Учет топлива, помогите разобраться!

[Лампочка]

Топливо у нас раньше списывалось по факту - приход (по безналу - согласно распечатке от ТК, где указана дата, литраж, цена и сумма заправки по карточкам, за наличку - чеки в отчетах водителей), тут же и расход в той же сумме. Количественный учет вообще не велся.
Пытаюсь организовать учет как положено, запуталась совершенно.
Сделали приказ - у становили нормы зимние и летние. Со списанием более или менее разобралась - просчитываю по каждому путевому листу расход на 100 км, если уложились в номатив - списываю всю сумму, если нет - перерасход за счет прибыли.
А вот с соотношением приход-расход не могу сообразить.
1) Приход топлива по безналу отражается на основании каких документов? ТК нам накладную не дает, только счета-фактуры, акт приема-передачи и вышеуказанную распечатку. Акта достаточно ведь?
2) Не могу понять, как быть с переходящими рейсами. Ведь начало рейса может быть, допустим, 28-го, заправится водитель может, к примеру, 31 числа, а отчет привезет 15 следующего месяца, когда вернется из поездки и что?
Для начала какой остаток в баке на конец месяца я должна ставить? Из последнего путевого листа, закрытого в этом месяце, т.е. в приведенном выше примере - 27-го, правильно я понимаю? Ведь не могу я отловить водителя в рейсе именно 31 и измерить остаток. Т.е. учет смещается с конкретно 01 по 31 каждого месяца на учет по рейсам, так?
А если учет топлива ведется по путевым листам, то логично вести и учет прихода не по актам ТК, а по отчетам водителей, т.е. по слипам, которые они к нему прикладывают. Ну вот и выходит, что по акту я должна оприходовать 1000 л, залитых с 01 по 31-е, а по путевым листам получается, что 900, залитых с 01 по 27-е. И что все-таки приходовать?
Помогите, пожалуйста, разобраться!

[Панта]

я приходовала по путевым листам (к ним прилагались квиточки с АЗС), сверяла с документами, выставленными нам продавцом (когда вермя было, выборочно)

[редактор123]

Понятное дело, приходовать на основании документов от поставщика, а не от водителя. Это по правильному. Вы то деньги платите по каким документам? Закрывать задолженность перед поставщиком надо.
Дт 10 Кт 60
Дт 60 Кт 51. Логично?

[редактор123]

кое-что "нарыла", может поможет?

В договоре обычно указывают, что право собственности на бензин переходит к фирме только после того, как водитель заправился по талону. В этом случае расчеты с поставщиками бензина происходят так.
Сначала фирма авансом оплачивает ГСМ. Затем она получает талоны и выдает их водителям.
Чтобы заправить машину, водитель передает служащему заправки талон и получает на АЗС чек, который затем сдает в бухгалтерию.
Оператор АЗС каждый день отчитывается по полученным талонам. На основании этого отчета в конце месяца поставщик составляет акт, где подробно расписывает, сколько топлива получила ваша фирма. Используя этот акт, вы должны оприходовать топливо в учете фирмы.
Кассовые чеки АЗС необходимы лишь для контроля.
Вместе с актом продавец должен выдать вам счет-фактуру.
Чтобы избежать злоупотреблений, нужно тщательно учитывать талоны. Для этого фирма должна разработать форму книги движения талонов.
Отвечать за ведение книги и выдачу талонов должен материально-ответственный сотрудник. В книге он регистрирует полученные от поставщика и выданные водителям талоны. Эта книга должна быть пронумерована, прошнурована, подписана руководителем и главным бухгалтером и скреплена печатью.

Пример. Право собственности на ГСМ переходит к фирме в момент заправки. В начале месяца она перечислила АЗС 64 900 руб. В течение месяца водители получили по талонам бензин на сумму 59 000 руб., в том числе НДС 9000 руб. На талонах указаны только марка и количество топлива. До момента заправки автомобилей учет талонов нужно вести на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности" в штуках по стоимости приобретения.
В учете бухгалтер должен сделать такие проводки:
Дебет 60 субсчет "Авансы выданные" Кредит 51
- 64 900 руб. - перечислен аванс поставщику;
Дебет 006
- 64 900 руб. - оприходованы талоны на бензин;
Кредит 006
- 64 900 руб. - выданы талоны под отчет водителю организации.
После того как в конце месяца фирма получила акт и счет-фактуру на фактически полученное топливо, в учете бухгалтер должен сделать такие проводки:
Дебет 10 субсчет "Топливо" Кредит 60 субсчет "Расчеты с поставщиками"
- 50 000 руб. - оприходован фактически полученный бензин;
Дебет 19 Кредит 60 субсчет "Расчеты с поставщиками"
- 9000 руб. - отражен в учете НДС по фактически полученному бензину;
Дебет 60 субсчет "Расчеты с поставщиками" Кредит 60 субсчет "Авансы выданные"
- 59 000 руб. - зачтен аванс;
Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19
- 9000 руб. - поставлен НДС к вычету по фактически полученному бензину.

[редактор123]

Пример. Воспользуемся условиями первого примера. Изменим только один момент: талоны выписаны на определенную сумму. В этом случае их нужно учитывать на счете 50 субсчет "Денежные документы". В учете бухгалтер должен сделать такие проводки:
Дебет 60 субсчет "Расчеты с поставщиками" Кредит 51
- 64 900 руб. - оплачены талоны;
Дебет 50 субсчет "Денежные документы" Кредит 60 "Расчеты с поставщиками"
- 64 900 руб. - оприходованы талоны на бензин;
Дебет 71 Кредит 50 субсчет "Денежные документы"
- 64 900 руб. - выданы талоны водителям.
В конце месяца бухгалтеру нужно сделать такие записи:
Дебет 10 субсчет "Топливо" Кредит 71
- 50 000 руб. - оприходован бензин;
Дебет 19 Кредит 71
- 9000 руб. - отражен в учете НДС по фактически полученному бензину; Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19
- 9000 руб. - поставлен НДС к вычету по фактически полученному бензину.

[Лампочка]

Панта, так если бы путевые листы с документами ТК сходились, проблем бы не было. А если получается разница? И часть топлива, указанного в акте за январь, входит в путевой лист, который тебе привезут в конце февраля?
Редактор123, спасибо за пример, но вопрос в другом:
Ну вот выставлены мне счет-фактура и акт на залитые за календарный месяц 1000 л топлива, на сумму 20000 руб. Казалось бы все просто - приходуем 1000 л. Но! При учете по средней стоимости я вычисляю расход топлива за месяц сл.образом:
В литрах: Остаток на начало месяца + Приход - Остаток на конец = Расход.
Расход в рублях выясняем путем умножения литров на среднюю стоимость.
А среднюю стоимость считаем так = (Ост. на начало в руб.+ Приход в руб.)/(Ост. на начало в Л + Приход в Л)
Ну и как это считать?! Мне нужно знать фактический остаток в литрах и рублях на конец и начало месяца. Остаток на начало - он же остаток на конец прошлого месяца. Его я, как уже сказала именно на 31 число знать просто не могу. А могу только на конец последнего рейса в отчетном месяце, будь это 28, 25 или вообще 20 число. И что получается - остаток в баке я считаю по путевым листам, а приход - по акту, в котором литров 200 из тысячи по имеющимся путевым листам еще не залито! Тогда вообще ничего ни с чем не сходится!
Вот, конкретный пример:
27.01 водитель приехал из рейса, сдал отчет и путевой лист.
28.01 он уехал и вернулся 20.02.
Остаток в баке на конец января мне техник дает по путевому листу от 27.01 - 340 л.
Залито топлива по п/л - 2306 л на сумму 55052 руб. по карточке и еще 40 л. на сумму 1273 руб. за наличку.
А 28.01 и 31.01 водитель заправляется по карточке еще на 170 л. на сумму еще 3600 руб.
Т.о. акт от ТК мне приносят на 2476 л. на сумму 58652 руб. (на самом деле еще даже и не такая сумма - за счет курсовых разниц, но этот вопрос пока отложим).
Ну и что выходит? Я к остатку на 01.01 прибавляю приход за 01-31.01 и вычитаю остаток на 27.01?! По-моему, получается бред.

[ltymuf]

А почему перерасход из чистой.
Не помню уже нормативного материала. Давно дело было. Существующие нормы для налогообложения не применяются. Это, чтобы жучить водил.
Ну, вы тут развели математику. Проще надо быть.

[Аноним]

Существующие нормы для налогообложения не применяются.

Угу. Потому как для НУ их просто не существует.

[Лампочка]

Люди, ну пожалуйста, поделитесь опытом - кто как ведет учет этого долбанного топлива?
Не хотелось бы изобретать велосипед, но как все сделать правильно?

[Аноним]

заведите таблицу exel и ведите там все расходы, проще простого