Коллеги, обращаю ваше внимание на новацию позиции Минфина по вопросу оформления путевых листов. Теперь имеется индульгенция на оформление путевых листов один раз в месяц. Но хочу оговориться, что это ответ на частный запрос. Так что пользоваться им или нет - решайте сами. Но факт, что ветер подул в сторону налогоплательщика
Вопрос: В соответствии с Письмом Министерства финансов РФ от 20.09.2005 N 03-03-04/1/214 утвержденная Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 форма путевого листа легкового автомобиля обязательна только для автотранспортных организаций.
Вправе ли банк выдавать путевой лист не на каждый день, а на более длительный срок (на месяц) при условии, что всем водителям банка ежемесячно выплачивается заработная плата исходя из данных табеля об отработанном времени и должностного оклада?
По мнению банка, выдача путевого листа сроком на один месяц позволяет не только обеспечить выполнение требований ст. 252 Налогового кодекса в части документального подтверждения расходов на амортизацию, расход горюче-смазочных материалов и оплату труда водителей, но и уменьшить затраты на содержание персонала связанного с обслуживанием парка автомашин.
Ответ:
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 3 февраля 2006 г. N 03-03-04/2/23
Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу о документальном подтверждении расходов, связанных с содержанием автомобилей, используемых сотрудниками для выполнения ими служебных обязанностей, и сообщает следующее.
В соответствии с абз. 2 п. 1 ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) в целях налогообложения налогом на прибыль организаций расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
На основании п. 1 ст. 11 Кодекса институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства Российской Федерации, используемые в Кодексе, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства.
В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, поименованные в указанной статье.
Форма N 3 "Путевой лист легкового автомобиля", утвержденная Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 в составе комплекта унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте, распространяется на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных, автомобилей, специализированных и такси), и носит обязательный характер для автотранспортных организаций.
Что касается остальных организаций, то они могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде горюче-смазочных материалов, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", а именно:
а) наименование документа;
б) дата составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
При этом первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода.
В том случае, если ежемесячное составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени, расхода горюче-смазочных материалов, считаем, что путевой лист, составленный с такой периодичностью, может подтверждать вышеназванные расходы налогоплательщика.
Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
А.И.ИВАНЕЕВ
03.02.2006
