подскажите, пож-та, какие документы кадрового учета (учетная карточка сотрудника, журнал перемещения трудовых книжек и пр.) необходимо вести (а что-то ведь можно не вести), и где это прописано
 |
подскажите, пож-та, какие документы кадрового учета (учетная карточка сотрудника, журнал перемещения трудовых книжек и пр.) необходимо вести (а что-то ведь можно не вести), и где это прописано
Обязательные кадровые документы
1. Штатное расписание (ст. 57 ТК РФ)
Необходимым условием, предшествующим подбору работников в организацию, является составление и утверждение штатного расписания. Унифицированная форма штатного расписания № Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы, утверждается приказом работодателя или уполномоченным им лицом.
Штатное расписание позволяет определять количество имеющихся на данный момент вакансий для приема на работу. Не менее важным представляется тот факт, что в случае увольнения кого-либо из сотрудников в связи с сокращением штата (п.2 ст. 81 ТК РФ) работодатель, ссылаясь на штатное расписание, докажет в суде невозможность трудоустройства данного работника и законность его увольнения. В случае возникновения трудового спора с работником судьей обязательно будет истребовано штатное расписание, и в том случае, если оно не будет представлено суду либо будет составлено ненадлежащим образом, работодатель вряд ли сможет выиграть такой спор. Как показывают данные судебной практики Верховного Суда РФ, за последние 3 года более 80 % трудовых споров разрешены судами именно в пользу работников.
2. Трудовой договор
Определяющую роль при формировании пакета кадровой документации организации играет трудовой договор с работником (ст. 56 - 67 ТК РФ).
Трудовой договор заключается в письменной форме и подписывается работником и работодателем. Условия трудового договора должны фиксировать условия труда и его оплаты, установленные на основе действующих нормативных правовых актов по соглашению работника и работодателя.
Содержание трудового договора определяется в соответствии со ст. 57 ТК РФ. Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.
3. Правила трудового распорядка
В любой организации должны быть разработаны Правила внутреннего трудового распорядка, утвержденные приказом работодателя с учетом мнения представительного органа (ст. 189, 190 ТК РФ). Правила внутреннего трудового распорядка – это локальный нормативный акт организации, регламентирующий порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации.
4. Приказ (распоряжение) о приеме на работу
Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя о приеме на работу (форма № Т-1, утвержденная постановлением Госкомстата от 5 января 2004 года № 1), изданным на основании заключенного трудового договора.
Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему заверенную копию указанного приказа (распоряжения). При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором. Приказ должен быть доведен до сведения структурных подразделений работодателя.
Именно приказ является основанием для предоставления работнику рабочего места, закрепления за ним необходимого имущества работодателя, ознакомления его с внутренними документами, деловой перепиской и т.д. Проект приказа о приеме на работу готовится одновременно с трудовым договором. Срок хранения приказов по личному составу, кроме приказов о предоставлении отпусков и командировании сотрудников (они хранятся 3 года) и личных карточек, — 75 лет.
5. Трудовая книжка
Согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Трудовая книжка должна быть предъявлена работником при его поступлении на работу. Исключение составляют случаи, если работник впервые устраивается на работу или трудовой договор с ним подлежит заключению на условиях штатного совместительства. Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в Компании свыше 5 дней.
Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией предприятия в присутствии работника. Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек подробно изложен в Инструкции по заполнению трудовых книжек (Приложение N 1 к постановлению Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69).
Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем месте работы, должны быть заверены подписью руководителя или работника отдела кадров и печатью предприятия или отдела кадров. Записи вносятся после издания приказа (но не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения) и должны производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ.
При увольнении работника все записи о работе, награждениях, внесенные в трудовую книжку за время работы на данном предприятии, заверяются подписью его руководителя и печатью.
6. Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в Книге учета трудовых книжек и вкладышей в них. Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью.
7. Договор о полной материальной ответственности
Среди документов, которые должны быть составлены работодателем, следует обратить внимание на договоры о полной материальной ответственности (ст. 243, 244 ТК РФ). Они в обязательном порядке заключаются с работниками, достигшими 18-летнего возраста, в случае передачи работнику ценностей для хранения, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения в процессе производства. Типовой договор о полной материальной ответственности, утвержденный постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 28 декабря 1977 г., содержит, в частности, следующие положения:
Работник должен своевременно сообщать администрации о всех обстоятельствах, угрожающих обеспечению сохранности ценностей; вести учет, составлять и представлять в установленном порядке соответствующие отчеты; участвовать в инвентаризации.
Администрация обязуется знакомить работника с законодательными актами, устанавливающими правила работы с материальными ценностями; проводить в установленном порядке инвентаризацию ценностей. Невыполнение администрацией указанных обязанностей, способствовавшее возникновению ущерба, является основанием для уменьшения размера ущерба, подлежащего возмещению лицом, причинившим ущерб, либо освобождения работника от ответственности, а в соответствующих случаях и для возложения обязанности возместить ущерб на виновного работника из числа администрации.
8. График отпусков
Работодатель обязан составить график отпусков (ст. 123 ТК РФ) по форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата от 5 января 2004 года № 1. В соответствии с ним определяется очередность предоставления оплачиваемых отпусков. График отпусков утверждается работодателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации не позднее, чем за две недели до наступления календарного года. О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее, чем за две недели до его начала.
При составлении графика необходимо обеспечить соблюдение требований законодательства о том, что отдельные категории работников имеют право на отпуск в удобное для них время или в определенное время (например, работникам моложе 18 лет, ветеранам войны и труда, супругам военнослужащих и т.п.). Кроме того, лицам, работающим по совместительству, отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе.
9. Положение об оплате труда
Внедрение на предприятии эффективной системы оплаты и нормирования труда с учетом его специфики позволяет рациональнее использовать кадровые ресурсы и принимать оптимальные решения в конкретной производственной обстановке. Основным внутренним документом, регулирующим применяемую на предприятии систему оплаты работников, является Положение об оплате труда. Содержательная часть и структура Положения зависит от многих обстоятельств, предопределяющих компетенцию работодателя в разработке условий оплаты. Это практически означает, что содержание данных документов строго индивидуальное.
10. Положение о премировании
Положение о премировании (ст. 144 ТК РФ) утверждается приказом работодателя. Под премированием понимается выплата работникам денежных сумм сверх основного заработка в целях поощрения достигнутых успехов по работе и стимулирования их дальнейшего возрастания. Премиальная система оплаты труда предполагает выплату премии определенному кругу лиц на основании заранее установленных условий премирования. В положении о премировании указываются круг лиц, подлежащих поощрению, показатели и условия премирования, размеры премий (конкретные по каждой профессии, должности или их предельные размеры). На основании положения о премировании у работников при выполнении ими показателей и условий премирования возникает право требовать выплату премии, а у работодателя – обязанность уплатить данную премиальную сумму. Положения о премировании составляются по категориям работников.
11. Табели учета рабочего времени
Табели учета рабочего времени фиксируют рабочее время каждого работника за месяц при работе с гибким графиком работы в целях суммированного учета рабочего времени (формы Т-12 и Т-13, утвержденные постановлением Госкомстата от 5 января 2004 года № 1). Табель учета рабочего времени обычно содержит табельный номер каждого работника, его фамилию, имя и отчество, сведения о рабочем времени за каждое число месяца. Он ведется табельщиком или ответственным за табель лицом, которое назначается приказом руководителя. Служит для кадрового контроля и для оплаты труда в бухгалтерии предприятия.
12. Положение о защите персональных данных работников
В Положении указываются цели и задачи организации в области защиты персональных данных, раскрываются их понятие и состав, а также в каких структурных подразделениях и на каких носителях информации накапливаются и хранятся эти данные. В Положении следует указать, каким образом осуществляется сбор персональных данных (п. 3 ст. 86 ТК РФ), кто в организации (по должностям) имеет к ним доступ, как обрабатываются и используются эти данные и как они защищены от несанкционированного доступа не только внутри организации, но и относительно представителей других организаций. Положение о защите персональных данных работника утверждается приказом руководителя организации.
Факультативные кадровые документы
1. Должностные инструкции
Важным этапом формирования кадровой документации юридического лица является разработка должностных инструкций (ст. 68 ТК РФ) для сотрудников. Должностная инструкция - документ, регламентирующий деятельность каждой должности и содержащий требования к работнику, занимающему эту должность. Должностная инструкция утверждается руководителем организации и доводится до работника под расписку.
Разработка должностных инструкций также очень важна для работодателя, так как в ней четко определены обязанности работника. Обязанность по составлению должностных инструкций фактически установлена только для государственных учреждений. Тем не менее, наличие должностных инструкций не будет лишним и для коммерческой организации, особенно в случае возможных судебных споров с уволенными работниками. Работодатель сможет ответить на вопрос суда «Чем Вы руководствовались при увольнении работника, делая вывод о ненадлежащем исполнении им своих обязанностей?», предъявив суду должностные инструкции работников.
Пример из практики: Генеральный директор ООО уволил рекламного агента А. за неоднократное неисполнение должностных обязанностей, выражающееся, по мнению Генерального директора, в том, что А. не предоставлял ему отчетов о состоянии рынка рекламных услуг в письменном виде, а передавал информацию по телефону. Процедура увольнения была соблюдена безупречно. В ООО должностная инструкция рекламного агента отсутствовала, поэтому в ответ на упомянутый вопрос суда Генеральный директор не смог сказать ничего. Трудовой договор предусматривал обязанность рекламного агента извещать руководство об изменениях на рынке рекламных услуг, но форму извещения (устную или письменную) не уточнял. Суд признал увольнение незаконным.
Должностные инструкции позволяют работодателю расторгнуть трудовой договор в связи с несоответствием работника занимаемой должности; служат основой для проведения аттестации сотрудников; помогают избегать дублирования обязанностей между работниками с похожими должностями; позволяют работодателю доказать в суде правомерность дисциплинарного взыскания, наложенного на работника в связи с невыполнением им своих должностных обязанностей.
2. Личное дело
Факультативным для компаний является также наличие личных дел работников - совокупности документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу и содержит: личный листок по учету кадров; автобиографию; копии документов об образовании; копию документа об утверждении в должности; характеристики или рекомендательные письма; заявление о приеме на работу или трудовой договор; копию приказа о приеме на работу; список научных трудов и изобретений и др.
Порядок работы с личными делами не регламентирован общими нормативами, в связи с чем организации по-разному решают вопросы их формирования и ведения. Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально-ответственных лиц и т.п. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, а впоследствии — все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника на предприятии. В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и хранится 75 лет. На документы личного дела составляется внутренняя опись.
3. Журнал учета личных дел
Личные дела учитываются в Журнале учета личных дел, который является основным учетным документом.
4. Личная карточка работника
С каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) в трудовую книжку (вкладыш) администрация обязана ознакомить владельца этой книжки под расписку в личной карточке работника (форма Т-2, утвержденная постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). В личной карточке работника дублируются записи, которые делаются в трудовой книжке работника, а также содержатся иные персональные данные работника, т.е. информация, касающаяся конкретного работника, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и подлежащая записи.
5. Положение о структурном подразделении
Положение устанавливает место подразделения в структуре компании, структуру подразделения, выполняемые им функции, взаимодействие с другими подразделениями компании и внешними организациями, права и ответственность должностных лиц подразделения. Его наличие не является обязательным для компаний, но тем не менее инспектор ГИТ может потребовать предъявления Положения наряду с должностными инструкциями.
Источник: журнал Трудовые споры
Я 15 марта устроился на новую работу ( на собрании акционеров подписал приказ о назначении себя на должность ген.директора), в это же самое время работая в другой фирме. Со старой работы уволился только 9 апреля. Как правильно оформить трудовую книжку?
ну 9 апреля у Вас в трудовой будет увольнительнеая записьКак правильно оформить трудовую книжку?здесь совместительЯ 15 марта устроился на новую работу ( на собрании акционеров подписал приказ о назначении себя на должность ген.директора),
большое спасибо за такой подробный ответ
1.значит это для малых предприятий или вообще для всех
2. а п.6 и п.9 нет ссылок на какие-либо док-ты об их ведении
ТК един для всехвообще для всехПравил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225.Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них
http://www.akdi.ru/pravo/news/241.htm9. Положение об оплате труда
За отсутствие книги учёта трудовых книжек могут оштрафовать?
А на самом деле - я белая и пушистая!
Ответственность работодателя за ведение трудовых книжек.
Нормы, определяющие порядок ведения трудовых книжек, относятся к законодательству о труде. Исходя из этого лица, ответственные за ведение трудовых книжек, в случае нарушения правил их ведения, могут быть привлечены к административной ответственности за нарушение законодательства о труде.
Правила ведения и хранения трудовых книжек предусматривают ответственность за нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек. Согласно пункту 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Приказом работодателя назначается уполномоченное лицо, которое несет ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную статьей 5.27 «Нарушение законодательства о труде и об охране труда» Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее КоАП РФ). Кроме того, отсутствие в организации книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее также является серьезным нарушением, за которое предусмотрена ответственность, установленная статьей 5.27 КоАП РФ:
1. Нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа
- на должностных лиц в размере от пяти до пятидесяти минимальных размеров оплаты труда;
- на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от пяти до пятидесяти минимальных размеров оплаты труда или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток;
- на юридических лиц - от трехсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.
2. Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение,
- влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.
Кроме того, статьей 237 ТК РФ предусмотрено возмещение работодателем морального вреда, причиненного работнику неправомерными действиями или бездействием работодателя, в размерах, определяемых соглашением сторон трудового договора. В случае возникновения спора факт причинения работнику морального вреда и размеры его возмещения определяются судом.
Действующим в настоящее время законодательством за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов статьей 13.20 КоАП установлена ответственность в виде предупреждения или наложения административного штрафа на граждан в размере от одного до трех минимальных размеров оплаты труда, а на должностных лиц организаций - от трех до пяти минимальных размеров оплаты труда.
Подойдет?
Helma, это что за документ такой был процитирован?
А на самом деле - я белая и пушистая!
И ещё вопрос: Кто так страшно штрафует за отсутствие журнала учёта трудовых книжек? Какой орган?
А на самом деле - я белая и пушистая!
Простите за назойливость..ещё вопросец: уже были такие случаи?
А на самом деле - я белая и пушистая!
Свет, это проверяет только Трудовая инспекция и не всегда штрафы накладывают. из моей практики.Просто книгу ведут, чтоб проблем с сотрудникми если что не было вот и все.
Улыбнись, и все получится))))))))
Купила эту книгу, но там только графы для учета у кого купили (поставщик, кол-во, выдано, сумма).
ЕЕ можно переделать???
А какие проблемы могут быть?Просто книгу ведут, чтоб проблем с сотрудникми если что не было вот и все.
Они у меня расписываются на приказе что трудовую получили. И в трудовой, что с записью ознакомлены
и еще, положено вести учет трудовых книжек и вкладышей к нимПросто книгу ведут, чтоб проблем с сотрудникми если что не было вот и все.
А какие проблемы могут быть?
Они у меня расписываются на приказе что трудовую получили. И в трудовой, что с записью ознакомленыутеряА какие проблемы могут быть?
Улыбнись, и все получится))))))))
Кем??? Предприятием? Или работником???утеря
То есть кто сдал трудовую и кто когда ее получил?и еще, положено вести учет трудовых книжек и вкладышей к ним
БУ-ША, не ответила сразу потому, что отсутствовала на форуме
Ссылку на сайт давать не стала потому, что это на Клерке не приветствуется
Если хотите - напишите мне в личку, я дам ссылочку обязательно.
Последний раз редактировалось Helma; 22.04.2007 в 18:13.
Кстати! Стала искать ссылочку на этот самый сайт, я ее не стала сохранять. В результате нашла + нашла аналогичную статью на клерке
http://klerk.new-articles.ru/comment_1141833256.html
Кроме Трудовой инспекции, это действительно никому не интересно, согласна полностью с Ученицей777.
По собственному опыту могу сказать, что именно трудовая инспекция цепляется к каждому нарушению, пусть оно даже, так сказать в "интересах сотрудников".
Конечно, здесь все зависит от самого проверяющего, но у нас неоднократно проводит проверки одна дама, которая наказала организацию, например за то, что сотруднику была произведена замена отпуска компенсацией. Дай бог памяти, это было году в 1999 - 2000. И несмотря на то, что замена была произведена именно по просьбе сотрудника и он сам писал заявление, проверяющая была непреклонна и сотрудник в результате этой проверки существенно потерял в деньгах т.к. нас заставили все пересчитать.
Естественно, она была права, но создается впечатление, что именно Инспекция по труду проверяет особо строго.
Может у вас все по другому.
Последний раз редактировалось Helma; 22.04.2007 в 18:40.
подскажите пожалуйста..у нас есть положение об оплате труда...премирование не предусмотрено...в положении указан минимальный размер труда...с 1 июня минималка у нас на фирме повысилась...нужно вносить изменения в Положение? если да,то как это необходимо оформить?
А как вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек, если наша фирма их не покупает?Сообщение от Helma
Завести пустую?
Я в этой книге регистрирую, помимо того кому какая трудовая книжка заведена, еще дополнительно стала регистровать когда новый сотрудник приходит серию и номер его трудовой книжки. Зачем не знаю.
ЕСЛИ ЛЮДИ ОЖИДАЮТ ОТ МЕНЯ БОЛЬШЕГО,ЧЕМ Я МОГУ ИМ ДАТЬ,ТО ЭТО ИХ ОШИБКА,А НЕ МОЯ ВИНА..
у нас в филиале сотрудников мало. за 2 года всего 10 человек было. Обязательно ли книгу учета трудовых книжек вести? Мы распечатали на листе формата А4 таблицу как в книге учета. и все в нем указываем, сотрудники расписываются при получении ТК. Потом будет второй лист, пришъем его к первому.
Или лучше сразу распечатать 10 листов, прошить и скрепить печатью?
У нас на работе был пожар.Многое сгорело,но труд.книжки удалось спасти.После этого мы сделали копии с этих книжек,а оригиналы отдали сотрудникам (а их 80 чел.)под подпись. С тех пор на обратной стороне приказа о приеме сотрудник расписывается, что запись в трудовую сделана и книжка получена на руки.Себе только копию трудовой оставляем.
Нарушение -на руки трудовую отдавать нельзя, почитайте правила учета трудовых книжек. А по поводу книги учета трудовых книжек-быть она должна обязательна- трудовая штрафует -на 500 рублей нас штрафанула, все к тем же правилам
Как все-таки будет правильно: учебный отпуск или ученический? (В личной карточки т-2 - в таблице отпусков стоит учебный, выходит правильно - учебный отпуск?)
И обязательно ли такой отпуск заносить в личную карточку?
Подскажите пожалуйста!В организации ген.дирек директор был гл.бухгалтером,сейчас же хотим взять главного бухгалтера,ЧТО НУЖНО ПРЕДОСТАВЛЯТЬ В НАЛОГОВУЮ И В КАКИЕ СРОКИ?
там что-то о смене ответственного лица?
Ничего не надо
Я тоже так сделала.... теперь, что то сомневаюсь.....
с уважением, я ! )
Иногда чёрная полоса..... становится взлётной!!!!! все будет хорошо, я узнавала))))
Просто в малых предприятиях кадровые дела ведет или гл. бух, или секретарь или руководитель (что реже). Но вести надо обязательно, а то со штрафами не расчетаетесь от труд. инспекции.
а как должен ИП заполнить трудовую книжку?
Буду очень благодарен, если подскажете, как ИП может заполнять трудовую книжкуи вести кадровый учет
Эту тему просматривают: 1 (пользователей: 0 , гостей: 1)
Ответить с цитированием