<p>Светлана Ларина </p>
<p><strong>Обезопасить финансовую и бухгалтерскую отчетность от проверяющих — интуитивное желание каждого бухгалтера. Однако защищать бумаги фирмы надо не только от внешних контролеров, но и от собственных коллег. Как вести документацию, чтобы никто не мог использовать ее против компании и самого бухгалтера? Об этом недавно рассказали на семинаре, который проводила компания «ТАНДЕМ-ФОРУМ». </strong></p>
<p><strong>Спрятать бумаги в стол недостаточно </strong></p>
<p>К сожалению, достаточно часто встречается ситуация, когда обиженные сотрудники идут жаловаться на главбуха и начальника в налоговую, трудовую и другие инспекции. Поэтому необходимо уяснить раз и навсегда — ограничить доступ к документам надо не только контролерам, но и собственным работникам. Именно с этого призыва начал семинар специалист в области связи и информации полковник юстиции Вячеслав Панкратьев. </p>
<p>Итак, с чего начать? Прежде всего необходимо издать приказ за подписью генерального директора, в котором будут определены данные, составляющие коммерческую тайну. Причем это должна быть информация не только в бумажном виде, но и в электронном. Естественно, с приказом необходимо ознакомить всех работников под расписку. </p>
<p><strong>Бумажная волокита </strong></p>
<p>Бумажное делопроизводство необходимо организовать в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят постановлением Госстандарта от 3 марта 2003 г. № 65-ст). </p>
<p>Для простоты учета всю бумажную документацию компании следует разбить на несколько составных частей, посоветовал лектор. Во-первых, это делопроизводство по стандартным, но специфическим задачам. Сюда надо отнести бухгалтерию, учредительные документы, судебно-процессуальные, договоры и др. </p>
<p>Во-вторых — делопроизводство, связанное с текущей деятельностью компании. </p>
<p>Его нужно разделить на внешнее и внутреннее. Во внешнее делопроизводство входит доставка входящей и отправление исходящей корреспонденции. Для того чтобы отнести документацию к внутреннему делопроизводству, необходимо ответить на следующие вопросы: </p>
<ul>
<li>как хранить документы у сотрудников и в секретариате;
<li>как исполнитель должен их создавать;
<li>как руководство организации должно издавать нормативные документы;
<li>как регистрировать бумаги в секретариате;
<li>каковы правила движения документов внутри компании;
<li>как снимать копии;
<li>как контролировать их исполнение;
<li>как создать архив документов, провести экспертизу ценности;
<li>как уничтожить документы. </li>
</ul>
<p><strong>Компьютер — дело тонкое </strong></p>
<p>К электронному делопроизводству всегда относились несерьезно. Бухгалтеры считают, что наиболее важные документы достаточно иметь лишь в бумажном виде (договоры, уставы, приказы и т. д.).

Читать всю статью: http://www.klerk.ru/articles?38041