Подскажите, плиз, какими документами оформляется гарантийный случай?

[Nass]

ИП на ОСНО.
Клиент привез недавно купленные у нас ПК в которых по гарантии надо заменить несколько деталей. Раньше гарантийных случаев не было и я понятия не имею, как это оформить. Можно ли новые детали, которые мы поставим клиенту взамен сгоревших учесть в расходах, списать по ним НДС и т.д? Какими документами это оформляется? Просветите, пожалуйста

[Natal-i]

Вот статья. Может Вам поможет. Если остануться вопросы, спрашивайте. Мы занимаемся гарантийным обслуживание аудио-видео бытовой техники. Подскажу.

Сегодня практически все товары имеют гарантийный срок обслуживания. Налоговый и бухгалтерский учет гарантийного ремонта имеет свои особенности. Впервые столкнувшись с ним, бухгалтеру придется разбираться в том, как учесть бесплатные услуги для покупателей и затраты на гарантийный сервис.

Гарантийный срок на товар, как правило, устанавливает изготовитель (п. 6 ст. 5 Закона от 7 февраля 1992 г. № 2300-1 «О защите прав потребителей»). В течение этого срока недостатки, обнаруженные в товаре, устраняют бесплатно.
Если производитель не предусмотрел гарантию, это может сделать продавец. Для большей коммерческой привлекательности товара он даже вправе удлинять срок гарантии изготовителя (п. 7 ст. 5 Закона «О защите прав потребителей»). Ремонт и техническое обслуживание товаров фирма-изготовитель или торговая компания могут проводить либо самостоятельно, либо с помощью сторонних организаций – сервисных центров. Стоимость ремонта в сервисном центре оплачивает фирма, установившая гарантию.
Выбираем метод учета
Рассчитывая налог на прибыль, расходы на гарантийный ремонт учитывают в составе прочих, связанных с производством и реализацией (подп. 9 п. 1 ст. 264 НК). Для фирм такие расходы будут косвенными. Списывать их надо полностью в том периоде, когда они были произведены (ст. 318, ст. 320 НК).
Налоговый кодекс предлагает два метода учета. В соответствии с ними затраты можно списывать либо единовременно, либо постепенно – за счет резерва на гарантийный ремонт. Второй способ удобен, если в течение года покупатели обращаются за сервисным обслуживанием неравномерно.
Создаем резерв
Фирма сама принимает решение о создании резерва (п. 2 ст. 267 НК). Это решение должно быть закреплено в учетной политике для расчета налога на прибыль. Там указывают предельную сумму резерва и способ расчета величины отчислений. Устанавливать их нужно с учетом требований пункта 3 статьи 267 Налогового кодекса.
Резерв формируют непосредственно при продаже товаров с гарантией. По методике, указанной в учетной политике, определяют сумму от стоимости проданного товара, которая увеличивает резерв. Расчеты удобнее проводить в конце месяца или квартала по итоговым данным о продажах.
В бухгалтерском учете также можно создавать резерв на гарантийный ремонт (п. 72 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утв. приказом Минфина от 29 июля 1998 г. № 34н). Для этого в учетной политике для целей бухгалтерского учета надо определить порядок формирования такого резерва. При этом фирма может выбрать один из следующих вариантов:
а) установить годовую сумму планируемого резерва и ежемесячно списывать 1/12 часть от нее;
б) разработать свою методику определения ежемесячной суммы резерва.
Для сближения бухгалтерского и налогового учета можно установить, что и там и там фирма создает резерв по правилам статьи 267 Налогового кодекса.
Пример
ООО «Дельта» продает мопеды с гарантийным сроком обслуживания. В учетной политике предусмотрено создание резерва на 2005 год. Там же указано, что как в бухгалтерском, так и в налоговом учете фирма формирует резерв по правилам статьи 267 Налогового кодекса. Ежемесячно фирма списывает предельную сумму резерва, предусмотренную этой статьей.
Расходы на гарантийный ремонт за 2003-й и 2004 годы составили 96 000 руб., а выручка за тот же период – 48 000 000 руб. (без НДС).
1. Доля расходов на гарантийный ремонт в общей выручке:
96 000 руб. / 48 000 000 руб. x 100 = 0,2%.
2. По итогам месяца выручка от реализации мопедов – 2 800 000 руб. (без НДС). В резерв начислено:
2 800 000 руб. x 0,2% = 5600 руб.
Если по итогам года величина резерва оказалась больше фактических расходов, то разницу можно перенести на следующий год (п. 5 ст. 267 НК). Если сложилась обратная ситуация (сумма резерва оказалась меньше суммы расходов на гарантийный ремонт), то разница по итогам года включается в налоговом учете в состав прочих расходов (п. 5 ст. 267 НК).
Получаем льготу по НДС
НДС на услуги по ремонту и техническому обслуживанию товаров во время гарантийного срока начислять не надо (подп. 13 п. 2 ст. 149 НК).
Это значит, что в налоговую базу по НДС не включают средства, полученные от изготовителя для гарантийного ремонта (п. 6.8 Методических рекомендаций по применению главы 21 «Налог на добавленную стоимость», утв. приказом МНС от 20 декабря 2000 г. № БГ-3-03/447).
Некоторые налоговики считают, что если гарантию на импортный товар дает не производитель, а дистрибьютор, то эта льгота на него не распространяется. Однако это не так. Чиновники из Минфина разъяснили это в своем письме от 27 февраля 2003 г. № 04-03-11/ 20. По их мнению, предоставляющие покупателям гарантию торговые фирмы имеют такое же право на льготу, как и производители.
Чтобы воспользоваться льготой, фирма должна выполнить ряд условий (письмо Минфина от 27 февраля 2003 г. № 04-03-11/20):
1. Фирма должна оказывать услуги в течение гарантийного срока эксплуатации товаров;
2. Дополнительной платы с покупателя она не требует;
3. Есть документальное подтверждение фактического выполнения услуг.
Документы, которые подтверждают право компании на льготу, лучше указать в учетной политике по НДС. Основным документом, как правило, является гарантийный талон. Он выступает в роли заявки потребителя на услугу по гарантийному ремонту. Оригинал талона передают организации-изготовителю, которая оплачивает работы по ремонту, а копия остается у сервисной компании.
После выполнения работ по гарантийному ремонту нужно составить акт сдачи-приемки работ. Его подписывает покупатель, который обратился за устранением неисправности. Акт подтверждает, что гарантийный ремонт был проведен. Если проверяющие решат, что доказательств недостаточно, то работы по гарантийному ремонту могут быть квалифицированы как безвозмездно выполненные. В этом случае НДС придется заплатить полностью, более того, расходы на ремонт не уменьшат базу для расчета налога на прибыль.
Закупаем оборудование и запчасти
Для выполнения гарантийного ремонта фирма может приобретать оборудование, закупать детали и запчасти. Суммы НДС, уплаченные при их приобретении, надо учесть в стоимости таких товаров (подп. 1 п. 2 ст. 170 НК). Ведь операции, где их будут использовать, от НДС освобождены (письмо Минфина от 22 марта 2004 г. № 04-03-11/44).
Фирма может закупать запасные части не только для гарантийного, но и для обычного ремонта. Определить сразу, какое количество деталей будет использовано в каждом виде деятельности, невозможно. Поэтому вначале НДС к вычету принимают. А при передаче запчастей на проведение гарантийного ремонта суммы относящегося к ним налога восстанавливают и включают в первоначальную стоимость (п. 3 ст. 170 НК).
Пример
ООО «Дельта» для гарантийного ремонта мопедов закупило специальное оборудование на 106 200 руб. (в том числе НДС – 16 200 руб.).
На ремонт техники по гарантии были выписаны со склада запчасти стоимостью 11 800 руб. (в том числе НДС – 1800 руб.). При закупке этих деталей НДС был принят к вычету.
Дебет 08 Кредит 60
– 90 000 руб. – отражена стоимость оборудования;
Дебет 19 Кредит 60
– 16 200 руб. – отражен НДС по приобретенному оборудованию;
Дебет 08 Кредит 19
– 16 200 руб. – сумма НДС включена в первоначальную стоимость оборудования;
Дебет 01 Кредит 08
– 106 200 руб. – оборудование введено в эксплуатацию;
Дебет 60 Кредит 51
– 106 200 руб. – произведена оплата поставщику оборудования.
Дебет 19 Кредит 68
– 1800 руб. (10 000 руб. x 18%) – отражено восстановление НДС со стоимости запасных частей для гарантийного ремонта;
Дебет 10 Кредит 19
– 1800 руб. – восстановленная сумма НДС включена в первоначальную стоимость запасных частей;
Дебет 20 (44) Кредит 10
– 11 800 руб. – списана стоимость запасных частей, использованных для гарантийного ремонта.
Льгота – это обязанность
Кроме гарантийного ремонта, фирма может иметь еще какую-нибудь деятельность, которая облагается НДС. Тогда появляется обязанность вести раздельный учет (п. 4 ст. 149 НК).
Некоторые фирмы настолько не хотят возиться со связанной с ним дополнительной работой, что готовы отказаться от льготы. Однако Налоговый кодекс такой возможности не предусматривает. «Льготы, от которых налогоплательщики вправе отказаться, перечислены в пункте 5 статьи 149 Налогового кодекса, – пояснила директор аудиторской фирмы “Про-Аудит” Инна Исаева. – К сожалению, гарантийный ремонт к этим льготам не относится».
Избежать раздельного учета можно только в одном случае – если доля расходов по операциям, не облагаемым НДС, не превышает 5 процентов от общей величины расходов. Подробнее о том, как вести раздельный учет, «Расчет» писал в июльском номере за этот год.
Л. Изотова