В соответствии с п.4 Положения по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" (ПБУ 6/01), утвержденного Приказом Минфина России от 30 марта 2001 г. N 26н, приобретенное имущество признают основным средством в бухгалтерском учете, если одновременно выполняются следующие условия:
- приобретенный объект используется в производстве продукции, при выполнении работ или оказании услуг либо для управленческих нужд организации;
- объект используется в течение длительного времени, то есть срока полезного использования, продолжительностью свыше 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев;
- организация не предполагает последующей перепродажи приобретенного объекта;
- способность приобретенного актива приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем.
На практике встречаются ситуации, когда некоторые условия признания основного средства не выполняются, но бухгалтеры относят объект к основному средству. Например, фирмой может быть приобретено имущество, которое вроде бы и служит больше года и не предполагается перепродавать его. Но оно не используется в производственных или управленческих нуждах. Примерами может быть холодильник, микроволновая печь, электрический чайник. Только обосновав их "производственную необходимость" документально, можно включить такие объекты в состав основных средств.
Кстати, так же дело обстоит и в налоговом учете. Ведь расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены (ст.252 Налогового кодекса РФ). Поэтому помимо стандартного пакета документов (договор, накладная, счет-фактура), лучше обосновать целесообразность приобретения такого имущества внутрифирменным документом (приказом, распоряжением и т.п.). Также "производственную необходимость" в каком-либо имуществе могут подтвердить специализированные фирмы.