<p>О. Горшенина, эксперт ПБ</p>

<p><strong>Бухгалтерия – самое «бумажное» подразделение каждой организации. Сюда поступают первичные документы, которыми оформляют все хозяйственные операции. Кроме того, бухгалтерам приходится вести соответствующие регистры, составлять отчетность. В итоге за год накапливается большое количество всевозможных документов. Как долго и где их хранить?</strong></p>
<p>Хранить документы фирму обязывает закон. В статье 17 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» сказано, что организация должна хранить первичные документы не менее пяти лет. Сроки хранения определяет и Налоговый кодекс. В соответствии с подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 кодекса документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, должны сохраняться четыре года. Как же разделить бумаги на бухгалтерские и те, которые нужны для исчисления налогов? Еще в 1999 году Минфин попытался внести ясность (письмо Минфина России от 9 февраля 1999 г. № 04-01-10). Он пояснил, что в законе о бухучете и кодексе речь идет о разных документах: одни необходимы для бухгалтерского, другие для налогового учета. Но о том, как поделить документы на группы, финансисты умолчали. Поэтому, чтобы избежать неприятностей, лучше все документы хранить в течение пяти лет.</p>
<p>Кроме Закона «О бухгалтерском учете» и Налогового кодекса сроки хранения документов регламентируют Постановление ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс и архивное законодательство. В «Перечне типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном Росархивом 6 октября 2000 г., подробно прописано, какие бумаги сколько времени хранить. Так, в соответствии с Перечнем дольше всего фирмам придется беречь документы, касающиеся учета кадров. Их полагается хранить 75 лет.</p>
<p><b>«Фирменный» архив</b></p>
<p>Как организовать хранение документов, личное дело каждой фирмы: можно все сдать в архив или организовать хранилище в офисе.</p>
<p>Итак, вы приняли решение держать бумаги под рукой в организации. Однако следует помнить, что нельзя хранить документы в неприспособленных для этой цели рабочих помещениях. Поэтому для хранилища необходимо выделить отдельный кабинет. Затем придется позаботиться о создании специальных условий. Прежде всего архив надо оснастить стеллажами или шкафами. Если хранилище имеет окна, то лучше приобрести глухие запирающиеся шкафы. Они предохранят документы от воздействия солнечных лучей и последующего выцветания. Если же вы решили, что стеллажами пользоваться удобнее, то закройте окна жалюзи или плотными занавесями. Не пренебрегайте мерами охраны помещения. Хорошо бы защитить окна решетками и поставить металлическую дверь.</p>
<p>Чтобы обеспечить оперативный поиск документов, нужно разработать номенклатуру дел или опись. Это перечень документов с определенными характеристиками: номер дела, количество единиц хранения, срок хранения. Например, личные дела сотрудников можно сортировать по году их увольнения.

Читать всю статью: http://klerk.ru/articles?41560