Бардак с учетом вычислительной техники

[MikeZ]

Здравствуйте!
Подскажите кто-нибудь как лучше поступить в такой ситуации:
В результате многолетнего учета средств ВТ в бухгалтерии "ка Бог на душу положит" сложилась ситуация когда уже трудно сопоставить учтенное в бухгалтерии с реально имеющимся в наличие оборудованием. В основном проблемы - имеются на учете осн. ср-ва "Компьютер" - 15шт. и т.п., а где этот компьютер, что за компьютер, даже когда приобретено неизвестно, т.к. в большинстве стоит дата последней переоценки, а документ - основание - акт переоценки или ввод начальных остадков (был переход на др. бухг. программу). Многое учтено как комплектующие. Вобщем мне представляется выход в восстановлении учета ВТ по ее наличию, но весь вопрос как это можно документально оформить?

[VLDMR]

Инвентаризация. По ее итогам - оприходование излишков, развешивание недостач и раздача пряников.
И ... странно, а что, инвентаризация каждый год не проводилась? Инвентарные номера на объектах не написаны?

[BorisG]

И ... странно, а что, инвентаризация каждый год не проводилась?

А... разве инвентаризация по ОС каждый год?

[lubezniy]

Ну, не знаю... У нас раз в год всегда: сначала приказ об инвентаризации в вышестоящей орг-ции, затем внизу руководители пишут свои приказы, и проводится инвентаризация, в т. ч. по ОС.

[lubezniy]

А вообще наверняка имеется в виду другое. Встречал в инвентарках что-нибудь вроде "Принтер ДР 2210" - фиг догадаешься, что это значит. Лично у меня в инвентарке были примеры вроде "Принтер HP" - и как разобраться, когда принтеров HP в организации (в т. ч. у меня) великое множество, но какие-то расписаны как положено, какие-то с опечатками, какие - нет? Наверняка не только автора ветки интересует вопрос, как быть именно в таких ситуациях.

[Ученица 777]

А... разве инвентаризация по ОС каждый год?

некоторые делают каждый

[MikeZ]

У нас все хуже Инвентарные номера на объектах не ставились, карточки учета ОС не велись. Инвентаризации конечно проводились, но если бухгалтера знают что они виноваты, то по инвентаризации все сходилось . И сейчас идентифицировать где какой из 20 "Компьютеров" и т.п. не представляется никакой возможности.
Я (начальник отдела ИТ) вот думаю на каких основаниях можно сделать такие действия:
1. Аннулировать весь имеющися учет ВТ
2. Провести инвентаризацию с оценкой
3. По результатам инвентаризации восстановить учет
Вот на все эти действия нужны какие-то основания и документальное оформление.

[Ученица 777]

MikeZ, а че проверок в организации не было?

[MikeZ]

Организация бюджетная. Администрация района - чет не очень проверяют

[Ученица 777]

Организация бюджетная. Администрация района - чет не очень проверяют

ясно повезло наверно.Издавайте приказ руководства и вперед, а с вышестоящей низя посоветоватся?

[MikeZ]

Вышестоящей как таковой организации нету. Ведомственной подотчетности по части бухгалтерии тоже нету.
Меня интересуют основания этих действий, чтоб все это было оформлено должным образом. Т.е. на основании чего весь учет "анулировать"? На основании чего устанавливать стоимость обектов?

[Ученица 777]

Т.е. на основании чего весь учет "анулировать"?

ну не аннулировать, а ввести новую систему порядкого учета.

[MikeZ]

Ну не знаю, может я не так выражаюсь, не бухгалтер. Я имею в виду основание (документ) по которому можно осн. ср-ва, материалы и т.п., относящееся к вычислительной технике просто исключить из учета (из бух. программ и т.п.) а потом начать с изнова. Я уж думал может какой акт написать типа, что в бухгалтерии пожар был или еще какое стихийное бедствие все документы утратились и на этом основании начали все снова по факту наличия.

[Мышкас]

Я уж думал может какой акт написать типа, что в бухгалтерии пожар был или еще какое стихийное бедствие все документы утратились и на этом основании начали все снова по факту наличия.

Это уже уголовное дело по факту пожара будет и тогда проверки не минуют вас!

Я Вас очень понимаю, сама сейчас пришла на новое место работы, и тут похожая ситуация, только в отличие от Вас, мне надо разобраться со всем хозяйством.... беспредел.... руки опускаются.
Но, решила все таки восстановить. Во-первых фактически (для себя) описать имущество, это я сделаю при инвентаризации, затем восстановлю карточки и инв. номера на чем можно (как ни прискорбно осознавать пожилой бух говорит, что этой "дурью" они с 1993 года не маялись). Недостачи и излишки.... про это главбух сказала "ни в коем случае, у нас по акту проверки замечаний нет"....В общем буду страдать творчеством.

В общем советую Вам, скооперироваться с бухом который осуществляет учет и "подогнать" названия под то, что имеется фактически, заполнить карточки.... Если, как Вы сказали, учет у вас там не ведется, то что вы сделаете будет не хуже, чем нынешняя ситуация.

[ZEC]

Я бы сделала так: для начала приказ руководителя - провести инвентаризацию ВТ, присвоить всем объектам новые инв. номера ( в соотв с инструкцией такой-то - номера ж менялись , а у вас еще нет, вот и поменяйте как раз). акт инвентаризации, в карточках ( если нет, то новые карточки ОС) полное описание ( какая плата, память и т.п., переферия если в комплексе будет ОС). Все что списано с баланса ( или там никогда не стояло) мы держим на оперативном учете. В случае проверки и придирок ( у нас тут недавно тас со сверлами получилось) всегда можно восстановить на баланс.

[Аноним]

Во первых - если инвентаризация проводилась и все сходилось у бухгалтеров, тогда вопрос - Бухгалтера поменялись? Ведь в их обязанность входит проведение той самой. Если Вы хотите занятся этим сами то подумайте как вы будете считать ВТ у начальства администрации.
Во вторых - если Вы все-таки сможете посчитать все имеющееся оборудование ВТ, то нужно сверить с бухгалтерскими данными по количеству.
В третьих - если будут расхождения в ту или иную сторону то необходимо либо ставить на учет, либо списывать как недостачу. Для этого можно руководствоваться инструкцией 25н.
В четвертых сначала списать все, а потом поставить на учет имеющееся так непройдет. Вы как бюджетная организация должны будете решать вопрос о списании госимущества с фондом имущества или росимущества.
После проведения инвентаризации и отражения излишков/недостачи Вы сможете переименовать в базе позиции ВТ и в соответсвии с этим переименованием наклеить или написать инвентарные номера.

Так я думаю Вы сможете привести все в порядок. Желаю удачи!

[Аноним]

Инвентарные номера на объектах не ставились, карточки учета ОС не велись.

Мышкас и ZEC, я с ними полностью согласен. Нужен бух который будет вам помогать с инвентаризацией. Все позиции типа компьютер - 15 штук нужно будет оприходовать как 15 позиций со своими номерами и завести на все карточки.

1. Аннулировать весь имеющися учет ВТ
2. Провести инвентаризацию с оценкой
3. По результатам инвентаризации восстановить учет
Вот на все эти действия нужны какие-то основания и документальное оформление.

1. Как Вы это сделаете?
2-3. Ни каких особых документов, при помощи которых можно оформить эти действия не нужно. Все регламентируется инструкцией 25н.
"Акт о результатах инвентаризации"(0504835), основанием для которго является ведомость расхождений (0504092). Списание по результатам инвентаризации "Акт о списании"(0306003). Вот и все интересующие Вас документальное оформление.

[Александр I]

Как вы будете делать переучет, если сейчас по положению №"не помню" Даже системный блок в отдельности относится к мат-м. Поэтому понятие "компьютер" включает в себя о-о-о-чень много разных штучек. И еще.. КАК В БЮДЖЕТНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ НА ОС НЕ СТАВЯТСЯ ИНВ.НОМЕРА??????????????

[lubezniy]

Как вы будете делать переучет, если сейчас по положению №"не помню" Даже системный блок в отдельности относится к мат-м. Поэтому понятие "компьютер" включает в себя о-о-о-чень много разных штучек. И еще.. КАК В БЮДЖЕТНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ НА ОС НЕ СТАВЯТСЯ ИНВ.НОМЕРА??????????????

Легко... Просто они вводятся в эксплуатацию сразу же с момента оприходования, а инвентарники присваиваются в процессе забития в базу post factum (иногда через значительный промежуток времени). При больших объёмах поставок после этого вообще хрен какое мат. ответственное лицо будет что ставить - просто не до этого. А склад, на который, по идее, должны приходить средства изначально, - чистая формальность: туда идут только документы с подробным комментарием для бабульки-заведующей, иначе она при выписке накладной перепутает даже название импортной швабры (про компы, комплектуху, периферию и картриджи я вообще молчу). Затем накладные подмахиваются сдатчиком и приёмщиком - и порядок.