам и времени в разрезе карт. Приходуете ГСМ.
4. На основании путевых листов списываете ГСМ.

Вот теперь все окончательно понятно, спасибо, Mic. Пантин метод, согласна, правильнее, но топливная компания в конце месяца выдает накладную с учетом скидки в зависимости от количества съеденного топлива (а в чеках ККМ я эту скидку еще не увижу), поэтому ИМХО твой метод удобнее.

Какие-то цифры все равно должны быть для опоры

Какие-то-да, конечно, но минтрансовские расчеты со всеми повышающе-понижающими коэффициентами-лишние заморочки, можно себе позволить имея отдельного бухгалтера на путевых листах.
Всем большое спасибо за разъяснения.