расход бензина по командировке сотрудника

[МарФаст]

Ситуация: Сотрудник поехал в командировку на личном автомобиле. По возврату из командировки предоставил чеки на бензин. Показатели спидометра на начало и конец поездки никто не скручивал. Автопарка на предприятии нет.
Подскажите, пожалуйста, как провести по бух. и нал. учету эти расходы, как возместить сотруднику данные расходы, какие для учета нужно еще документы оформить. Как вообще поступать в такой ситуации, поскольку сотруднику за не имением других документов по командировке оплатили только суточные

[Solga]

необходимо взять у сотрудника в аренду автомобиль. Тогда можно будет списывать все затраты (ГСМ, ремонт). Придется оформлять путевые листы

[Аноним]

необходимо взять у сотрудника в аренду автомобиль.

Совсем не обязательно

Тогда можно будет списывать все затраты (ГСМ, ремонт).

Не только в случае аренды...

Придется оформлять путевые листы

И это не обязательно в случае компенсации за использование личного имущества работника в интересах работодателя.

[Solga]

согласна, если прописать в трудовом договоре, то можно компенсировать. Но путевые листы все равно надо оформлять

[Аноним]

Но путевые листы все равно надо оформлять

Зачем? Какой НПА обязывает это делать?

[Solga]

путевой лист докажет обоснованность расходов на ГСМ.

[Аноним]

путевой лист докажет обоснованность расходов на ГСМ.

Не докажет и никогда не доказывал.

[Solga]

и вообще, использование автомобиля сотрудника может быть оформлено 2 способами: компенсация (тогда все ГСМ и пр. расходы дополнительно не компенсируются), либо арендой. С удовольствием послушаю др. мнения, если это еще как-то по -другому можно оформить

[Solga]

мнение налоргов о путевых листах: Письмо 04-2-06/419@ от 02,06,04

[Аноним]

и вообще, использование автомобиля сотрудника может быть оформлено 2 способами: компенсация

Ага. Но вот это:

(тогда все ГСМ и пр. расходы дополнительно не компенсируются),

явное заблуждение, не основанное на ТК.

либо арендой.

Ага.

[irinkalex]

Никто не запрещает отправлять сотрудников в командировку на личном автотранспорте. Где-то читала, что лучше оформить путевой (маршрутный) лист, можно самостоятельно разработанный, приложить чеки на бензин, и списать это также, как если бы сотрудник ездил на поезде, например. Еще необходимо указать в коллективном договоре или локальном нормативном акте (положение о командировках) возможность поездок в командировку на личном автотранспорте, и, естественно, приказ за подписью руководителя о направлении в командировку на машине. В путевом должно быть отражено: маршруты, пробег, фактический расход ГСМ, чей автомобиль, показания спидометра в начале и конце командировки. Желательно письменно подтвердить целесообразность поездки на личном автотранспорте (расчет примерный расходов в случае поездки на поезде и т.п. и на личном авто)

[Marian]

использование автомобиля сотрудника может быть оформлено 2 способами: компенсация (тогда все ГСМ и пр. расходы дополнительно не компенсируются), либо арендой.

Полностью согласна.
Аренда удобнее, т.к. в данном случае вы, помимо сумм арендных платежей, списываете все расходы на ГСМ, ремонт и т.д. В случае аренды, действительно, лучше выписать путевой лист, который и будет являться первичным документом для списания ГСМ. Конечно, если из него будет видна экономическая обоснованность поездки.
Но можете и оговорить в трудовом договоре компенсацию. Размер компенсации, в том числе, может варьироваться в зависимости от того, куда работник ездил и для каких целей его автомобиль использовался. В случае выплаты компенсации достаточно приказа о направлении в командировку, где опять же, можете указать: "Направлен на личном а/м в такой-то город с такой-то целью", командировочного удостоверения и по возвращении приказа: "Согласно трудовому договору выплатить сотруднику компенсацию в таком-то размере". В этом случае путевой лист не нужен.
А вот с Анонимом не согласна.